Entre janvier et décembre 2011, le cabinet de conseil américain Panorama Consulting Solutions a recueilli les témoignages de 246 entreprises ayant mené un projet d'ERP dans 64 pays (un peu moins d'un tiers des répondants se situaient en Amérique du Nord*). De façon classique, ce sont principalement des modules de comptabilité/finances, de gestion des ventes/commandes/stocks et de paie/RH qui ont été installés. S'y ajoutent des modules de CRM, de gestion d'entrepôt, de production et de planification avancée.

Si la majorité des entreprises ayant répondu à l'enquête (81%) s'est déclarée globalement satisfaite de la solution ERP choisie, le niveau de satisfaction se réduit dès lors que les questions se précisent. « Les entreprises se font à elles-mêmes un grand tort si elles croient que la sélection du logiciel est la partie la plus difficile et que toutes les capacités du produit pourront être exploitées rapidement dès lors qu'elles ont effectué le bon choix », rappelle Panorama Software. « Le fait est que la plupart des ERP sont solidement conçus et personnalisables et qu'ils peuvent être ajustés pour s'adapter à la plupart des activités. C'est au moment de la mise en oeuvre que les taux de satisfaction commencent à baisser ». Près de 60% des répondants se disent satisfaits (ou très satisfaits) de la mise en oeuvre du fournisseur, ainsi que des fonctionnalités et de la facilité d'utilisation. En revanche, ils ne sont que 40% à le dire pour la documentation fournie par le vendeur et pas davantage à être satisfaits de la flexibilité avec laquelle les changements peuvent s'effectuer dans le logiciel.

Une gestion du changement toujours difficile

Plus de 40% des répondants ont indiqué qu'ils avaient dû modifier leurs processus métiers pour s'adapter aux fonctionnalités de l'ERP, contre 27% ayant personnalisé l'ERP pour qu'il se conforme à leurs processus. Panorama montre que, lorsque certains processus métiers constituent un facteur différentiant pour l'entreprise, c'est le logiciel qu'il faut pouvoir adapter pour protéger cet avantage compétitif.

Le rapport du cabinet montre également que la gestion du changement reste un point délicat. Selon les réponses collectées, 63% des entreprises ont rencontré des difficultés dans ce domaine, jugeant cette étape difficile (48%), voire très difficile (15%). Panorama rappelle que ces questions doivent être soulevées très tôt dans le déroulement du projet pour limiter les dépassements de coût et de délais et prévenir les échecs de mise en oeuvre. Le cabinet souligne la nécessité de mettre à plat les processus métiers et d'identifier les domaines qui vont être modifiés afin d'éliminer les imprévus. Ce « blueprint » aide les entreprises à déterminer quels sont les rôles qui seront modifiés et à quel moment communiquer auprès des salariés concernés.

Le sponsoring des dirigeants reste primordial

Le soutien de la direction au projet reste primordial. Selon Panorama, 29% des répondants à l'enquête menée ont indiqué qu'ils n'avaient pas bénéficié de l'engagement de cadres dirigeants. Une situation qui augmente sensiblement les risques d'échec. A l'inverse, un fort sponsoring de la direction, une modélisation adaptée (blueprint) et un plan de formation ciblé des utilisateurs contribuera  à minimiser les difficultés pendant la mise en oeuvre. Pour cette dernière, 34% des entreprises disent avoir choisi un « big bang » (la mise en production de l'ERP se fait d'un seul coup à l'échelle de l'entreprise ou de plusieurs départements), tandis que 24% ont choisi une approche par modules, 13% par zones géographiques et 10% par départements de l'entreprise. Les 20% restants ont misé sur une approche hybride.