Avant de fixer son choix sur SAP, à l'issue d'une réflexion approfondie, le groupe avait notamment fait un détour par Harrods, son prestigieux homologue londonien, qui avait déjà mis en place les applications de l'éditeur allemand. Cette institution britannique n'est pas considérée comme un concurrent par Printemps. « Nous entretenons avec eux une relation amicale », indique Paolo de Cesare. « Nous sommes allés les voir », a-t-il reconnu en réponse à une question. Mais, quoiqu'instructif, ce projet de référence n'a pas pour autant motivé le choix définitif de Printemps, a-t-il affirmé.

Outre le noyau ERP de SAP, ECC 6, comprenant les principales fonctions de gestion, Printemps a retenu deux modules métiers adaptés au monde du retail. D'une part, le module SAP MAP (Merchandise and Assortment Planning) pour piloter ses assortiments, « avant, pendant et après les saisons » et fixer les budgets d'achat. D'autre part, le module SAP POS DM (Point of Sale Data Management) qui remonte et agrège les tickets de caisse dans le datawarehouse SAP BW pour fournir quotidiennement des indicateurs sur le niveau des stocks, le chiffre d'affaires et les marges (la solution décisionnelle utilise aussi la base de données de Sybase et le logiciel de restitution de MicroStrategy). Des informations qui, auparavant, ne pouvaient être analysées que sur un mode hebdomadaire ou mensuel.

Un centre de compétences SAP interne

Les huit systèmes informatiques utilisés jusqu'alors avaient fait leur temps et les coûts de maintenance associés étaient importants. Le Printemps présente la particularité d'avoir externalisé l'ensemble de son système informatique. Avec le changement d'ERP, toujours infogéré, le directeur IT a souhaité créer un centre de compétences pour maîtriser en interne les fonctions SAP liées aux métiers. Celui-ci rassemble actuellement 14 personnes et bénéficie, selon Arnaud Lescroart, d'une certaine autonomie sur le paramétrage de l'application.

Depuis le 5 novembre 2010 et la mise en production du nouveau système sur l'ensemble du périmètre du Printemps, « nous disposons d'une granularité sur l'information et sommes désormais capables de gérer par exception, de descendre au niveau du code article, avec une supply chain optimisée, au service du client », énumère le DSI. Mais avant cette ultime étape, plusieurs mises en production avaient été déjà opérées avec succès. 

« Nous avions décidé de basculer les applications marché par marché [Enfants, Femmes, Hommes, Beauté, Maison] à travers tous les magasins, et non pas fonction par fonction », explique Arnaud Lescroart. « Notre pilote portait sur le marché de l'enfant. La bascule s'est faite en février 2010, dans la soirée. Le revers de la médaille, c'est que nous avons dû travailler avec un double système, sur ce marché et sur les autres ».

Basculer marché par marché, un pari risqué

Le parti pris de ne pas mettre l'ERP en service fonction par fonction était un peu risqué. « Ce fut une décision délicate à prendre. D'habitude, les entreprises retiennent deux ou trois process de SAP et basculent par fonction parce que c'est plus simple de faire comme cela », relève Paolo  de Cesare, PDG du groupe. Avant de rejoindre le Printemps, le dirigeant présidait la division Global Skin Care de Procter & Gamble qui s'apprêtait alors à mettre en place SAP. Il connaît ces projets. « Il est plus difficile d'installer des processus entièrement intégrés car vous mobilisez alors toutes les fonctions d'une entreprise, de la finance aux vendeurs. Mais ce fut notre décision. Tout le monde devait travailler ensemble au même objectif », souligne-t-il en insistant sur le fait que cette évolution technologique a également constitué un changement culturel. « Le risque était important, mais nous avons été capables de gérer cela de façon transversale à chaque niveau de l'entreprise. Et c'est pour cela que nous avons pu terminer le projet en un peu plus de deux ans [30 mois]. »

Du jour au lendemain, une réactivité accrue