Vendre vos licences Microsoft inutilisées est un choix que vous devriez faire - voici pourquoi

En quoi consiste le processus d’achat et de vente de licences Microsoft déjà utilisées (et depuis quand cela existe-t-il) ?

La possibilité de vendre son excédent de licences est possible depuis la mise en place d’un règlement de la Cour de Justice de l’Union Européenne en juin 2012. Grâce à cela, il est devenu totalement légal de vendre son excédent de licences, à condition que vous ayez payé la totalité des frais qui s’appliquent. Cela signifie que, s’il y a plus d’un paiement tout au long du processus, vous devez réaliser tous les paiements partiels intermédiaires existants afin que tout soit bien réglé dans son intégralité. Quand l’opération est complète, la licence est votre propriété, et vous pouvez choisir d’en faire ce que vous voulez. Cela signifie donc que vous pouvez la vendre, de la même manière que de nombreuses entreprises vendent leur vieux matériel informatique quand elles n’en ont plus besoin. Ainsi, quelqu’un d’autre peut en jouir et être très satisfait avec, il s’agit du même processus.

Cependant, le point fort de la vente des licences est qu’il ne s’agit pas d’un processus physique, donc que le logiciel n’est pas « abîmé ». C’est un logiciel aussi nouveau et en aussi bon état que celui acheté à l’origine. Quand les clients pensent avoir quelque chose à vendre, ils doivent déterminer quels sont les avantages de leurs logiciels et se demander : « Combien de licences j’utilise ? » ou « Combien l’entreprise en possède-t-elle ? ». Ce que l’on constate, bien souvent, c’est que nos clients possèdent du surplus de licences qu’ils pourraient vendre, soit parce qu’ils consolident leurs clusters de serveurs – donc qui se libèrent de certaines licences – soit qui migrent certains services dans le cloud, ce qui n’inclut pas toutes leurs licences, certaines ne pouvant pas y être hébergées. Tout cela peut produire des excès de licences.

Une autre raison importante pour laquelle les entreprises ont la possibilité de vendre des licences réside dans le passage à Office 365, par exemple, donc via une souscription cloud. Dans ce cas, il peut rester à l’entreprise des licences Microsoft on-premise de 2016 ou 2019 dont elle va devoir ensuite se séparer et qu’elle ne pourra plus utiliser. Et, à partir du moment où ces licences sont désinstallées, l’entreprise peut les vendre.

Dans quels autres cas une entreprise peut-elle avoir un excédent de licences Microsoft ?

Il y a effectivement d’autres situations qui s’ajoutent à celles déjà mentionnées. On observe aussi des ventes de licences qui peuvent découler de différents situations.

Certaines sont positives, par exemple dans le cas d’achats d’entreprises ou de créations de filiales. Ces entreprises ont été achetées avec des licences additionnelles, en prévision, par exemple, d’une utilisation par les futurs collaborateurs. Mais très rapidement, surtout pour Office, on se rend compte qu’elles se révèlent inutiles car ces entreprises ne changent pas nécessairement de logiciels ou de systèmes d’exploitation et gardent les solutions déjà en place. Donc, très vite, il y peut y avoir un surplus.

D’autre part, dans des situations à l’inverse plus négatives, on voit des entreprises qui se scindent et/ou qui revendent des filiales. Si les licences ne sont pas vendues avec la filiale, car cela peut arriver, l’entreprise se retrouve avec un surplus de licences qu’elle peut vendre. Il y a, enfin, les cas de faillite, dans lesquels les entreprises peuvent vendre leurs licences puisqu’elles ne serviront plus. Quand vous allez vers quelque chose de nouveau, quand vous vendez quelque chose, quand vous achetez quelque chose ou si une partie de votre entreprise doit être vendue pour différentes raisons, il y aura un excès quelque part. Nous avons vu pendant le Covid que certaines entreprises avaient considérablement grandi, et que certaines avaient vécu un moment très compliqué.

Pourquoi une entreprise voudrait-elle vendre ses licences ? Quel bénéfice pourrait-elle en tirer ?

C’est bien sûr, en premier lieu, un moyen pour elle de transformer ses actifs inutilisés en cash. On voit souvent des clients qui vendent leur surplus de licences puis qui investissent l’argent gagné dans de nouvelles technologies. En dépit du fait que Microsoft, dans plusieurs pays, ne soutient pas vraiment la vente de licences usagées par leur clients, on observe néanmoins que l’argent gagné grâce à ces ventes fait partie intégrante du budget IT de l’entreprise, qui l’utilise pour acheter de nouvelles technologies et le plus souvent, même, des technologies Microsoft ! Ce sont les cas les plus fréquents.

Parfois, également, les clients débloquent de l’argent pour acheter des services, par exemple des services leur permettant de mieux gérer leurs ressources logicielles, afin qu’ils puissent avoir un regard d’ensemble sur le nombre de licences qu’ils ont et, parmi elles, combien ils en utilisent. Donc certains utilisent cet argent pour des services mais le plus souvent il est utilisé pour des achats de nouvelles technologies.

Comment une entreprise qui veut vendre ses licences Microsoft en trop peut-elle procéder – quelles sont les différentes étapes et à qui peuvent-elles vendre ces licences ?

Elles peuvent s’en remettre aux mains d’une entreprise comme Capefoxx – Relicense. Quelques autres entreprises spécialistes en la matière existent, mais dans le lot il y a quelques revendeurs dont il faut se méfier... Capefoxx propose une vente et/ou un achat sans risques. Et ce, seulement si la vente a été suivie à 100%. Cela signifie qu’on ne peut vendre que des licences qui ont été parfaitement documentées. Si un client nous présente des licences qui n’ont pas toute la documentation nécessaire, nous devons diminuer le scope afin d’être sûrs d’acheter seulement celles qui ont des preuves parfaites.

Ils peuvent donc faire appel à nous : nous les accompagnons dans tout le processus de vente et dans tout ce que cela implique. Nous demandons la preuve d’une facture, la preuve d’un accord, des copies ou des screenshots de leur Volume Licensing Service Center (VLSC) Microsoft, par exemple. Donc, encore une fois, ils doivent nous prouver qu’ils ont bel et bien acheté les licences en bonne et due forme. Nous faisons tout cela pour être sûrs que les nouveaux acheteurs auront toute la documentation nécessaire et pour prouver la légitimité de cette licence préalablement achetée.

C’est en opposition avec ce que l’on voit aussi malheureusement parfois dans notre secteur d’activité, c’est-à-dire des entreprises qui vendent uniquement des clés de licence. Ces entreprises donnent une clé, qui peut continuer potentiellement continuer à fonctionner mais qui peut aussi être rendue inutilisable par Microsoft, qui peut estimer que l’acquisition de cette clé n’a pas été effectuée de manière légale. Certes, les entreprises qui optent pour cette façon de faire payent moins cher, mais elles prennent plus de risque par rapport à un achat de licence d’occasion plus coûteux avec un processus plus long. Ce processus appliqué par Capefoxx – Relicense est selon nous le bon parce qu’il suit la décision de la Cour Européenne et répond à des exigences précises pour être parfaitement dans la légalité.

Comment Capefoxx aide les entreprises d’un point de vue administratif et légal ? Quelles sont les parties prenantes chez vous et vos clients ?

Du côté du client, ce sont en général les personnes responsables de l’IT, en charge des licences ou des flottes de logiciels, parce que ce sont eux qui ont probablement le meilleur aperçu concernant les accords de licence et la gestion du catalogue de logiciels de l’entreprise, donc qui savent ce que l’entreprise possède en termes d’actifs, ce qu’elle utilise et quel est l’excédent que l’entreprise peut revendre. Du côté de l’entreprise, le service juridique fait également partie de ce processus car il doit lire et valider le contrat du fournisseur. 

De notre côté, nous avons une équipe spécialisée dans la gestion de l’ensemble des logiciels des entreprises qui, tout d’abord, évalue ce qu’il est intéressant d’acheter et qui vérifie les « chaînes d’achat » des licences, car nous n’achetons que des licences dont nous pouvons retracer l’entièreté du parcours, et ce depuis l’achat initial. Nous achetons la licence, et non pas l’assurance du logiciel ou les renouvellements. Il s’agit d’un processus au cours duquel nous actualisons la licence. Nous achetons toujours au client la licence en elle-même et nous devons nous assurer que la chaîne n’est pas rompue. C’est pour cette raison que nous documentons.

Par ailleurs, pour les clients de plus grande ampleur, nous faisons appel de grands cabinets d’audit indépendants qui évaluent notre travail et qui confirment également que les chaînes d’achat des licences sont parfaites. Ensuite, nous aidons les clients à rassembler les preuves dont nous avons besoin. Par exemple, en récupérant les factures d’achat de tel produit, nous avons besoin également du contrat, des fiches de prix détaillées lorsqu’il y a plusieurs contrats. Nous les aidons, les informons et gardons une trace de tout cela. C’est un processus qui reste enclenché jusqu’à ce que l’on ait toutes les preuves nécessaires, avant d’acheter ou vendre la licence. Enfin, les deux parties signent le contrat d’approvisionnement et le document de transfert de licence pour compléter la transaction.