La signature manuscrite disparait progressivement de notre quotidien. C’est une conséquence logique de l’adoption des usages numériques. Les emails ont pris le pas sur les lettres, de nombreuses démarches administratives s’effectuent désormais sur internet et depuis longtemps on ne se déplace plus dans les agences de voyages pour réserver un billet de train ou d’avion. Les entreprises veulent elles aussi en finir avec le papier en dématérialisant notes de frais, rapport, devis, contrats et autres factures. Une évolution incontournable pour réaliser des économies conséquentes, respecter l’environnement et offrir de nouveaux services accessibles facilement sur internet. L’entreprise sans papier est sur le point de devenir réalité. Les derniers obstacles disparaissent. Imprimer encore des documents à seule fin d’apposer une signature manuscrite fera bientôt figure d’exception dans une économie numérique ou la mobilité et le travail collaboratif deviennent la norme. Le recours à la signature électronique est la dernière étape pour maximiser les gains de la dématérialisation. Rien ne s’y oppose. Le contexte juridique a été clarifié au niveau européen et les fournisseurs de solutions de signatures électroniques ont réussi à gommer la complexité technique pour en simplifier l’usage.

La signature électronique pilier de la confiance numérique. Quand le terme est apparu dans le droit civil français en mars 2000 le contexte était bien différent d’aujourd’hui. Google avait à peine deux ans, Apple n’avait pas encore inventé l’iPhone. Les vols de données et l’usurpation d’identité n’étaient pas d’actualité. Depuis Internet a aboli les frontières, apporter la mobilité aux entreprises et mis en évidence les différences réglementaires entre les pays. Le règlement européen eIDAS (Electronic Identification and Authentification Services Regulation) est arrivé à point nommé en 2014 pour harmoniser les législations sur la signature électronique et en reconnaitre la valeur légale sous ses différentes formes (simple, avancée ou qualifiée). Les entreprises ayant des échanges internationaux disposent ainsi d’un cadre juridique commun qui leur facilite le déploiement de la signature électronique dont le rôle s’en trouve renforcé. Avec un cadre juridique clarifié et des formats de signature devenus des normes européennes la voie est bien balisée pour généraliser l’adoption de la signature électronique. Les fournisseurs de logiciels de signatures électroniques ont de lors côté beaucoup œuvré pour rendre l’usage de la signature électronique plus simple. La dématérialisation du papier peut être mener jusqu’à son terme y compris dans un contexte international.

La simplicité d’utilisation est la clé de l’adoption. Les fournisseurs de logiciels de signature numérique l’ont bien compris. Tout est mis en œuvre pour optimiser l’expérience utilisateur. Les logiciels s’intègrent aux processus et aux applications clés des entreprises et prennent en compte la mobilité. Les utilisateurs peuvent signer sans délai des documents y compris lors de leurs déplacements à partir de l’équipement de leur choix. Le délai moyen de signature est ramené de 8 jours à 3 heures. LeasePlan a réduit de 83% le temps de traitement de ses contrats passant d’une vingtaine de jours à quelques heures. Dire que la signature électronique contribue à moderniser l’entreprise est loin d’être une figure de style. Les processus de signatures s’industrialisent. Des modèles de workflow créés par simple « glisser-déposer » permettent de renforcer la conformité et d’instaurer des processus métier que chacun peut suivre à tout instant. Les risques d’erreur diminuent, les besoins de révision se réduisent et les outils de suivi et de rappel garantissent une meilleure efficacité. L’intérêt de la signature économique ne s’arrête pas aux aspects économiques. D’un point de vue environnemental les chiffres parlent d’eux même. Le cabinet Forester a estimé, dans une étude réalisée chez des utilisateurs d’Adobe Sign et publiée en mai 2017 (Total Economic Impact), que la mise en place d’un logiciel de signature électronique dans une entreprise type de 23.400 personnes épargnerait 163.000 litres d’eau, 6.400 kg de bois et 1.630 kg de déchets sur un an.

La signature électronique : un projet d’entreprise. La valeur légale de la signature électronique oblige l’entreprise à un travail de réflexion en amont. Comprendre les législations et les exigences réglementaires est un préalable en matière de signatures électroniques. Certains domaines d’activité (santé, finance, assurances, public...) ont des impératifs réglementaires et des critères de conformité bien précis qui dicteront l’emploi de signatures qualifiées dans des cas spécifiques. Tous les documents ne justifient pas le recours à une signature qualifiée qui repose sur des certificats délivrés par des tiers de confiance. Chaque signature électronique répond à des usages et des risques différents. Signature simple pour des notes de frais, signature avancée pour un contrat de travail et signature qualifiée pour un contrat de crédit ou une assurance vie par exemple. Il importe donc de définir une politique générale de signatures électronique qui précisera l’utilisation des différents types de signatures et qui sera diffusée aux utilisateurs. Cela impose d’évaluer les contrats de l’entreprise et de déterminer les niveaux appropriés d'authentification et de consentement. Pour que la confiance numérique soit totale, encore faut-il que la politique en matière de signatures électroniques soit appliquée et respectée.

 

Auteur : Eric Debray