La fin de la pandémie ne signe pas la fin du travail à distance. Au contraire, la pratique semble s’installer durablement au sein des organisations. Aussi, lorsque les équipes sont dispersées, la productivité repose sur des flux de travail transparents et l’attente d’une signature à l’encre et au stylo constitue aujourd’hui un frein. C’est dans ce contexte que la signature électronique connait un fort développement. Le marché est d’ailleurs en hypercroissance (+25 % sur l’année 2020) et séduit des entreprises de toute taille. Les bénéfices sont nombreux : gains de temps, économies à tous les étages et impact écologique immédiat et mesurable. “Les entreprises ont maintenant une occasion de révolutionner une partie clé de leur activité grâce à la signature de documents“, explique Marc-Olivier Coudercher, Directeur du channel EMEA HelloSign, une société Dropbox.

Les chiffres parlent d’eux mêmes, 26 % des entreprises françaises ont adopté une solution de signature électronique depuis le début de la crise sanitaire. Parmi elles, 49 % l’ont utilisée pour parapher des documents réalisés dans le cadre de ventes et 41 % pour des documents liés aux ressources humaines.

Des solutions comme HelloSign simplifie l’intégration de cette technologie en permettant d’envoyer, de signer et d’enregistrer en toute sécurité des documents critiques depuis n’importe quel endroit. Cela se traduit concrètement par :

  • Une accélération des délais d’exécution des documents jusqu’à 80 %.
  • Une diminution des cycles de vente pouvant aller jusqu’à 10 jours.
  • Une diminution du temps de travail pouvant aller jusqu’à 700 heures par an.

Malgré tout, la signature électronique n’est pas une évidence pour toutes les organisations. Selon une étude IDG, dans 87 % des cas, la signature électronique n’est pas compatible avec leurs procédures internes, ce qui limite les performances et peut entrainer des problèmes de conformité. HelloSign adresse cette problématique en connectant sa technologie avec de nombreuses solutions : Salesforce, Oracle, Slack, Google Doc ou encore Microsoft 365 et SharePoint.

En outre, plus de la moitié des entreprises interrogées (57%) ont déclaré que leur technologie de signature électronique n’était pas suffisament interopérable avec les systèmes tiers déjà utilisés dans les organisations. Cette lacune, due à un manque de standardisation, empêche les organisations d’effectuer des transactions sans friction avec les fournisseurs et les clients. En conséquence, les analystes estiment que seulement 30 % des transactions commerciales sont réglées par voie électronique.

Gérer la sécurité et la conformité

Sur le plan juridique, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite en France comme dans le reste de l’Union Européenne depuis l’année 2000. Mais derrière une législation d’apparence simple se cache tout de même quelques complexités. D’une part, la sécurité, de l’autre la conformité. Les signatures électroniques doivent en effet respecter la RGPD, le cryptage des données sensibles et les réglementations qui varient d’un pays à l’autre. Sur ce point HelloSign vérifie chaque étape du processus de signature entre deux parties puis les stockent dans une piste d’audit cryptée de façon à permettre à une partie de saisir les tribunaux en cas de litige. L’ajout de la signature électronique qualifiée augmente encore d'avantage le niveau de confiance et garantit une totale conformité avec la réglementation européenne eIDAS. Autant d’amélioration sensées aider les entreprises à surmonter les défis persistants liés à l’intégration de la technologie de signature électronique dans les flux de travail organisationnels.

Contrats de travail, factures, bons de commande, devis, actes notariés ou encore documents juridiques, la signature électronique dispose de tous les avantages de la signature papier sans ses inconvénients. Elle est un vecteur de la transformation digitale des entreprises et s’adapte à l’ensemble des secteurs d’activité et départements d’une entreprise, du pôle financier au ressources humaines et en passant par le marketing.