Si les directions générales ont bien compris que la transformation numérique n'était plus seulement un projet technique, trop rares sont celles qui mettent en oeuvre une démarche d'accompagnement à la conduite du changement qui prenne en compte les spécificités des solutions collaboratives, qui restent et resteront contournables. Définir les enjeux organisationnels, les processus de l'entreprise et les usages des collaborateurs, puis, une fois l'environnement de travail déployé, argumenter auprès des collaborateurs la valeur ajoutée de la solution Digital Workplace dans leur quotidien est une démarche essentielle, qui faute d'être mise en œuvre, nuit à l'appropriation de ces solutions. Eliadis, ESN dédiée au collaboratif depuis sa création en 2001, a bien compris la nécessité de proposer un accompagnement à la conduite du changement prenant en compte les enjeux spécifiques à la Digital Workplace. Dans cette optique, l'ESN a d'ailleurs créé son propre centre de formation avec pour mission d'apporter un savoir-faire et un savoir-être adaptés, qui soient gages de réussite.

« Les décideurs dans les entreprises ont trop souvent pris l’habitude de déployer des outils informatiques dans l’environnement de travail de leurs collaborateurs sans que ces derniers aient eu leur mot à dire. Résultat : nous assistons à une accumulation d’outils mal exploités qui ne répondent pas aux réels besoins des utilisateurs. Dans ce contexte, le débat sur la transformation de l’environnement de travail ne doit plus être axé sur la technologie mais sur les usages et les processus. Prenons l’exemple d’un assureur qui gère un million de sinistres par an. Si nous sommes à mêmes de remplacer les tâches à faible valeur ajoutée par une solution collaborative, et ainsi de faire gagner du temps aux utilisateurs, c’est un pari gagné », explique Abdel El Assad, président d’Eliadis.

C’est d’autant plus important aujourd’hui que les modes de travail des salariés ont fortement évolué. Le télétravail, l’autonomie, l’usage massif des apps et des terminaux mobiles, la collaboration en mode projet, la formation en temps réel, la flexibilité, l’intelligence partagée…, autant de comportements et de méthodologies qui s’imposent de plus en plus dans l’entreprise. Ainsi, dans cet espace de travail dynamique, agile et mobile, le partage et la collaboration prennent une place grandissante. Et si dans ce changement disruptif, les solutions collaboratives, à l’instar d’Office 365, existent et sont matures avec des interfaces très intuitives, elles doivent néanmoins être exploitées à bon escient. C’est réellement sur ce point que la conduite du changement est primordiale. « N’y a-t-il pas un moyen plus efficace de collaborer lorsque mon assistante envoie un email à trois destinataires pour faire valider un tableau de reporting et que chacun des destinataires, en retour, lui renvoie ce document avec leurs modifications ? Bien sûr qu’il existe d’autres moyens, un partage de fichier via OneDrive par exemple. Cessons de déployer ce type d’outil axé sur la collaboration et le partage comme on le fait pour un ERP. Apportons-lui de la valeur et ancrons-le dans les usages des collaborateurs ! », souligne Abdel El Assad. En effet, Microsoft Office 365 doit être considéré comme un bouquet de services pour partager des informations, pour communiquer avec des groupes en visioconférence ou encore pour co-créer dans le cadre de projets. « Chez Eliadis, notre démarche d’accompagnement commence par une démonstration aux utilisateurs de toute la valeur que renferme la solution. Nous les aidons à s’approprier Office 365 », indique Abdel El Assad. En effet, un environnement de travail numérique sera perçu comme stratégique pour accélérer l’innovation et augmenter la compétitivité si et seulement si l’adhésion des utilisateurs est massive. Mais pas seulement ! De nombreux décideurs et dirigeants ont encore du mal à appréhender ces changements car, pour eux également, c’est une rupture. Dans cette conduite du changement, il est donc important d’impliquer non seulement la DSI pour le socle technique, mais aussi les équipes IT, elles-mêmes, pour les convaincre du bien-fondé de ce changement. « Au sein d’un grand groupe bancaire, nous avons un consultant qui mène actuellement une mission de conduite du changement pour accompagner une communauté de plus de 200 chefs de projets IT, à partager les bonnes pratiques méthodologiques à l’aide d’espaces SharePoint. Cette récente plateforme collaborative ne bénéficiant pas encore du réflexe de ses membres pour y trouver une information, notre consultant développe différents outils de communication pour les y amener et encourager la contribution. De brefs tutos sont également proposés et des démos sont présentées lors des réunions de service. Notre expert consulte des KPI liés au site SharePoint pour analyser l’audience interne et l’efficacité de ses actions, avec un réajustement à la clé si besoin », poursuit Abdel El Assad, avant d’insister sur la nécessité de donner ou redonner du sens à l’ensemble des collaborateurs « Avant tout déploiement, il faut se poser la question du pour quoi faire ? Nous avons trop tendance à l’oublier », insiste Abdel El Assad.

Cependant, l’accompagnement au changement ne s’apprend pas à l’école. En partant de ce constat, Eliadis a décidé de créer sa propre école de formation, Eliadis Academy. « A l’instar des Citizen Developers, nos consultants ne sont pas des informaticiens à la base mais plutôt des communicants dotés d’une sensibilité pour le numérique. En suivant nos cursus sur les métiers et les usages autour de Microsoft 365, nos consultants sont certifiés sur les solutions de Microsoft et ont alors toute légitimité à engager la conduite du changement dans l’entreprise. Finalement, la technologie représente 50 % du cursus, le reste étant axé prioritairement sur la compréhension des sujets et besoins de collaboration implicites et explicites des utilisateurs. En formant ainsi nos propres consultants, nous apportons une réponse qualitative à nos clients pour les accompagner dans l’une des étapes clés de la transformation digitale de leur environnement de travail », indique Stéphane Leenhardt Directeur Général d’Eliadis Academy. La formation dure 57 jours et, à l’issue, les consultants bénéficient de la certification Microsoft Office 365. De leur côté, les formateurs de l’école, tous certifiés par Microsoft, apportent leur expérience du terrain dans cette conduite du changement en partageant les freins et les leviers qu’ils ont pu rencontrer.