Facture électronique obligatoire en 2026 : « Une opportunité plutôt qu'une contrainte », les nouvelles promesses de la Gestion Électronique de Documents

Dans les années à venir, la facture électronique va devenir obligatoire pour toutes les entreprises. Raison de plus pour celles-ci de s'équiper dès maintenant ?

Olivier Rajzman : La loi à venir sur la facturation électronique agit comme un catalyseur pour les entreprises, qui peuvent ainsi profiter de cette opportunité pour s’équiper et évoluer. Aujourd’hui, assez peu de TPE et PME sont à jour sur ce type d’outils, elles voient cela comme une ressource bénéfique, mais peinent souvent à en voir toutes les potentialités. Ce que nous leur conseillons, chez DocuWare, c’est donc de voir cela comme une opportunité plutôt que comme une contrainte ; de profiter de cette évolution légale pour réfléchir à leur projet de gestion électronique des documents, ou GED, qui s’inscrit dans un projet plus global. 

Ce que nous constatons fréquemment, c’est que nos clients déploient en premier lieu la solution DocuWare sur leur pôle des achats, avant de l’étendre à la gestion des contrats mais aussi, de plus en plus, à la gestion des contrats et des processus qualité. Ce dernier volet est notamment capital pour les PME œuvrant dans l’industrie, pour qui les certifications à valider sont monnaie courante.

Quelles raisons de sauter le pas donneriez-vous aux entreprises qui ne voient pas encore les bénéfices d’un outil de GED ?

Olivier Rajzman : Pour toute entreprise, la quête d’efficacité et de productivité est la priorité numéro 1. Vient ensuite la question des nouveaux usages ; depuis le Covid et l’essor du télétravail, de nombreuses entreprises se demandent comment faciliter l’accès de leurs documents à distance et comment rendre leur SI accessible dans sa globalité à leurs comptables ou à leurs commerciaux. C’est un enjeu nécessairement différent des outils de messagerie ou de visioconférence : pour les documents, on ne peut se contenter de simples répertoires Windows ! Un outil de GED comme DocuWare prend donc tout son sens lorsqu’il s’insère dans une stratégie plus vaste de workflows, pensée pour aller progressivement vers le « zéro papier ».

L’aspect RSE est également important pour nos clients. Certes, les centres de données sont énergivores, mais les ressources de ceux-ci pourront être mutualisées – et permettent donc des économies au sens large. Au-delà du volet développement durable, cette RSE se concrétise aussi dans le confort des utilisateurs ; en accédant plus facilement à l’information, le collaborateur voit ses tâches fastidieuses réduites à presque rien. Des missions avec une valeur ajoutée moindre, comme la saisie comptable, sont écartées, au profil de tâches comme le reporting, le contrôle, l’audit…

Quelles ont été les évolutions de la GED au cours des dernières années ? Quel rôle y joue et y jouera l’intelligence artificielle ?

Olivier Rajzman : L’intelligence artificielle est aujourd’hui un sujet de premier plan pour toutes les entreprises ou presque. Il faut toutefois que celles-ci n’aillent pas trop vite et prennent le temps d’étudier les besoins de leur marché avant de mettre en place des solutions. 

Dans cette évolution des tâches que je décrivais précédemment, l’intelligence artificielle joue bien sûr un rôle d’accélérateur. L’IA permet par exemple de procéder très rapidement à la reconnaissance d’informations sur un document, et donc de classifier celui-ci plus facilement. S’il s’agit d’une facture, l’outil d’IA détecte immédiatement le nom du client, la date, le montant. Cet outil procède également à de l’auto-apprentissage, fonctionnalité que DocuWare était l’une des premières GED à proposer. L’IA permet aussi de réelles avancées en matière de gestion des contrats ; lorsque vous archivez un contrat dans la GED, le système peut vous faire un résumé synthétique du contrat à l’intention des collaborateurs.

Chez DocuWare, nous proposons une solution d’intelligence artificielle très étendue, qui peut devenir un assistant de travail pour l’ensemble des équipes de l’entreprise. Nous allons bientôt commercialiser un outil, innovant et pragmatique, qui permettra aux collaborateurs de poser des questions directement à un chatbot – qui demeure néanmoins un assistant : l’IA peut apporter des idées, accélérer les processus à chaque échelon, mais c’est un point de départ. Elle ne travaillera pas seule et n’aura pas vocation à remplacer l’humain : les tâches seraient alors accomplies, certes, mais elles manqueraient cruellement d’humanité. Une autre facette qu’il est capital d’avoir en tête en matière d’intelligence artificielle est l’aspect éthique et déontologique. C’est la raison pour laquelle la plateforme DocuWare fonctionne en circuit fermé et les données qui y figurent ne peuvent en être extraites.

Quelle est la plus-value des solutions DocuWare ?

Olivier Rajzman : J’aime prendre l’image du couteau suisse pour parler de la solution DocuWare, qui peut être déployée sur toutes les activités de l’entreprise. Comme je le disais, nombre de nos clients déploient cette solution pour des tâches spécifiques, avant de l’étendre à d’autres projets.

DocuWare joue alors un rôle actif dans la transformation numérique de l’entreprise. Si celle-ci veut passer au « zéro papier » ou mettre à jour ses workflows, simples comme complexes, notre plateforme est là pour elle. Par ailleurs, la GED devra communiquer avec l’ensemble des outils préexistants au sein de l’entreprise, ce qui passe nécessairement par l’interopérabilité avec les ERP disponibles sur le marché.

La plateforme DocuWare est de plus un outil aisément adaptable, dimensionné pour répondre aux besoins des grands comptes comme ceux des TPE et PME. C’est la raison pour laquelle nous proposons également une solution « clé en main », préconfigurée, grâce à laquelle les entreprises de taille plus modestes peuvent commencer leur projet très rapidement. Cette pré configuration permet de réduire à la fois le temps nécessaire pour enclencher le projet et les ressources financières à mobiliser.