Dans les projets, 80% de l’information qui circule est matérialisée sous forme de documents. Si dématérialiser ces informations et ces documents est un impératif et une évidence, les exigences liées aux grands projets de BTP et d’EPC imposent des méthodes qui vont au-delà de la gestion documentaire classique.

Une des spécificités des grands projets de BTP et d’EPC est la multiplicité des intervenants et donc des échanges entre les différentes parties prenantes. Les flux d’informations sont ainsi non seulement très nombreux mais doivent aussi répondre à des exigences de traçabilité, de formalisme et de confidentialité. Le besoin dépasse ainsi largement une vision de stockage et de partage : la maîtrise des flux documentaires est avant tout le moyen d’assurer un contrôle complet des opérations et des projets pendant toute leur cycle de vie.

Il faut prendre en compte des besoins plus larges et plus opérationnels tels que :
• Comment vérifier si les exigences contractuelles sont bien mises en place ?
• Comment assurer automatiquement la diffusion sécurisée des documents aux bonnes personnes selon le projet, le type de livrable, sa maturité, son contenu… ?
• Comment fournir l’ensemble de la documentation applicable dans le cadre des audits ?
• Comment identifier l’ensemble des impacts avant toute modification de mon document ?
• Comment comparer un dossier de livrable avec les exigences initiales ?
• Comment puis-je accéder à l’historique de l’élément X et ses cas d’utilisation, depuis ma maquette numérique ?

Au travers de ce guide, nous vous proposons de découvrir comment prendre du recul sur la gestion des flux d’informations dans les projets et mettre en place des méthodes et des bonnes pratiques adaptées :
• Impératif N°1 : Mettre en place la colonne vertébrale du Système d’Information
• Impératif N°2 : Codifier les informations
• Impératif N°3 : Assurer la confidentialité
• Impératif N°4 : Organiser les flux d’échanges : relecture, annotation, approbation, diffusion…
• Impératif N°5 : Organiser les dossiers, les livrables et les configurations documentaires
• Impératif N°6 : Piloter l’avancement et suivre les attendus