« Box simplifie la vie de nos collaborateurs surtout dans cette période actuelle de télétravail, la plateforme fait d’ailleurs office de base documentaire globale pour tous nos sites », indique Olivier Ruault, DSI du Groupe de spiritueux Rémy Cointreau, et d’ajouter : « De Singapour à New York en passant par Genève et Paris, 140 To de données générées par nos 2000 collaborateurs transitent par Box ». Cela fait maintenant trois ans que le groupe familial français (CA de 1,01 Md d’euros) exploite Box comme un Global Content Manager, les serveurs de fichiers ont disparu dans les différents sites, avec eux également le coût du partage des documents et les dysfonctionnements au niveau de l’accessibilité des réseaux. En outre, Box a vite été adopté en online ou en offline ; les collaborateurs dans l’entreprise, quel que soit leur emplacement, partagent les mêmes documents et échangent moins de pièces jointes par mail. « Nous disposons d’une seule instance pour tout le monde gérée depuis l’Europe », précise Olivier Ruault. 

Fini les problèmes liés au stockage

Le fait que Box soit dans le cloud est également un avantage non négligeable d’autant que Rémy Cointreau dispose d’un abonnement illimité en termes de volumes. Plus besoin d’une personne dédiée pour prendre en charge le stockage et l’archivage. De même, les salariés du groupe peuvent directement signer leurs documents avec DocuSign depuis Box. Précisons que la plateforme est aussi intégrée au portail SSO de l’entreprise, à l’outil de workflow K2 et à Office 365. « Nous sommes plutôt satisfaits de l’intégration avec Office, nous pouvons modifier nos documents depuis Box, c’est assez pratique, nous ne sommes pas obligés d’aller dans Office 365 », souligne Olivier Ruault. Les équipes apprécient également la performance de Box Drive et sa synchronisation qualifiée de bon niveau, sans oublier la praticité de l’outil de notes intégré. A terme, pour plus de sécurité, Rémy Cointreau devrait déployer Box Governance et Box Shield pour la gestion de confidentialité afin de prioriser les documents et les taguer pour mieux gérer leur diffusion et éviter les fuites de données.