Selon l’étude menée par Forrester (The Total Economic Impact of The Box Content Cloud) pour le compte de Box, un utilisateur d’une entreprise sondé par les analystes estime qu’en migrant simplement leur contenu vers Box et que ce même contenu soit accessible depuis n’importe quel terminal, il gagne en moyenne 12 minutes par semaine. Mieux encore, certains utilisateurs qui exploitent les fonctionnalités avancées de Box comme la collaboration externe, l’intégration avec des applications de productivité, le contrôle des versions de documents, la gestion des contenus multimédias ou encore les annotations, gagnent 36 minutes supplémentaires. Ces gains de temps ont un impact direct sur une réduction des coûts liée aux utilisateurs finaux, de l’ordre de 8,8 millions de dollars sur trois ans. La richesse fonctionnelle de Box couplée à une forte automatisation participe donc à rendre la vie plus facile au quotidien pour les utilisateurs. L'automatisation de certains workflows (par exemple, intégration des clients ou des employés, examen et approbation de documents, etc.) pourrait même faire gagner 152 000 heures supplémentaires sur une période de trois ans à en croire l’étude de Forrester. « L’outil Box Relay intégré à la plateforme permet par exemple de créer des workflows en no-code, l’utilisateur peut ainsi automatiser des processus de validation entre différents départements ou de déplacer des documents d’un répertoire à un autre », relève Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, Moyen-Orient et Afrique de Box.

L’automatisation, un gage de productivité 

En s’intégrant avec Watson, l’IA d’IBM, Box franchit un pas supplémentaire dans l’automatisation, par exemple pour vérifier l’intégrité de certains documents comme une adresse ou une photo d’identité en les comparant automatiquement à d’autres données ciblées. L’automatisation est également à l’honneur dans Box Governance, un service dédié à la réglementation et à la conformité, en effet, ce service automatise la suppression des documents, ce qui fait gagner un temps précieux à l’utilisateur. D’autres fonctions accélèrent la productivité des collaborateurs comme la prévisualisation (jusqu’à 150 types de formats) qui permet de s’affranchir du téléchargement d’une application ; par exemple, Box autorise la vue d’un fichier .PSD sans pour autant installer l’application Photoshop. Citons également Box Notes, un outil de prise de notes qui facilite le partage en temps réel ou encore la collaboration externe sans passer par un administrateur. La productivité s’améliore aussi en mobilité grâce aux apps Box (iOS, Android). « Il est aisé de prendre une photo depuis son smartphone ou sa tablette et lui apposer une annotation par exemple », reconnaît Rodolphe Barnault. Enfin, la productivité s’affiche avec la signature électronique, SignRequest, intégrée dans Box. Plus d’impression, moins de déplacement ou d’envoi, fin du contrôle des signatures, sécurisation, la signature électronique fait gagner un temps considérable dans la gestion administrative des documents. Box supporte aussi d’autres applications de signature électronique comme DocuSign. Par exemple, en intégrant Box à DocuSign, les collaborateurs du Groupe de spiritueux Rémy Cointreau peuvent directement signer leurs documents depuis Box.