Au-delà des infrastructures IT, la transformation numérique passe aussi dans les entreprises par une refonte du poste de travail de l’utilisateur vers un espace agile fortement numérisé et connecté (aussi appelé digital workspace). Cette évolution est surtout marquée par la démocratisation des nouveaux usages comme le Cloud. Le cabinet Gartner prédit d’ailleurs que près des 2/3 des entreprises gèreront leur bureautique en mode Cloud d’ici à 2022. Les communications unifiées, avec la généralisation des multiples outils de collaboration comme Skype for Business, Google Drive, Cisco Jabber, Microsoft Yammer, jouent un rôle important dans cette mutation de l’environnement de travail. Aussi, la consommation des apps devient plus importante avec des utilisateurs qui téléchargent en moyenne 8 applications par mois ; plus de 25 % des entreprises déploieront même un app store privé d'ici deux ans selon le cabinet Gartner. Enfin, la profusion des terminaux mobiles a favorisé l’adoption de ces nouveaux usages. Le mobile sous toutes ses formes (PC portables, tablettes et/ou smartphones) est devenu l’outil de base. Un indice qui ne trompe pas : les ventes de PC fixes pour les entreprises ne cessent de reculer depuis 5 ans au profit des terminaux nomades selon les différentes études menées par Gartner et IDC. L’accélération du rythme de mise à disposition de ces nombreuses solutions de mobilité innovantes pour les collaborateurs dans les entreprises nécessite une véritable réflexion pour définir les usages pour chaque métier. Le département Digital Workspace de SCC a donc conçu plusieurs offres et créé différents pôles d’excellence afin d’assister ses entreprise clientes à faire les bons choix.

Par ailleurs, cette nouvelle façon de travailler et plus généralement cette modernisation de l’environnement de travail doivent se faire en parfaite harmonie avec tous les collaborateurs car l’approche dans l’adoption des nouveaux usages n’est pas toujours la même entre un salarié âgé de 20-25 ans né avec les réseaux sociaux, les smartphones et les apps, et un salarié sénior de 50-55 ans plutôt adeptes de l’Internet, de la messagerie et de son poste téléphonique. D’où l’importance de la sensibilisation et de la formation à tous ces nouveaux usages auprès des utilisateurs finaux. « De nombreux projets avortent dans les entreprises faute de communication et de formation auprès des collaborateurs. Et tous les collaborateurs sont concernés, jeunes et plus âgés, c’est d’ailleurs assez paradoxal car certains utilisateurs n’hésitent pas à s’autoformer pour leurs usages numériques personnels alors que ces mêmes utilisateurs sont plus réticents aux changements dans leur propre entreprise. Il n’y a donc pas de règles en la matière, les attitudes et les habitudes diffèrent suivant les environnements. L’accompagnement au changement est global et doit se faire en impliquant aussi bien la direction générale, les directions métiers et les utilisateurs », explique Gilles Vacheyrout, directeur département Formation et Accompagnement du changement chez SCC.

Sur le terrain, SCC dispose d’un véritable arsenal de dispositifs d’accompagnement pour faciliter l’adoption des nouveaux outils et usages par les différents collaborateurs. Déjà, une phase d’audit permet, via les consultants SCC, de mieux cadrer la valeur ajoutée du projet de transformation et des populations concernées en questionnant la DSI et les directions métiers. Une synthèse rigoureuse est réalisée après cette phase d’audit qui peut durer de quelques jours à plusieurs dizaines de jours. Interviennent généralement ensuite le déploiement et la mise en œuvre de solutions techniques. Par la suite, SCC met en place un plan de communication et de promotion des nouveaux usages auprès des utilisateurs ciblés. De ces plans découle un projet de formation établi par le département formation de SCC. « Bien sûr, un suivi régulier est nécessaire pour analyser et rendre compte de l’évolution du projet dans le temps et de l’appropriation par les utilisateurs des outils et des usages déjà déployés mais ceux également à venir », précise Gilles Vacheyrout. Notons enfin que dans la mise en place de ce plan d’accompagnement, SCC utilise une palette de supports et d’outils très diversifiés qui vont des tutoriels, au push-mail avec trucs et astuces en passant par des systèmes de gestion de la formation (learning management systems).