Les services en ligne gratuits grand public, comme les outils de Google et Microsoft par exemple, ont éduqué les professionnels pour le meilleur et pour le pire. Le meilleur, ce sont les services ubiquitaires et collaboratifs. Le pire, c'est bien sûr la problématique de la sécurité totalement négligée. Les entreprises doivent s'adapter à l'attente des collaborateurs d'un même niveau de service, d'une ergonomie autant simple, d'une ubiquité garantie, mais en respectant les règles d'un SI d'entreprise. Cette approche de réel espace numérique de travail, de « digital workplace », sera le thème de la matinée que CIO organise à Paris le 3 décembre 2019 : « Du digital workplace au travail collaboratif ubiquitaire ».
Ces règles à respecter au sein d'entreprises sont multiples. Mais la plus importante et la première est probablement la sécurité. Il faut sécuriser les terminaux ainsi que les flux de données, par exemple en empêchant l'usage de services en ligne gratuits mais trop curieux. Ces flux de données sont aussi une problématique quand les métiers accumulent les outils en ligne de prestataires différents : il faut bien intégrer ces différents SaaS pour construire un SI unique. Enfin, les exigences en qualité de service, en milieu professionnel, sont bien supérieures à celles d'un service grand public. Les engagements pris doivent être contrôlés.