Adapté aux écrans tactiles de grande taille, le logiciel de management visuel développé par Ubikey permet à des équipes de collaborer sur des projets complexes en déplaçant des éléments sur la surface de l'écran de façon interactive : post-it numériques, graphiques, annotations, tableaux, etc. Ubikey propose une organisation par projet avec une assistance méthodologique. L’application est basée sur les approches lean et agile. Elle est conçue pour organiser des réunions d’équipes, favoriser l’émergence d’idées et leur structuration en travaillant à plusieurs sur l’écran dans la même pièce, ou à distance entre différents sites. Avec la généralisation du télétravail, l’éditeur a lancé une version permettant de suivre en même temps l’évolution du projet à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Chacun intervient depuis son terminal.

Conçu au départ pour les grandes surfaces tactiles, le logiciel de management visuel Ubikey s’utilise aussi à distance depuis un PC ou un terminal mobile. (Crédit : Ubikey)

La start-up Ubikey a été créée en 2015 à la suite de travaux de recherche menés à l’Université de Technologie de Compiègne. Elle bénéficie du soutien de partenaires institutionnels comme Bpifrance, la région Hauts-de-France, Paris&Co, l’UTC et le pôle de compétitivité Cap Digital. En 2018, l'éditeur s’est associé avec la société de coaching et de formation lean et agile Operae Partners pour compléter son produit sur les aspects méthodologiques.

Avec Operae Partners, Ubikey a pu formaliser différents modes d'utilisation, notamment sur la mise à jour des données entre les équipes qui ne travaillent pas sur le même site. (Crédit : Operae Partners/Ubikey)

L'application est utilisée par des entreprises comme Sanofi, Michelin, Thalès, Plastic Omnium, Sorbonne Universités et ArianeGroup. Cette dernière y recourt pour animer des ateliers de travail, en présentiel et en distanciel, dans le cadre de l’amélioration continue.

Brainstorming et cadrage du plan d'actions chez Idemia

Parmi les autres utilisateurs, l’entreprise de sécurité numérique Idemia, spécialisée dans l’identité augmentée, doit coordonner des équipes réparties au niveau mondial. Elle cherchait un outil pour animer des réunions de travail à travers la planification de post-it virtuels, pour s'affranchir des contraintes de langues et de fuseaux horaires. Idemia met à profit Ubikey au lancement d’un projet au moment des séances de brainstorming pour comprendre le besoin, organiser le travail, partager les informations, identifier les risques et construire un plan d’actions cadré pour répondre aux attentes des clients, explique dans un communiqué Patrick Descamps, responsable de la transformation de l’ingénierie chez Idemia. « Nous partons du tableau vierge interactif Ubikey Office et le complétons au fur et à mesure. A la fin des sessions, nous savons précisément qui doit faire quoi, à court et à moyen terme, de 2 à 6 mois », détaille-t-il. Les documents sont sauvegardés sur des serveurs dédiées au sein de l’entreprise cliente. 

En cloud mutualisé ou sur site

Trois tarifications sont proposées pour utiliser l’application Ubikey. Pour les petites équipes, le prix démarre à partir de 250 euros par an par utilisateur en cloud mutualisé, en accès web pour PC et smartphones, pour un nombre de projets et de documents illimité, avec 10 Go pour le stockage de données, des ressources d’apprentissage en ligne et une assistance par email.

La version business, la plus souvent choisie par les entreprises, est déclinée en Pack 20, à 4 000 euros par an et en Pack 50, à 8000 euros par an, en cloud mutualisé, avec 500 Go de stockage et une assistance téléphonique. Enfin, la version entreprise comporte en plus une mise en service, facturée 5000 euros, avec une installation on-premise et une capacité de stockage illimitée.