Le départ d'un collaborateur peut s'avérer un véritable casse-tête pour les entreprises. Surtout chez les plus petites qui peuvent vite voir leur activité paralysée lors du départ d'une personne disposant de la plupart des codes d'accès et identifiants de l'entreprise. Dans une enquête menée en août 2014 par Transmitio mais dont les résultats viennent juste d'être publiés, il s'avère que les dirigeants en TPE/PME ne sont ainsi pas nombreux à avoir mis en place les moyens nécessaires pour faire face à cette perte de capital numérique, surtout lorsque cette dernière est involontaire, provoquée par exemple par une maladie invalidante, voire dans le pire des cas, du décès de la personne clé.
D'après les chiffres de cette enquête - pour laquelle Transmitio a interrogé 160 dirigeants -indépendants ou d'entreprises de moins de 50 employés-, 82% n'ont rien prévu pour transmettre les informations permettant d'accéder à ce capital numérique en cas de départ d'un homme clé, de décès ou d'invalidité. Pire : 55% indiquent avoir mis en place une méthode pour sauvegarder les codes et identifiants de leur entreprise mais qui s'avère relever davantage du « bricolage » qu'autre chose. 18% utilisent par exemple un fichier texte sur leur PC pour conserver les identifiants ou codes d'accès aux services et applications, sachant qu'ils sont 7% à les noter tout simplement sur un post-it. Et 15% déclarent ne rien noter et faire uniquement confiance à leur mémoire.
Les codes d'accès parfois dans les mains des hébergeurs
« Nous avons croisé beaucoup de personnes avec des bouts de papier dans leur portefeuille contenant des codes d'accès et des mots de passe dans leur portefeuille, qui ne les changent jamais et ne prévoient pas de les transmettre », raconte Benjamin Rossor, co-fondateur de Transmitio. Autre constat réalisé : il n'est pas rare que certains infogéreurs conservent les codes de leurs clients, voire sont propriétaires des noms de domaines, « ce qui peut poser de gros problèmes quand il s'agit de les récupérer lorsque l'hébergement est à l'étranger ».