Ce document de travail IBM d'une vingtaine de pages a été réalisé à l'occasion de la rencontre du président d'IBM, Sam Palmisano, et du président Sarkozy en mars dernier. Juste avant le centenaire de Big Blue, Sam Palmisano souhaitait en effet autre chose qu'une simple rencontre informelle avec le président français. D'où l'idée de proposer un document de travail sur la modernisation de l'Etat. Une équipe d'IBM France menée par Silvano Sansoni, directeur secteur public, et Pierre Lhoste, responsable du développement de l'activité secteur public, a rédigé six propositions tirant parti des bonnes pratiques du secteur privé. À la clef, pas moins de 2 milliards d'euros d'économie par an : 150 millions avec la dématérialisation des notes de frais, 600 millions en repositionnant les fonctions RH sur les activités à valeur ajoutée grâce à la dématérialisation des processus de gestion du personnel, 400 millions grâce aux nouvelles technologies de l'information et l'industrialisation des processus de formation, 500 millions en réduisant les paiements indus et en luttant contre la fraude, 150 millions en consolidant les datacenters, 100 millions en pilotant mieux les projets informatiques et enfin 150 millions en optimisant la gestion des actifs de l'administration.

2 milliards d'économies à la clef selon IBM

Difficile, de savoir quel accueil a été réservé à ce document. Impatient, le PDG d'IBM France, Alain Benichou nous avait confié en avril dernier son étonnement quant à l'absence de réaction à l'Élysée. Depuis les choses semblent s'être arrangées puisque le palais a organisé un rendez-vous entre IBM et les services de François Baroin pour présenter le rapport. « Le rythme est celui de l'administration, l'Élysée nous a ouvert les portes de Bercy. S'ils retiennent une idée de ce document, ce sera déjà bien » confie Silvano Sansoni.  « Nous avons discuté très longuement avec la Disic, sans engagement de leur part. On propose de gros projets, c'est stimulant. Il s'agit de faire des économies, mais aussi d'innover. Ca document fait suite à notre étude CIO Study avec 2 sources de travail : nos collaborateurs et nos partenaires ». À la question de savoir où se trouvait la France sur l'échelle de la modernisation des systèmes d'information, Silvano Sansoni place notre pays au niveau des États-Unis - notamment pour la modernisation du poste de travail - mais derrière les pays nordiques. « Il y a eu beaucoup d'avancées en France ces dernières années, notamment au niveau des services rendus aux usagers. Fin 2011, 98% des services publics seront accessibles en ligne contre 30% en 2007 ».

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Dans son document de travail, IBM met l'accent sur la formation des agents publics pour favoriser leur mobilité et accompagner la réduction des effectifs. Plusieurs points très importants sont mis en avant par Pierre Lhoste comme la formation individuelle des agents et l'e-learning, l'approche globale de la formation, l'utilisation de serious games pour la formation en ligne, mieux suivre les dépenses engagées pour la formation des agents (4 milliards d'euros pas an au budget de l'État) ce qui pourra permettre de réduire de 10% cette enveloppe et enfin utiliser des outils d'analyse des compétences pour une meilleure gestion provisionnelle.

L'analytique contre les fraudeurs

De nouvelles opportunités sont également proposées à l'État par exemple les technologies analytiques pour réduire les risques de fraude dans une approche globale de profilage, de cotation des risques avec des modèles prédictifs mathématiques. Au Royaume-Uni, IBM a déjà installé une solution de ce type pour le DWP (le ministère du Travail et des pensions) pour lutter contre la fraude au Pôle emploi britannique. Et lors du dernier sommet de l'OTAN, IBM a stimulé les collaborations entre les participants - plusieurs milliers de personnes - avec une de ses sessions Jam -  pratiques empruntées à l'univers du jazz et transformées en forums de discussion rassemblant divers interlocuteurs - ouvertes depuis 2007 aux entreprises et aux acteurs publics. Enfin, toujours à titre d'exemple, la ville de Besançon a adopté un outil IBM pour la gestion de son patrimoine.

Court et synthétique, le document de travail d'IBM n'est pas très innovant, beaucoup de ces recettes ont déjà été utilisées dans le secteur privé. Il souligne  simplement le retard de l'État dans bon nombre de domaines. À l'heure de la révolution des services, les investissements publics se font toujours dans des conditions ubuesques (35 pages par exemple pour un appel d'offres sur des serveurs qui seront presque obsolètes au moment de leur livraison).

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