Le groupe Technip est spécialisé dans le management de projets, l'ingénierie et la construction pour l'industrie de l'énergie (pétrole, gaz, éolien) et de la chimie. Ses 40 000 collaborateurs sont répartis dans 48 pays dans des chantiers, des usines, des bases logistiques, des navires, etc. Sa filiale Flexi-France est, elle, spécialisée dans les conduites flexibles pour hydrocarbures à partir d'une usine à Le Trait, à proximité de Rouen. Celle-ci a été pilote sur certains aspects de la refonte du SIRH dans le cadre du programme EuHReka.

Ce programme visait à harmoniser l'ensemble des processus RH à travers le groupe. Il s'agissait de faciliter l'administration et la maintenance des outils mais aussi, du point de vue métier, de faciliter la mobilité des personnels entre entités du groupe. La pochette papier avec le dossier de chaque salarié a ainsi été remplacé par un dossier électronique. L'harmonisation a été amorcée au niveau groupe en 2011 avec l'assistance du cabinet Magellan Consulting. La paye a ainsi été basculée progressivement sur un SaaS unifié, géré par Northgate Arinso, avec quelques applications connexes. A ce jour, le déploiement est réalisé sur la moitié du groupe Technip.

Un plan de communication pour convaincre un tiers des collaborateurs

Parmi les outils connexes, il y a la solution de dématérialisation PeopleDoc de Novapost. Celle-ci est déployée sur 4 entités, 3000 collaborateurs et 41 gestionnaires à ce jour dont Flexi-France qui a été pilote sur cette partie d'EuHReka. Cette solution permet à l'entreprise de générer des bulletins de paye dématérialisés qui vont être stockés dans un coffre-fort électronique. Ensuite, si le salarié n'a pas opté pour le bulletin de salaire électronique, Novapost édite le bulletin papier sans que cela change quoique ce soit pour Flexi-France sur le plan des processus métier. 30% des collaborateurs et 88% des expatriés ont choisi la dématérialisation. Le projet a été mis en oeuvre entre janvier et avril 2014 pour la phase du bulletin de paye.

« Nous avons été contraints de décaler le démarrage à cause de la surcharge des équipes RH » reconnaît Hubert Levasseur, RSI-RH de Flexi-France. Il s'exprimait dans le cadre d'une manifestation organisée pa Novapost et Magellan Consulting. Une autre difficulté a été, en début de projet, un petit décalage entre l'édition des bulletins électroniques et des bulletins papier. Enfin, il a fallu convaincre les collaborateurs d'opter pour le bulletin électronique. Hubert Levasseur se souvient : « Le plan de communication mis en place a permis de passer de 4% à 30% des collaborateurs adeptes du bulletin électronique. »

L'outil sera utilisé avec de nouvelles fonctionnalités en janvier 2015. Il s'agit notamment d'offrir à chaque collaborateur la possibilité de stocker des documents dans le cloud du groupe via un coffre-fort électronique inclus dans PeopleDoc.
L'un des attraits de la solution est son ergonomie très simple (y compris pour les collaborateurs, même sans réelle formation) mais complète. De plus, la recherche de documents, par les administrateurs ou les collaborateurs concernés, est facilitée grave au moteur de recherche intégré.