Afin de gagner en fluidité dans ses flux de gestion, Sodexi, filiale d'Air France-KLM et de Géopost International, a décidé de dématérialiser le traitement de ses factures fournisseurs. Jusqu'à présent, la gestion des approvisionnements, de la demande d'achat jusqu'au paiement, nécessitait en effet certains traitements manuels. Par ailleurs, le système d'achats et la comptabilité ne communiquaient pas, ce qui ralentissait les flux.
Souhaitant moderniser ce processus, l'entreprise a opté pour deux solutions de l'éditeur ELO Digital Office : le système de gestion électronique de documents ELOprofessional et le logiciel de lecture et de reconnaissance automatique de documents ELO DocXtractor. « Nous avons choisi la solution ELOprofessional car elle détient l'ensemble des fonctionnalités et des services que nous attendions, avec une interface intuitive et simple d'utilisation pour être acceptée par le plus grand nombre d'entre nous » explique Noël Picolot, contrôleur de gestion chez Sodexi. L'outil de GED est interfacé avec les systèmes de gestion comptable de Sodexi, Sage FRP1000 et Inside reporting.
Des équipes autonomes
Les solutions ont permis à l'entreprise de moderniser ses processus de gestion de factures et d'apporter de la souplesse dans le pilotage des achats. « La dématérialisation des factures met un point final aux longues recherches fastidieuses et aux pertes de factures au format papier. La gestion des contrats est également simplifiée », se réjouit Noël Picolot. Le système mis en place permet de suivre les documents en fonction de leur statut, une source de gains de temps pour les équipes. Mercuria, partenaire d'ELO, a accompagné Sodexi sur le projet, en développant notamment un plug-in pour faciliter la gestion des cas particuliers. Les acheteurs et la direction financière sont aujourd'hui autonomes sur l'administration quotidienne et le traitement des exceptions.
Après ce premier déploiement concluant, la société réfléchit désormais à étendre l'usage de la solution à d'autres périmètres, comme la gestion des dossiers du personnel ou la dématérialisation de certains processus de gestion des ressources humaines.