La société de gestion de contenu Box a dévoilé cette semaine une série de fonctionnalités et d'intégrations améliorant la collaboration des salariés en toute sécurité. Selon Diego Dugatkin, récemment nommé directeur des produits de Box, cette initiative intervient au moment où les entreprises abandonnent les processus papier et adoptent les actifs numérisés. En conséquence, Box cherche à protéger le contenu numérique, à renforcer la collaboration et à améliorer les flux de travail dans des applications intégrées, a-t-il déclaré. « Tout ce que nous proposons est centré sur le maintien de la conformité et de la gouvernance en matière de sécurité, tout en s'étendant avec cet ensemble de fonctionnalités. Alors que nous commençons à voir certains bureaux rouvrir, nous voyons la nécessité de maintenir ce niveau de collaboration [vu au cours des 18 derniers mois] ».

Les annonces faites lors de la conférence Boxworks 2021 s'inscrivent dans trois domaines principaux : la sécurité, la collaboration et l'intégration des flux de travail et des applications. Raul Castanon, analyste principal en matière de productivité des employés et de la collaboration chez 451 Research S&P Global Market intelligence, a déclaré que les mesures prises par Box sont conformes aux tendances récentes en matière de productivité et de transition vers un lieu de travail hybride. Selon la société de recherche 451 Research, les principaux facteurs d'amélioration de la productivité des employés sont les suivants : trouver des moyens de mieux organiser, planifier et hiérarchiser le travail ; chercher à réduire les types de tâches courantes et répétitives; et être capable de stocker, trouver et partager plus facilement les informations. « Ces facteurs font ressortir la nécessité de flux de travail axés sur la communication et d'intégrations entre les applications de collaboration et de gestion de contenu ; les annonces récentes de Box montrent que c'est la direction qu'elle prend », a déclaré Raul Castanon.

Mises à jour de sécurité

En termes de sécurité, Box a déclaré que les clients utilisant Box Shield devraient constater des taux de détection de logiciels malveillants plus élevés et moins de faux positifs. Selon Diego Dugatkin, cette solution de sécurité analyse déjà plus de 48 milliards de fichiers par an, mais avec les cas signalés de ransomware en hausse de 300 % au cours du premier semestre 2021, Box a décidé de mieux protéger le contenu de ses clients. « Les dernières capacités d'analyse approfondie des logiciels malveillants dans Box Shield combattent ces attaques de ransomware », a-t-il déclaré. « Ce qui rend l'approche de Box différente, c'est qu'elle ajoute une technologie de deep learning dans l'approche traditionnelle de la détection des logiciels malveillants basée sur le hachage ».

Box Shield devrait être capable de reconnaître les caractéristiques malveillantes à l'intérieur du contenu en quasi temps réel. Il étendra également la détection des logiciels malveillants au contenu actif dans Box et analysera le contenu externe auquel accèdent les utilisateurs gérés. Les administrateurs seront également autorisés à passer occasionnellement outre les verdicts de menace pour les contenus à faible risque afin d'éviter de perturber les flux de travail de l'entreprise.

Collaboration et flux de travail

Dans l'optique de la collaboration et du flux des tâches, Box a dévoilé une ultime version de Box Notes pour améliorer la collaboration interne et externe. Elle simplifie l'organisation du contenu et la navigation à l'intérieur d'une note, grâce à des fonctionnalités telles que des boîtes de rappel pour mettre en évidence le contenu, la possibilité d'inclure des tables des matières, des liens d'ancrage et des curseurs en ligne pour suivre les modifications en temps réel. Les blocs de code sont conçus pour simplifier le processus de collaboration technique, avec des fonctionnalités de sécurité et de contrôle telles que des autorisations granulaires et des statistiques d'accès intégrées à Box Content Cloud.

Selon Mr Dugatkin, toutes ces fonctionnalités peuvent être utilisées par toutes les équipes. Les équipes de marketing peuvent créer des plans de projet pour suivre l'avancement des travaux, ou créer des annonces de lancement en collaborant en temps réel avec les équipes internes et les agences partenaires externes ; les équipes de vente peuvent utiliser la plateforme pour développer des scripts et des modèles d'e-mails ; et les équipes de recrutement peuvent recueillir des commentaires sur les entretiens. « Chaque service peut tirer parti de [Box Notes] pour collaborer », a-t-il déclaré.

Une app adaptée à la e-signature

Box prévoit également de lancer une application mobile remaniée, avec un mode de capture actualisé pour les appareils iOS et Android et une technologie de reconnaissance optique des caractères (ROC) qui transforme les documents numérisés en PDF consultables avec une prise en charge multilingue. Ces fonctionnalités s'intègrent à la fonction de signature électronique de Box, Box Sign, annoncée en juillet dernier. La société a déclaré qu'elle était déjà utilisée pour prendre en charge des transactions numériques telles que l'accueil des employés, les contrats de fournisseurs et les bons de commande. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'envoyer des documents pour signature électronique directement depuis Box à n'importe qui, y compris à des personnes sans compte Box, et prend en charge plus de 15 langues.

Les dernières fonctions de sécurité comprennent l'authentification du signataire par SMS, la protection par mot de passe des documents envoyés pour signature et le respect des exigences HIPAA, SOC, ISO et FedRAMP. Les fonctionnalités de Sign dans l'intégration de Box for Salesforce permettent également aux clients de générer et d'envoyer des accords de confidentialité, des contrats et d'autres documents directement depuis Salesforce. La solution devrait être disponible ce mois-ci pour tous les clients aux États-Unis et au Canada sur les plans Business et Enterprise, sans frais supplémentaires. Son déploiement se poursuivra à l'échelle mondiale dans les mois à venir.

Intégrations d'applications

Box propose actuellement des intégrations avec plus de 1 400 applications, dont Salesforce, Okta et Webex. Le travail à distance entraînant un besoin accru de collaboration, l’éditeur déploie des intégrations améliorées avec trois grands noms de la collaboration : Microsoft Teams, Slack et Zoom. Les intégrations avec Office et Teams incluent la possibilité de co-rédiger en temps réel sur les applications de bureau et mobiles d'Office - y compris Microsoft Word, Excel et PowerPoint - avec toutes les modifications automatiquement sauvegardées dans Box, ce qui permet aux utilisateurs de collaborer simultanément sur des documents sur le bureau, le web et les appareils mobiles. Les clients pourront également utiliser Box comme option de stockage par défaut dans Teams, les administrateurs informatiques disposant d'options plus granulaires aux niveaux individuel, collectif et organisationnel. Pour Slack, l’éditeur propose une intégration plus poussée qui permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers directement sur Box via l'interface Slack. Les clients continuent de bénéficier de la sécurité et de la conformité de Box sur le contenu, même lorsque les fichiers sont téléchargés via Slack. L'application Box pour Zoom permet aux clients d'accéder à leur contenu sans avoir à quitter Zoom. Ils peuvent également parcourir, prévisualiser et partager des fichiers Box directement depuis Zoom, que la réunion soit active ou non.

Selon Raul Castanon, les intégrations avec Teams, Slack et Zoom mettent en évidence l'évolution des communications et de la collaboration dans un environnement de travail post-pandémique, où les flux de travail basés sur les communications asynchrones et en temps réel gagnent en pertinence. « Plus qu'une menace pour les fournisseurs de services de communication et de collaboration, ces intégrations représentent une opportunité pour eux de gagner en pertinence en fournissant aux entreprises les moyens de déployer des flux de travail basés sur la communication », a-t-il ajouté. « Avec les améliorations apportées à Sign et Relay, ces fonctionnalités ajoutées positionnent davantage Box comme un hub de contenu intelligent pour l'espace de travail ».