Rattaché au CNRS (Centre National de la Recherche Scientifique), l'Institut de Biologie de Lille (IBL) regroupe trois grandes unités de recherche fondamentale dans les domaines de l'infectiologie, de la génétique du diabète et de l'obésité et de la cancérologie. Le service informatique accompagne les chercheurs et les étudiants travaillant dans les laboratoires, en mettant à leur disposition des solutions adaptées au contexte de recherche scientifique, notamment pour la production de documents.

Jusqu'en 2018, l'IBL utilisait des applications bureautiques classiques, sans réelles fonctions de collaboration. « La production scientifique nécessite beaucoup d'interactions, ce qui se déroulait principalement par mail », relate Jérémy Maton, administrateur systèmes et réseaux au sein de l'IBL. Ce mode de fonctionnement rendait la collaboration peu fluide, sans compter un suivi des versions guère optimal. Même le service IT, qui recourait à des documents partagés pour son usage interne, se heurtait à ces limitations. L'IBL a donc décidé de chercher une solution plus conviviale. Celle-ci devait aussi être interopérable avec les autres suites bureautiques, à la fois pour faciliter les échanges de l'institut avec de nombreux organismes externes et pour éviter aux chercheurs de devoir refaire toute la mise en forme de leurs documents existants. Toutefois, les suites collaboratives uniquement dans le cloud étaient exclues, en raison du caractère sensible des données de recherche. « Il était essentiel pour nous de conserver la maîtrise de nos données », souligne Jérémy Maton.

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