La Mairie d'Amnéville reçoit près de 200 courriers par semaine, parmi lesquels bon nombre de dossiers conséquents : entre 10 et 15 pages. Jusqu'à récemment, l'équipe chargée du traitement de ces courriers, peu outillée, passait la moitié de son temps sur des tâches chronophages, devant notamment photocopier ces documents puis les redistribuer aux différents services concernés. Par ailleurs, la méthode de gestion en place ne permettait pas de répondre aux besoins de suivi souhaités par les utilisateurs, comme l'explique Mireille Kessler, l'une des deux collaboratrices chargées de ce traitement au secrétariat du Maire avec Anne Duval. Dans le même temps, Fabrice Gautier, responsable informatique de la collectivité, rencontrait des aléas techniques liés à l'essor du volume d'information stockée sur les serveurs. Pour pallier les risques de défaillances et de pertes de données associées, celui-ci souhaitait donc faciliter le partage de documents.

Pour répondre à ceux deux problématiques, la mairie a décidé de mettre en oeuvre une solution de dématérialisation de ses courriers et archives. L'équipe a élaboré un cahier des charges afin de sélectionner un logiciel de gestion électronique de documents (GED) capable à la fois de réaliser le traitement, le suivi, l'archivage et le partage sécurisé des documents sous forme numérique. la solution devait également permettre de déployer des workflows d'autorisation pour gérer les droits d'accès aux informations, souvent à caractère confidentiel. « En plus d'automatiser le traitement et le partage de documents, nous nous sommes rendu compte que nous allions pouvoir bénéficier d'une traçabilité complète, de la réception du courrier jusqu'à l'archivage. C'est d'ailleurs devenu un élément clé dans le choix de notre solution », souligne Fabrice Gautier.

Faciliter l'adoption en misant sur une interface intuitive

Après avoir échangé avec plusieurs prestataires, la mairie d'Amnéville a finalement choisi la solution Open Bee, présentée par Konica Minolta. « Une démonstration personnalisée en temps réel nous a permis de confirmer que la plateforme répondait bien à notre besoin initial de gestion du courrier, mais aussi de découvrir la possibilité de partager des fichiers de manière simple au sein de notre administration. Le fait que les fichiers soient centralisés permettait aussi de soulager nos serveurs et d'assurer la sécurité des données », indique le responsable informatique.

Dans chaque service, l'équipe projet a formé un référent utilisateur chargé de la réception du courrier et de sa redistribution auprès des agents concernés. L'interface intuitive de l'outil a facilité son adoption, un aspect important pour Elisabeth Haacké-Rudez, du service institution et communication. « En sachant que nous devrions former une centaine d'utilisateurs à terme, c'était un critère très important de savoir que la solution pourrait permettre une prise en main rapide », insiste celle-ci. L'outil de recherche, en particulier, est apprécié car il permet un accès rapide aux documents. « Aujourd'hui, la digitalisation de nos processus métiers est bien amorcée : les utilisateurs sont satisfaits et ont pris le réflexe de travailler avec le logiciel », conclut Mireille Kessler.

Une consommation de papier diminuée d'un tiers

Pour Mireille Kessler et sa collègue, la mise en place de la solution a permis de faire gagner un temps précieux, en divisant par deux le temps consacré à la gestion du courrier. Aujourd'hui, deux heures en moyenne par jour suffisent : le document est scanné une seule fois à son arrivée et envoyé automatiquement dans leur interface. Il suffit ensuite de choisir les destinataires pour le diffuser par voie électronique en quelques clics. Désormais, toutes deux peuvent se consacrer à des tâches moins fastidieuses et à plus forte valeur ajoutée. La dématérialisation s'est aussi traduite par une économie de papier. « Nous avons énormément réduit le nombre de photocopies ce qui nous a permis de diminuer d'un tiers notre consommation papier », relève Anne Duval.

La solution favorise également la collaboration, le tout dans un environnement sécurisé. Les utilisateurs peuvent aisément transférer des documents à un autre service, y ajouter des commentaires ou un lien. « Là où nous n'avions aucun historique auparavant, nous bénéficions aujourd'hui d'une traçabilité complète du traitement », se réjouit Fabrice Gautier. « À ce jour, tous les agents de la mairie ayant accès à un poste ont une interface avec des accès paramétrés en fonction de leurs permissions. La gestion des droits d'accès est pour nous une fonction essentielle qui permet de garantir la confidentialité de certains documents », ajoute-t-il.