La gestion des notes de frais peut souvent virer au cauchemar et c'est probablement un point de tension récurrent au sein des entreprises. Le groupe Rocher était confronté à cette problématique avec une présence dans 110 pays et 4 000 points de vente. Le propriétaire des marques Yves Rocher, Petit Bateau, Dr Pierre Ricaud,... est donc parti à la recherche d'un outil de gestion des notes de frais.

La direction financière du groupe en coordination étroite avec la direction des achats et le département informatique se sont penchés sur le sujet et ont formulé des préconisations : trouver une solution SaaS ergonomique et intuitive, simplifier le processus de remboursement grâce à l'intégration automatique des dépenses, la prise en compte du caractère international du groupe.

Après une analyse de marché, le choix s'est porté sur la solution Expense de Traveldoo. « Elle répondait en tous points aux impératifs de notre cahier des charges d'opter pour une solution SaaS simple à mettre en oeuvre et rapide à réaliser », explique dans un communiqué, Alain Lefeuvre, responsable de la numérisation des flux financiers au département finance du groupe Rocher.

20% d'économie sur la gestion des notes de frais

La mise en place s'est déroulée rapidement en 3 mois. L'unique intégration nécessaire a été son interfaçage avec le SI comptable du groupe (SAP). A l'issue de ces 3 mois, l'implémentation d'Expense était opérationnelle auprès de 3500 utilisateurs dans 10 entités du groupe en France et en Belgique. En 2017, la solution a été étendue à l'Italie, puis à l'Espagne en 2018. Au final, ce sont plus de 4500 collaborateurs qui utilisent régulièrement la plateforme.

Les retours sont bons, Expense « a rencontré une adhésion totale des utilisateurs qui ont découvert une solution intuitive, facile d'usage et ergonomique avec une fonction de géolocalisation fortement appréciée » rapporte Alain Lefeuvre. En dehors de l'acceptation par les collaborateurs, la plateforme Expense a permis au groupe Rocher de réaliser une économie globale de 20% sur la gestion de ses notes de frais. « Les salariés passent moins de temps sur leurs notes de frais, qu'ils peuvent mettre à profit pour les traiter dans ce que l'on appelle les temps masqués, comme les déplacements en train ou en avion, grâce à l'application mobile » poursuit le responsable.