Etre ou ne pas être en session de visioconférence ? L'assistant Otter de transcription à base d'apprentissage machine Otter.ai, un outil qui peut automatiquement rejoindre des réunions vidéo programmées au nom d'un utilisateur, a étendu sa compatibilité au-delà de Zoom. Il fonctionne désormais en effet avec Microsoft Teams, Google Meet et Cisco Webex. Disponible pour les utilisateurs professionnels d'Otter.ai, l'outil est conçu pour rendre les réunions vidéo plus productives, car les participants peuvent se concentrer sur ce qui est réellement dit plutôt que de prendre des notes. Si les participants sont en retard ou doivent se retirer pendant la diffusion, la transcription générée automatiquement du flux video les empêche ainsi de manquer des informations importantes, a déclaré l'éditeur.
Bien que la plupart des outils de visioconférence aient des capacités de transcription, celles-ci sont généralement limitées à l'hôte, a déclaré Dave Michels, analyste principal chez TalkingPointz. La fonctionnalité inter-applications d'Otter Assistant apporte un avantage aux utilisateurs qui passent régulièrement d'une application vidéo à l'autre - un phénomène courant avec l'augmentation du travail à distance. « Otter résout ces problèmes en étant une seule application, c'est-à-dire une interface utilisateur, une application et un référentiel », a déclaré Dave Michels. Alors que certains employés ont commencé cet été à faire un retour prudent au bureau, il est peu probable que le recours à la visioconférence cesse du jour au lendemain. « Il suffit d'un seul participant à distance pour justifier l'utilisation de services de réunion en ligne », a déclaré Dave Michels dans une interview plus tôt cette année. « C'est exactement la raison pour laquelle nous devons adopter des produits et des services qui rendent les réunions en ligne meilleures et plus efficaces ».
L'assistant Otter facilement supprimable
Le co-fondateur et CEO d'Otter.ai, Sam Liang, a déclaré dans une interview en mai qu'Otter travaille comme un assistant silencieux, rejoignant automatiquement les réunions pour prendre des notes en direct qui peuvent être partagées avec tous les participants. Les assistants Otter apparaissent lors des appels vidéo en tant que participant distinct, en sourdine et sans vidéo de la personne exécutant l'outil, ce qui signifie que tous les participants peuvent voir que la fonctionnalité est en cours d'exécution tout au long de la réunion. « Otter Assistant est en fait visible pour tout le monde. L'hôte de la réunion peut le voir, ce qui assure la transparence. Ce n'est pas comme s'il faisait quelque chose en secret sans le dire à personne », a déclaré Sam Liang. « En outre, il publie également un message dans la boîte de discussion, fournissant un signal supplémentaire qu'Otter prend des notes ».
Sam Liang ajoute que si le contenu d'une réunion est confidentiel - ou si les participants ne veulent pas qu'il soit enregistré - l'hôte peut supprimer l'assistant Otter de la même manière que vous pourriez supprimer tout participant problématique. La question de la vie privée a été une préoccupation récurrente pour de nombreuses plateformes de visioconférence au cours des dernières années. Il a également déclaré que les utilisateurs devraient toujours informer leurs collègues avant une réunion s'ils envisagent d'utiliser Otter Assistant. « Otter encouragerait certainement tout le monde à demander la permission », a-t-il déclaré.
Une aide à l'amélioration de la productivité ?
Bien que l'outil ait été conçu pour rejoindre automatiquement les réunions, Otter Assistant se connecte aux calendriers Microsoft Outlook et Google, permettant aux utilisateurs de parcourir leurs réunions et d'activer et de désactiver l'assistant, en fonction de celles auxquelles ils peuvent assister en personne.
Dans une enquête Otter.ai YouGov auprès de plus de 2 000 télétravailleurs aux États-Unis et au Royaume-Uni, 35 % ont déclaré que les gens ne devraient assister qu'aux parties pertinentes des réunions, tandis que 26 % ont déclaré que les notes de réunion devraient toujours être partagées avec les participants. « Tout simplement, Otter Assistant permet à un utilisateur de Zoom d'être dans plus d'endroits à la fois », a déclaré Michels lorsque la société a déployé la fonctionnalité en mai pour cette solution. « La transcription est disponible immédiatement, il n'y a donc aucune dépendance ni délai associé à l'hôte pour envoyer l'enregistrement ou la transcription. » Il a expliqué que les participants aux réunions sollicitent de plus en plus des transcriptions des réunions et qu'il peut être frustrant d'attendre qu'un hôte les envoie.
Après la réunion, l'application Web d'Otter.ai et les applications mobiles sur iOS et Android proposent un choix de fonctionnalités collaboratives, qui visent toutes à améliorer la communication d'entreprise. Les utilisateurs peuvent mettre en évidence, partager, ajouter des images, rechercher par mot-clé et consulter une transcription après un appel Zoom enregistré. « Otter Assistant démocratise les assistants personnels, et cela devrait éliminer le besoin de demander à un collègue de prendre des notes lorsqu'un conflit empêche quelqu'un d'assister à une réunion », a déclaré Michels.