La Société d'aménagement foncier et d'établissement rural (Safer) de Haute-Normandie, comme toutes les autres Safer de France, a été créée en 1960 pour contribuer à l'aménagement des terres agricoles. Elle peut notamment user d'un droit de préemption sur les terres en vente dans le but de les rétrocéder à un jeune agriculteur et ainsi de garantir le maintien de l'exploitation. Cela implique de traiter et de partager des documents entre un grand nombre de professionnels : notaires (qui doivent envoyer une déclaration d'intention de vendre, environ 4500 par an), géomètres, huissiers, organismes agricoles, représentants des collectivités locales, ministères, vendeurs, acheteurs, agences immobilières, etc.

Traditionnellement, ce traitement et cette collecte étaient réalisés avec des documents papier. Or la Safer Haute-Normandie souhaitait sécuriser sa base documentaire, accélérer le traitement des dossiers, améliorer la qualité de son service et, enfin, réduire sa consommation de papier (notamment de photocopies).

Limiter les déplacements des documents papiers

Pour atteindre ces objectifs, la Safer a décidé de numériser l'ensemble de la chaîne documentaire ainsi que ses archives. Tous les documents papier entrants sont donc désormais numérisés à leur arrivée puis archivés en sûreté et partagés uniquement par voie électronique via une GED classique dans ses fonctionnalités (partage, visualisation, notification des mises à jour..).

Outre l'atteinte des objectifs initiaux, la recherche des documents est aujourd'hui facilitée grâce au moteur de recherche inclus dans l'outil et le confort de travail s'est amélioré, notamment en raison de la fin des navettes de documents papier entre les deux sites de l'entreprise. La Safer a choisi les solutions Docport et eCopy de l'éditeur régional Debucy. Le coût du projet n'a pas été précisé.