DLVA (Durance Lubéron Verdon Agglomération) est une communauté d'agglomération de 67000 habitants et 26 communes sur un territoire de 70 km de diagonale. Constituée au 1er janvier 2013 autour de la ville de Manosque (25 000 habitants), elle comprend 800 agents. « Dès que la création de l'agglomération a été envisagée, nous avons commencé à travailler autour de notre informatique idéale » se souvient Claude Amenc, chargé de mission plans et études stratégiques liées à l'informatique et à l'aménagement numérique du territoire. 
Cette informatique a été, dès l'origine, voulue comme, d'une part mutualisée entre les services propres de l'agglomération et ceux de la Ville de Manosque et, d'autre part totalement ATAWADAC (Anytime, Anywhere, Any devices, Any Content ; en permanence, partout et sur tous les terminaux).
Pour garantir cet ATAWADAC, dès 2012, il a été prévu, au sein des axes stratégiques, d'externaliser en mode cloud la bureautique et la messagerie collaborative. Avec l'application de ce choix, les 550 agents équipés de terminaux informatiques et les élus ont accès à la messagerie collaborative et à la bureautique SaaS sur tous leurs terminaux, y compris en mobilité au sein de l'agglomération ou en déplacement (notamment à Paris pour certains élus). Jean-Christophe Drapri, Chef du Service Système d'Information de DLVA et de la Ville de Manosque précise : « nous sommes en train de réfléchir à la meilleure manière d'équiper en terminaux les 250 agents techniques qui n'entrent pas encore dans le périmètre actuel car nous sommes conscients que tout est de plus en plus numérique ».

Aucune offre de fournisseurs français

L'appel d'offres pour le choix d'une solution a reçu quatre réponses : deux avec Google Apps et deux avec Microsoft Office 365. C'est finalement l'offre de l'intégrateur GoWizYou basée sur Google Apps qui a été retenue car jugée comme économiquement plus avantageuse. « Nous demandions beaucoup de fonctionnalités et des sociétés ont pris contact avec nous avec d'autres services mais n'ont finalement pas répondu à l'appel d'offres » regrette Claude Amenc.
De fait il n'existe toujours pas d'offre en France ou à base open-source similaire à celles des deux géants américains du point de vue de la couverture fonctionnelle. Il reste que les deux offres sont proposées par des acteurs américains. Jean-Christophe Drapri précise : « nous bénéficions évidemment d'un contrat B2B avec un caractère privé des données garanti par contrat. Le Conseil Général du Var a d'ailleurs fait pour son propre compte un audit juridique qui a conclu à la possibilité de recourir à Google Apps pour une collectivité locale. »

Un SaaS externalisé très apprécié des collaborateurs

Google Apps est utilisé aussi bien pour sa messagerie, son agenda et sa gestion des contacts que pour sa bureautique collaborative, notamment la capacité à travailler de concert sur un même document tout en discutant via la vidéoconférence Hangout. « C'est nettement plus facile pour travailler ensemble sur un fichier tout en se voyant, même à 70 kilomètres de distance, et c'est très apprécié des utilisateurs pour qui le territoire devient moins étendu » souligne Claude Amenc.
Cette bureautique collaborative a donc permis de considérablement diminuer les déplacements et facilite grandement la circulation de l'information directement en mode numérique. Contrairement à ce qui est parfois constaté, la migration s'est ici déroulée dans la bonne humeur et l'enthousiasme. Les utilisateurs étaient également contents de retrouver une ergonomie qu'ils connaissaient souvent pour avoir utilisé à domicile des produits similaires.
De plus, il s'agissait d'unifier les pratiques alors que certains Agents utilisaient OpenOffice et d'autres Microsoft Office. L'usage de Google Apps a réconcilié tout le monde en acceptant de récupérer les fichiers dans les formats natifs des deux suites.

Une migration associée à une gestion du changement

L'intégrateur GoWizYou a de fait mené la migration et l'intégration des anciens systèmes dans la nouvelle architecture. Il a également réalisé les formations aux utilisateurs pilotes qui, à leur tour, ont porté la bonne parole dans leurs services respectifs. Enfin, une vingtaine de séances de sensibilisation et d'accompagnement ont été réalisées par l'équipe informatique, avec une vingtaine de participants à chaque fois, pour présenter la stratégie et les fonctionnalités à l'ensemble des personnels concernés. L'ensemble a duré trois mois et s'est achevé fin décembre 2013.
D'autres outils ont été déployés simultanément à la migration sur Google Apps. Par exemple, c'est le cas de la gestion des délibérations, disponible pour les élus via des Tablettes ou des ChromeBook, avec A.I.R.S. Délib de Digitech. Les applications métiers ont été installées sur une paire répliquée d'ensembles de serveurs et rendues, là aussi, accessibles de partout.
Le coût initial global du projet a été de l'ordre de 30 000 euros et le coût récurrent de 20 000 euros/an. La rentabilité du projet est pour beaucoup liée à la disparition de nombreux déplacements et l'accroissement de la performance des utilisateurs. Les économies directes sur la bureautique ont elles été compensées par l'acquisition d'autres nouveaux outils, notamment métier.