Pour Jo Abernathy, DSI de Blue Cross Blue Shield of North Carolina (BCBSNC), une assurance santé américaine, il était temps de se débarrasser des vieillissantes bases de données IBM DB2 fonctionnant sous AIX. « Nous avons décidé de donner la priorité à l'élimination de certaines technologies omniprésentes devenues trop coûteuses par rapport à des produits comparables, et pour lesquelles le support était insuffisant », explique la responsable. La licence de DB2 était coûteuse. La gestion des identités et des accès y posait des problèmes, et le support pour AIX impliquait de réunir un ensemble de compétences spécialisées devenues peu courantes. Plus important encore, BCBSNC souhaitait bénéficier d'une assistance de bon niveau. « Nous devions faire quelque chose de différent ».

La clé pour décider de la durée de conservation d'une technologie consiste à déterminer où vous obtenez le meilleur retour sur investissement, et bien que l'abandon de DB2 puisse sembler une évidence, le processus de décision n'a rien de facile. « Ce n'est pas comme si vous pouviez entrer tous les facteurs dans une machine et qu'elle allait vous donner les réponses », dit la DSI. « Chaque situation est très spécifique. »

Impossible immobilisme

Linda Ivy-Rosser, vice-présidente et directrice de recherche chez Forrester, connaît bien ce genre de dilemme. « La plupart des DSI gèrent les coûts en maintenant le coeur de leur système en l'état, en essayant de s'accrocher et de rester dans le cadre du mantra "si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas" », résume l'analyste. « Mais même si vous décidez de conserver les systèmes existants, cela ne veut pas dire que vous n'avez rien à faire. Pour porter la croissance de l'activité, un certain niveau de modernisation est nécessaire, et vous devez toujours rembourser la dette technique. »

Réduire la dette technique était précisément l'objectif du DSI de l'Université de Californie Riverside, Matthew Gunkel, lorsque son équipe a décidé de migrer le système ERP vers Oracle Fusion Cloud Financials. « Nous avions 90 applications personnalisées au service de notre organisation financière », explique-t-il. Des applications qui avaient été construites à l'origine en utilisant PL/SQL et Grails Framework. « Nous avons passé beaucoup de temps sur le support de ces applications basées sur un code Legacy. Elles dataient de plusieurs dizaines d'années, étaient mal documentées et ne suivaient pas les paradigmes modernes de codage et de développement ». Trouver des développeurs prêts à travailler sur le système devenait ardu, et lorsqu'un nouveau collaborateur arrivait, il fallait six mois pour assurer sa montée en compétences. « Nous n'avions ni assez de personnel, ni assez de temps », résume Matthew Gunkel. Aujourd'hui, dans le cadre de la migration vers Oracle Fusion Cloud, son équipe a réduit le nombre d'applications prises en charge à seulement 30.

Une partie du processus de révision du code a consisté à amener les développeurs à réfléchir à la manière dont ils travaillaient sur les anciens systèmes de l'université et à la manière dont ils pourraient travailler différemment avec le nouveau. Par exemple, l'équipe a d'abord estimé qu'il lui faudrait un mois pour réécrire une application. Mais, après avoir soigneusement examiné le code et rationalisé l'application, elle a fini par le faire en une semaine. « Ils ont pu éliminer un middleware qui ajoutait à la complexité », détaille Matthew Gunkel.

Etudier les opportunités... sans se précipiter

Selon Linda Ivy-Rosser (Forrester), la pénurie de compétences capables de prendre en charge les systèmes patrimoniaux essentiels à l'entreprise peut bloquer la croissance de l'organisation et constitue une bonne raison d'envisager le retrait des technologies vieillissantes. « C'est ce que nous constatons souvent chez nos clients des secteurs de la banque, de l'assurance et de l'actuariat ». Si la migration n'est pas possible, une autre option consiste à travailler avec un prestataire de services capable de fournir un grand nombre de compétences sur les technologies Legacy considérées.

Pour l'analyste de Forrester, toutes les possibilités de remboursement de la dette permettant d'obtenir de meilleurs rendements - reconfiguration, décision d'investissement stratégique... - méritent d'être étudiées. Toutefois, Matthew Gunkel estime que d'autres systèmes Legacy ne valent pas la peine d'être mis à jour. Par exemple, les chercheurs ont construit des modèles climatiques de pointe en Fortran. « Les reconstruire serait peu rentable, et vous courez le risque de provoquer un changement qui modifie le modèle ou détruit la confiance qu'on lui accorde », explique-t-il. Dans de tels cas, ajoute-t-il, mieux vaut s'accrocher à l'existant.


Matthew Gunkel, DSI de l'Université de Californie Riverside : « Il faut constamment analyser et comprendre où et comment le paysage concurrentiel évolue ». (Photo : D.R.)

Même si vous disposez d'une analyse de rentabilité en faveur du remplacement d'un système Legacy, débrancher une technologie de vos systèmes peut créer des effets de bord si vous ne l'avez pas dès le départ, explique le DSI de l'université. « Vous devez comprendre la stratégie de sortie dès le début », ajoute-t-il, en particulier dans le cas d'un engagement SaaS. Jo Abernathy est du même avis. Idéalement, l'accord de séparation et l'aide à la transition doivent être négociés dès le départ, dit-elle.

Contrats, technologies... : un état des lieux annuel

Notons d'ailleurs que le passage au Software as-a-service n'élimine pas toute forme de dette technique. Des révisions régulières, afin d'évaluer les conséquences tout changement dans les termes et conditions des contrats, restent indispensables. Par exemple, lorsqu'un contrat de stockage avec Box est passé d'un stockage illimité à un montant plafonné, l'échelle et le coût proposés n'avaient plus de sens par rapport à ce qu'offrait la concurrence, illustre Matthew Gunkel. « Il faut constamment analyser et comprendre où et comment le paysage concurrentiel évolue. »

L'université s'oriente désormais vers un examen annuel de tous ses systèmes et logiciels informatiques. « Il s'agit de voir comment nous pouvons faire en sorte que tout fonctionne ensemble plus efficacement, et d'identifier les endroits où nous pouvons tirer parti des systèmes devenus des commodités », explique le DSI. Et Linda Ivy-Rosser d'ajouter : « lorsque vous réexaminez vos capacités technologiques, réfléchissez à la manière dont elles correspondent aux résultats stratégiques souhaités et à la valeur qu'elles apportent, et vérifiez si ces technologies sont compatibles ou non avec les capacités modernes. »

Eloge de la simplicité

Même lorsqu'une technologie doit être remplacée, il peut être difficile de convaincre les métiers. Selon Jo Abernathy, il existe une tension entre la mise au rebut des anciens actifs IT et l'arrivée de nouvelles applications apportant une valeur additionnelle. « Les chefs d'entreprise ou directions métiers sous-estiment souvent la complexité à laquelle sont confrontés les responsables de la technologie », ajoute la DSI. « C'est plus difficile qu'ils ne le pensent, et il est difficile de faire comprendre cette complexité sans donner l'impression d'exagérer ou de se plaindre. C'est pourquoi nous nous efforçons de rester simples ».

Lorsqu'elle examine les produits et services en place, la DSI de l'assurance santé se demande si une technologie répond toujours aux exigences de simplicité des différentes zones géographiques, plates-formes, applications et équipements. « La recherche de la simplicité est d'une importance capitale car elle augmente la qualité, la stabilité, la valeur, l'agilité, l'engagement des compétences ainsi que la sécurité », explique la DSI. Pour qui d'autres signaux d'alerte doivent également pousser l'IT à se poser la question du remplacement d'une technologie : les solutions ponctuelles, les solutions en doublon ou les technologies devenant très difficiles à utiliser en raison de modèles de tarification déraisonnables, un support inadéquat ou de l'instabilité.


Jo Abernathy, DSI de Blue Cross Blue Shield of North Carolina (BCBSNC) : « Il faut prendre en compte le facteur simplicité, ce qui impose quelques compromis. » (Photo : D.R.)

D'une certaine manière, le passage à des applications basées sur le SaaS simplifie le processus de révision, car les décisions relatives à la mise à jour et au remaniement sont prises par le fournisseur, explique Linda Ivy-Rosser. Mais si les décisions relatives aux changements technologiques relèvent du fournisseur, si vous vous modernisez dans un monde hybride, vous devez vous assurer que vos données sont prêtes à être transférées et que les changements ne posent pas de problèmes en matière de protection de la vie privée. Autrement dit, dans le cas du SaaS, l'examen doit porter sur les questions relatives à la propriété et au contrôle. « Et comme de nouveaux services sont lancés à un rythme accéléré, vous devez vous assurer, si vous êtes dans un monde hybride, que vos opérations, votre architecture et votre infrastructure sont optimisées pour tirer parti de ces nouvelles fonctionnalités », ajoute l'analyste.

Maximiser l'emploi d'une plateforme au risque de l'enfermement ?

Un autre défi pour Jo Abernathy consiste à trouver le bon équilibre entre l'optimisation d'une technologie existante et le risque de dépendance à un seul fournisseur. Par exemple, BCBSNC utilise Salesforce, que la DSI décrit comme une plate-forme low-code qui permet de lancer rapidement et facilement des applications d'entreprise. « D'un côté, nous devons en tirer le meilleur parti. De l'autre, nous nous retrouvons dans une situation de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur. Et, pour certains besoins, il pourrait y avoir une solution ponctuelle moins coûteuse, par exemple chez AWS. Salesforce nous coûte alors plus cher, mais nous avons tout sur une seule plateforme. La question est de savoir qui sera le meilleur partenaire. Et puis il faut prendre en compte le facteur simplicité. Il y a toujours des compromis à faire. »

Jo Abernathy a également élaboré un budget annuel pour les mises à jour et les décommissionnements. « Nous avons mis en place un système de gestion du cycle de vie des technologies, un budget annuel que nous utilisons pour assurer le bon fonctionnement, la sécurité et la rentabilité de nos systèmes », explique-t-elle. Selon la DSI, une stratégie payante consiste à faire coïncider les principales mises à jour et décommissionnements avec le cycle économique de l'organisation, à chaque fois que c'est possible. « Lorsque les entreprises connaissent une bonne année, c'est le bon moment pour pousser l'idée qu'il faut injecter de l'argent dans la migration de ce système Legacy », dit-elle. « Mais il faut toujours que les dépenses opérationnelles soient moindres une fois la migration réalisée et que le retour sur investissement soit au rendez-vous ».


José Rodríguez, DSI de Consentino : « Le critère central de nos décisions est toujours l'alignement sur la stratégie de l'entreprise ». (Photo : D.R.)

Car même si elles ne donnent pas satisfaction, certaines technologies peuvent ne pas valoir la peine d'être remplacées tout de suite. « Si le retour sur investissement attendu pour le remplacement d'une technologie n'est pas convaincant, en particulier si nous savons qu'elle a une durée de vie limitée, nous pouvons la laisser en place », explique Jo Abernathy. Même la notification de fin de vie d'une technologie par un fournisseur ne suffit pas toujours à la faire plier. Dans certains cas, BCBSNC a négocié un support de type réparation/mises à jour de sécurité en mode best effort , a eu recours à une tierce maintenance, voire s'est affranchi de tout support pendant un certain temps.

Les 8 critères de Consentino

Parfois, les nouvelles fonctionnalités d'une mise à niveau majeure d'une technologie constituent une forte incitation à la migration, ce qui est l'une des raisons pour lesquelles le fabricant de matériaux pour le bâtiment et l'architecture Cosentino est en train de passer à SAP S/4HANA. « Dans la plupart des cas, nous prenons des décisions basées sur des critères stratégiques afin de déterminer le bon moment pour effectuer un changement », explique le DSI du groupe, José Rodríguez. « Ces critères peuvent être liés à la stratégie de l'entreprise, aux avancées technologiques, à l'expérience des utilisateurs ou à des facteurs économiques. La prochaine migration vers SAP S/4HANA répond à plusieurs de ces facteurs. »

Cosentino revoit sa feuille de route tous les six mois. « Le critère central de nos décisions est toujours l'alignement sur la stratégie de l'entreprise », précise le DSI. Et alors que de nombreux systèmes sont mis à niveau régulièrement, l'infrastructure IT des usines est remplacée tous les 36 mois. Un rythme très élevé dans l'industrie. « Nous gérons des lignes de fabrication qui fonctionnent 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Nous ne pouvons pas tolérer une seule minute de temps d'arrêt. Avec des équipements plus récents, la probabilité de défaillance est moindre », observe le DSI.

José Rodríguez utilise huit critères clés pour évaluer le matériel, les logiciels et les services informatiques existants :
1. Répondent-ils aux besoins de l'ensemble du groupe, plutôt qu'à ceux d'une partie spécifique de l'entreprise ou d'une marque particulière ? « Nous donnons la priorité aux solutions globales plutôt qu'aux solutions spécifiques destinées à des marchés particuliers », précise-t-il.
2. Préservent-ils le savoir-faire de l'entreprise, tel que les processus métiers clés ?
3. Suivent-ils les tendances du marché ?
4. Répondent-ils aux normes les plus récentes ?
5. Sont-ils aussi rapides et agiles que les produits ou services concurrents ? (La rapidité et l'agilité sont parfois plus importantes que d'autres facteurs).
6. S'il s'agit de couvrir une fonction standard de l'entreprise, s'agit-il d'une application standard du marché ?
7. Soutiennent-ils la stratégie de l'entreprise ?
8. S'inscrivent-ils dans la stratégie "cloud-first" de l'entreprise ?

« Pour moi, le critère le plus important est l'alignement sur l'entreprise, ajoute le DSI. Cela signifie un alignement avec notre stratégie, notre marché, nos coûts et notre technologie ».

Chasser les chevauchements de technologies

Chez le fabricant d'électroménager BSH Home Appliance (Bosch, Siemens...), Berke Menekli, vice-président des services de la plateforme numérique, adopte une approche analytique pour les évaluations régulières des technologies Legacy. « Nous enregistrons les fonctionnalités métiers de chaque outil dans notre plateforme d'architecture d'entreprise afin de pouvoir exécuter un processus d'optimisation du portefeuille ». Objectif : détecter tout chevauchement de capacités, explique-t-il. « Toute organisation de notre taille possède 1 000 à 2 000 applications dûment répertoriées », ajoute-t-il, de sorte que l'analyse des capacités devient un facteur clé lorsqu'il faut décider de mettre à la retraite ou de remplacer une technologie.

Ces évaluations prennent également en compte l'alignement sur la stratégie actuelle de l'entreprise et la place du produit ou du service dans le cycle de rafraîchissement technologique. Sans oublier d'examiner un certain nombre d'autres facteurs, comme la question de savoir si le produit est en fin de vie, si l'actif est entièrement amorti et si la valeur de l'investissement a été pleinement exploitée. Tout est programmé : les ordinateurs portables et les équipements des datacenters sont remplacés tous les quatre ans, les smartphones tous les trois ou quatre ans et les dispositifs de collecte de données en usine tous les sept ans.


Berke Menekli, vice-président des services de la plateforme numérique de BSH Home Appliance : « Auparavant, nous nous concentrions sur l'optimisation des coûts annuels. Aujourd'hui, nous nous concentrons sur l'objectif final : la réduction de nos coûts globaux. » (Photo : D.R.)

Au cours du processus d'examen des logiciels, qui a lieu tous les deux ou trois ans, Berke Menekli se penche sur les contrats de licence, les coûts de remplacement et les coûts permanents et récurrents. « Nous consultons également les études d'IDC et de Gartner pour comprendre les capacités et les coûts des solutions alternatives », précise-t-il. « Il n'y a pas de calendrier standard pour le remplacement, sauf pour les annonces de fin de vie d'une technologie ».

La stratégie de Berke Menekli pour maximiser la valeur des investissements informatiques a changé ces dernières années. « Auparavant, nous nous concentrions sur l'optimisation des coûts annuels. Aujourd'hui, nous nous concentrons sur l'objectif final : la réduction de nos coûts globaux. » Dans certains cas, cela signifie qu'il faut accélérer les mises en oeuvre pour que l'entreprise puisse d'anciennes technologies afin de réduire ses coûts. Mais il s'agit avant tout d'une question financière, et non de l'introduction de la technologie la plus récente et la plus performante. « S'il est possible de conserver la technologie en place quelques années de plus, nous le faisons ». C'est peut-être le cas des Macbooks et des Chromebooks, qui, selon Berke Menekli, ont tendance à avoir une durée de vie plus longue que les ordinateurs portables sous Windows. « Nous cherchons à savoir s'il est rentable de les conserver pendant sept ans. ».

Le facteur décisif

Selon José Rodríguez (Cosentino), le facteur le plus important à prendre en compte pour décider de remplacer ou non une technologie consiste à savoir si elle est toujours en phase avec la stratégie de l'entreprise. Il faut ensuite examiner l'évolution du marché, les coûts et l'avancée de la technologie.

Chaque organisation devrait examiner les technologies Legacy au cours de cycles annuels de planification et de budgétisation, explique pour sa part Linda Ivy-Rosser. Une pratique déjà courante. « Mais à chaque fois que vous devez justifier une dépense d'investissement ou ajuster un budget d'exploitation, vous devez procéder à un nouvel examen... et faire en sorte que les discussions sur la dette technique fassent partie intégrante du processus de prise de décision », ajoute l'analyste. Pour Berke Menekli, l'élimination de la dette technique ne doit pas être la seule préoccupation. Il faut également prendre en compte les aspects financiers et déterminer si une mise à jour technique est justifiée.

Soyez prudent avant de miser sur une technologie de remplacement et de réaliser que l'herbe n'y est pas toujours plus verte, conseille de son côté Matthew Gunkel de l'Université de Californie Riverside. « Toutes les plateformes ont leurs problèmes, il faut donc être très attentif à la nature de ces problèmes, en déterminant ceux que votre équipe peut résoudre ou placer sous contrôle via ses compétences. » Si la technologie dont vous disposez permet de résoudre les faiblesses de votre organisation, il peut être préférable de la conserver.

Lorsque le moment est venu de changer de technologie, si vous avez bien préparé l'opération au préalable et conclu un accord de séparation, vous aurez plus de facilité à le faire, explique pour sa part Jo Abernathy (BCBSNC). Prévoyez également un plan de repli si la nouvelle technologie ne répond pas aux attentes. « Décidez dès le départ de la durée de l'investissement si la valeur ajoutée tarde à se manifester », tranche la DSI.