Frontalière de la Belgique et de la Meuse, la communauté de communes des Portes du Luxembourg (CCPL), située dans le département des Ardennes, regroupe 50 communes et 20 500 habitants sur un territoire d'environ 500 km2. La collectivité assure de nombreux services, dont la collecte des déchets, le développement économique et touristique, la mobilité, la politique du logement et du cadre de vie, l'accompagnement des familles, la politique de santé publique ou encore la gestion des équipements culturels et sportifs.

En 2021, la CCPL lance un programme en vue de dématérialiser l'ensemble de ses démarches administratives. Au cours d'un appel d'offres, la collectivité étudie différentes solutions, dont celles d'acteurs locaux. Lola Gaudefroy, secrétaire générale de la CCPL, est arrivée à ce moment-là pour porter en priorité ce projet, resté en souffrance par manque de ressources. « Nous souhaitions trouver l'outil adéquat et 'sur-mesure' capable de s'adapter à notre organisation et à nos processus », explique-t-elle. À l'issue de l'appel d'offres, la collectivité retient finalement la solution E-Gov de gestion de la relation aux usagers, de l'éditeur Efalia, à la fois pour son adéquation avec les besoins du secteur public et pour son évolutivité. La plateforme permet notamment de centraliser la gestion des courriers entrants adressés aux différents services, et elle comporte également un portail destiné aux usagers.

Des gains de temps pour les agents

Dans un premier temps, la CCPL a déployé l'outil pour gérer la relation avec les partenaires de la collectivité. À ce jour, 6 283 fiches partenaires ont ainsi été intégrées dans la solution. Une interface a également été créée pour relier la boîte mail de l'accueil de la CCPL à la solution E-gov, ce qui permet de réintégrer automatiquement l'ensemble des courriers entrants. Les agents peuvent ensuite renseigner les informations manquantes dans les formulaires avant de les attribuer pour traitement dans la bonne bannette courrier. Dans le cas d'un courrier papier, le document est numérisé et suit exactement le même circuit de traitement. Le portail est quant à lui en cours de déploiement. Il va notamment servir à gérer différentes démarches en ligne : formulaires d'urbanisme Cerfa, primes à la mobilité et différentes aides destinées aux agriculteurs, entreprises et associations.

« La solution nous a permis de faire gagner du temps à nos différents agents et représente également une économie significative pour l'organisation. Par ailleurs, elle permet d'améliorer et de simplifier le traitement et le suivi des dossiers pour un meilleur service à nos usagers, le tout dans un environnement fiable et sécurisé favorisant la conformité et la collaboration », apprécie Lola Gaudefroy. Par la suite, la CCPL a prévu d'étendre le portail à l'ensemble des publics concernés, soit ses administrés (hors démarches d'état civil), les 50 communes, les entreprises locales et les autres partenaires. La collectivité souhaite également déployer une gestion électronique de documents globale pour l'ensemble de ces publics.