Les entreprises plutôt satisfaites de leur ERP, selon un rapport de Panorama

Entre janvier et décembre 2011, le cabinet de conseil américain Panorama Consulting Solutions a recueilli les témoignages de 246 entreprises ayant mené un projet d'ERP dans 64 pays (un peu moins d'un tiers des répondants se situaient en Amérique du Nord*). De façon classique, ce sont principalement des modules de comptabilité/finances, de gestion des ventes/commandes/stocks et de paie/RH qui ont été installés. S'y ajoutent des modules de CRM, de gestion d'entrepôt, de production et de planification avancée.

Si la majorité des entreprises ayant répondu à l'enquête (81%) s'est déclarée globalement satisfaite de la solution ERP choisie, le niveau de satisfaction se réduit dès lors que les questions se précisent. « Les entreprises se font à elles-mêmes un grand tort si elles croient que la sélection du logiciel est la partie la plus difficile et que toutes les capacités du produit pourront être exploitées rapidement dès lors qu'elles ont effectué le bon choix », rappelle Panorama Software. « Le fait est que la plupart des ERP sont solidement conçus et personnalisables et qu'ils peuvent être ajustés pour s'adapter à la plupart des activités. C'est au moment de la mise en oeuvre que les taux de satisfaction commencent à baisser ». Près de 60% des répondants se disent satisfaits (ou très satisfaits) de la mise en oeuvre du fournisseur, ainsi que des fonctionnalités et de la facilité d'utilisation. En revanche, ils ne sont que 40% à le dire pour la documentation fournie par le vendeur et pas davantage à être satisfaits de la flexibilité avec laquelle les changements peuvent s'effectuer dans le logiciel.

Une gestion du changement toujours difficile

Plus de 40% des répondants ont indiqué qu'ils avaient dû modifier leurs processus métiers pour s'adapter aux fonctionnalités de l'ERP, contre 27% ayant personnalisé l'ERP pour qu'il se conforme à leurs processus. Panorama montre que, lorsque certains processus métiers constituent un facteur différentiant pour l'entreprise, c'est le logiciel qu'il faut pouvoir adapter pour protéger cet avantage compétitif.

Le rapport du cabinet montre également que la gestion du changement reste un point délicat. Selon les réponses collectées, 63% des entreprises ont rencontré des difficultés dans ce domaine, jugeant cette étape difficile (48%), voire très difficile (15%). Panorama rappelle que ces questions doivent être soulevées très tôt dans le déroulement du projet pour limiter les dépassements de coût et de délais et prévenir les échecs de mise en oeuvre. Le cabinet souligne la nécessité de mettre à plat les processus métiers et d'identifier les domaines qui vont être modifiés afin d'éliminer les imprévus. Ce « blueprint » aide les entreprises à déterminer quels sont les rôles qui seront modifiés et à quel moment communiquer auprès des salariés concernés.

Le sponsoring des dirigeants reste primordial

Le soutien de la direction au projet reste primordial. Selon Panorama, 29% des répondants à l'enquête menée ont indiqué qu'ils n'avaient pas bénéficié de l'engagement de cadres dirigeants. Une situation qui augmente sensiblement les risques d'échec. A l'inverse, un fort sponsoring de la direction, une modélisation adaptée (blueprint) et un plan de formation ciblé des utilisateurs contribuera  à minimiser les difficultés pendant la mise en oeuvre. Pour cette dernière, 34% des entreprises disent avoir choisi un « big bang » (la mise en production de l'ERP se fait d'un seul coup à l'échelle de l'entreprise ou de plusieurs départements), tandis que 24% ont choisi une approche par modules, 13% par zones géographiques et 10% par départements de l'entreprise. Les 20% restants ont misé sur une approche hybride.
[[page]]
Le rapport de Panorama indique par ailleurs que 57% des entreprises ont supprimé totalement l'accès à l'ancien système de gestion après la bascule tandis que 43% ont maintenu un accès parallèle après la mise en production. Le cabinet fait remarquer que la seconde solution peut créer des problèmes de résistance au changement.

La mise en place d'un ERP est un projet coûteux. Il est donc important d'en comprendre les bénéfices financiers et les délais dans lesquels ils seront obtenus. Si les gains potentiels n'ont pas été identifiés, il sera difficile de mesurer l'impact financier global. Panorama Consulting souligne l'intérêt d'établir un retour sur investissement. Les deux bénéfices le plus souvent cités par les répondants avec la mise en place de l'ERP concernent la disponibilité de l'information (75%) et l'interaction améliorée à travers l'entreprise (60%). Ils évoquent aussi une meilleure interaction avec les clients (35%) et les fournisseurs (23%), une réduction des dépenses opérationnelles (35%) et des coûts de la IT (31%). Dans l'ensemble, 50% des entreprises sondées disent avoir réalisé plus de la moitié des bénéfices prévus et 44% moins de la moitié (dont 17% en ayant réalisé moins de 30%).

Un budget respecté pour 33% des répondants

Le budget a été respecté pour 33% des répondants et dépassé pour 56% (de plus de 50% pour 6% d'entre eux), généralement en raison de l'extension du périmètre initial du projet. C'est une amélioration par rapport à l'enquête « 2011 ERP Report » faisant apparaître un dépassement pour 74% des projets en 2010, note le cabinet de consultants. En 2011, 10% des répondants disent par ailleurs n'avoir pas atteint le budget planifié. En général, les dépassements tournent autour de 2 millions de dollars pour des projets atteignant en moyenne 10,5 millions de dollars. Un investissement recouvré par 70% des répondants, en un à cinq ans, ou au-delà selon les cas. En revanche, près de 30% disant n'avoir pas récupéré les coûts du projet ERP. Une situation liée à l'analyse de rentabilité, estime Panorama. Ces entreprises ne sont pas en mesure d'identifier où et quand elles vont récupérer leur investissement si elles n'ont pas identifié les gains de productivité dès le départ. Cela peut aussi être la conséquence d'attentes irréalistes compte tenu des délais et du budget impartis.

Côté délais, justement, 38% des répondants déclarent avoir été dans les temps et 8% plus rapides que prévus. Les autres ont dépassé leurs prévisions de délais de 25% à plus de 50%.

Pour plus de la moitié des entreprises, les ERP ont été installés sur site (on-premise). Pour 21% il s'est agi d'infogérance traditionnelle. Mais 16% ont tout de même misé sur une solution en SaaS (software as a service). Près de 40% des répondants ont ajouté à l'entreprise des développements réalisés par des tierces-parties (éditeurs indépendants, VAR...). Enfin, pour 21% des entreprises, l'ERP a été fortement personnalisé. Mais pour la majorité (70%), il l'a été assez peu et pas du tout pour 11%.

(*) Les entreprises ayant répondu à Panorama évoluent dans surtout dans l'industrie, les services, le BTP, les transports, la communication, le commerce de gros, la finance, l'assurance et le secteur immobilier.