L'USF, l'association des Utilisateurs de SAP Francophones, a créé en février 2016 un groupe de travail « Audit de Licences » pour aider les entreprises face aux audits agressifs réalisés par l'éditeur. Fin 2016, ce groupe de travail publiera un livre blanc dont les grandes idées seront présentées en avant première à la Convention USF les 12 et 13 octobre 2016 à Nancy. D'ores et déjà, ce groupe de travail délivre trois bonnes pratiques à appliquer dans tous les cas pour se protéger des abus d'un éditeur.

Conseil n°1 : En amont de l'audit, définir contractuellement, et très clairement, les clauses d'audit, notamment sur la fréquence, le processus de déroulement, les métriques mesurables et le mode d'application des remises contractuelles en cas d'achat complémentaire de licences.

Conseil n°2 : Pendant l'audit, ne pas fournir d'information ou de document non indispensable ou dont on ne connaît pas exactement le contenu, comme par exemple, les cartographies applicatives ou des flux de l'entreprise, ou le fichier créé à partir de la fonction audit du logiciel lorsque l'utilisateur n'en maîtrise pas le contenu.

Conseil n°3 : En aval de l'audit, demander formellement à SAP un document de clôture de l'audit, et ne pas accepter le démarrage d'un nouvel audit sans avoir clôturé le précédent.