Nouvel accord sur le télétravail, nouvelle organisation : à très brève échéance, beaucoup de bureaux vont changer, les formats mixtes vont se développer. Comment les entreprises se préparent-elles au retour de leur collaborateurs et repensent-elles leur organisation autour du travail hybride ? Ce qui est sûr c’est que durant ces mois de confinement, beaucoup se sont plaints d’un manque de fluidité dans leurs visioconférences, blâmant les connexions déficientes ou les logiciels sans forcément penser à la configuration sonore. Car le secret d’une interaction réussie n’est pas toujours là où on l’attend.

Repenser la configuration des salles de réunion : un casse-tête pour les DSI

En France, certaines entreprises ont pris les devants pour présenter leur nouvelle politique de travail en vigueur post-confinement : les employés devront passer a minima un jour par semaine au bureau. Quand ils se rendront sur leur lieu de travail, ce sera non plus dans le seul but de lire leurs mails ou d’exécuter leurs missions, mais bien pour se réunir et réseauter. Le ratio des locaux sera en faveur des salles de réunion au détriment des bureaux individuels. Mais sur l’ensemble des collaborateurs, comment savoir combien resteront en télétravail et combien seront en présentiel ? Est-ce que tout le monde sera au bureau le même jour ? Ceux qui travaillent à domicile pourront-ils socialiser à distance avec leur collègues présents sur site ?

La perspective d’un déconfinement soulève mille questions. Rien ne laissait présager d’une telle situation. Et le sujet dépasse la simple question de révision des plans d’occupation des sols. Il ne s’agit pas tant d’investir massivement dans des équipements de salle de réunion que de s’interroger sur la vocation même de l’espace de travail et la redéfinition des modes collaboratifs, pour ne pas voir se généraliser les réunions frustrantes, qui, en plus d’être désagréables pour les utilisateurs, risqueront d’aboutir à des décisions faussées en accordant la parole à certains plus qu’à d’autres.

Avec la généralisation du travail à distance, les entreprises s’orientent vers un format mixte télétravail/présentiel. Ce modèle est problématique car il pose de réels enjeux en termes de prise de parole et d’intelligence collective. En télétravail, vous devez vous mettre sur mute pour éviter les bruits parasites, pendant que vos collègues en salle de réunion échangent, interagissent, plaisantent, débattent… Autant d’émotions qui ont besoin d’être décodées, autant de messages qui ont besoin de passer sans être déformés, autant de frustrations qui créent des inégalités entre ceux qui, à l’écran, font tapisserie au sens propre, et ceux présents sur site. Le télétravail a modifié les relations entre salariés mais il ne faudrait pas que la fracture s’accentue avec le développement du travail hybride. Les DSI ne peuvent plus faire l’impasse sur l’audio, la question n’étant plus de savoir si leur système de visioconférence est compatible avec d’autres systèmes, mais bien si leur salle de réunion est compatible avec des systèmes utilisés par les collaborateurs, clients et fournisseurs.

Travail hybride : choisir le bon mode opératoire

Les collaborateurs, en général, veulent retrouver au bureau les systèmes qu’ils utilisent chez eux pour passer leurs appels en visioconférence. D’où le succès des plateformes Teams, Zoom ou encore BlueJeans, leur permettant de se connecter aussi facilement que s’ils étaient à la maison. Le fait que les visioconférences aient gagné en praticité en n’étant plus l’apanage des salles de conseil, ne signifie pas pour autant qu’elles ont gagné en qualité et en productivité. Car si les Huddle Rooms ont longtemps été plébiscitées, force est de constater qu’elles ne sont plus adaptées à la situation actuelle, chamboulée par les mesures de distanciation en vigueur.

Covid ou pas Covid, il y a toujours eu ce besoin en entreprise de faire des réunions en présentiel. Ce n’est pas pour rien que la plupart d’entre elles ont permis à leurs employés de revenir sur site, deux ou trois jours par semaine, tout en maintenant le télétravail. Dans ce contexte, la logique du Bring-Your-Own-Meeting (BYOM) est des plus séduisantes : chacun peut faire des visio avec son propre PC sans avoir besoin de recourir aux systèmes Hardware traditionnels. Fini les 36 000 câbles pour l’audio, la vidéo, l’alimentation, le contrôle, le pilotage, le paramétrage, et de facto les interventions techniques requises pour cause de problèmes de branchement et débranchement intempestifs.

Tous ces systèmes fonctionnent à merveille… sauf quand vous devez vous réunir à 20 personnes, qu’il vous faut un grand espace à cause des restrictions sanitaires, et que vous ne pouvez pas compter sur la salle de conseil occupée par le CEO. Les collaborateurs peuvent toujours faire leur visioconférence en utilisant la caméra et le micro de leur PC, mais dans une salle de 20 personnes qui en accueille 10, bien disséminées autour de la table avec les distanciations requises, c’est plus compliqué, car les seules personnes que le site distant pourra entendre seront celles autour du PC. Sans compter les problèmes acoustiques.

Revenir en entreprise, oui mais pas au prix d’une multiplication des interventions techniques

Avant même la crise sanitaire, une étude Illuminas réalisée aux Etats-Unis auprès de 400 décideurs informatiques soulignait que 4 frustrations sur 5 étaient liées à l’audio, avec le bruit de fond (51 %) en tête des préoccupations des collaborateurs interrogés, devant les difficultés techniques (45 %), les échos sonores (43 %), et le fait de n’entendre qu’une partie de la conversation (40 %). Parmi eux, les cadres dirigeants déclaraient passer significativement plus de temps en visioconférence, 68 % faisant remonter au moins une fois par semaine aux services informatiques des problèmes rencontrés en salle de réunion.

Le premier confinement avait révélé ensuite l’existence de disparités entre d’un côté les collègues isolés du bruit environnant car équipés d’un casque et d’un micro de visioconférence, et de l’autre ceux ne pouvant compter que sur le micro de leur PC au prix de problèmes de réverbération. Une situation d’autant plus pénalisante que les réunions jugées les plus cruciales pour l’activité restaient celles se tenant le plus régulièrement en visio, à savoir les sessions de travail collaboratif et les staff meetings.

Les DSI sont déjà très sollicitées par la réorganisation qui s’annonce. Il ne faudrait pas en plus qu’elles se retrouvent submergées par l’explosion du nombre de réunions nécessitant une intervention en live ou à distance du support technique. Le retour au bureau doit être fluide pour tout le monde. Alors revenir en entreprise, oui, mais pas au prix d’un nombre déraisonnable d’interventions et d’un désengagement des collaborateurs. Car avec la multiplication des visioconférences, on ne peut plus se permettre de décrocher et de tendre l’oreille pour comprendre ce que dit un collègue espagnol qui parle anglais. Le plus important, ce n’est pas d’avoir une qualité studio mais que tout le monde puisse se comprendre. L’intelligibilité prime. Et cela passe par une évaluation précise des besoins de la salle, une analyse poussée de son acoutisque et une maîtrise de la chaîne audio : un système ne se règle pas à l’oreille. Contrairement au mythe perpétué dans le milieu de l’intégration audiovisuelle, l’audio n’est pas un art, mais bien une science.

Pas d’intelligibilité sans DSP

Pour bien gérer le traitement du son, un micro ne suffit pas. Il faut de l’intelligence et de l’électronique derrière. Seul le Digital Signal Processing (DSP) permet de réduire les bruits parasites et d’isoler les voix des personnes présentes, afin d’améliorer l’intelligibilité et le rendu. Au final, qu’il soit intégré dans un micro de plafond, un logiciel ou un hardware dédié, ce traitement fait partie intégrante du système audio de la salle, permettant cette connexion entre le micro et le codec. C’est pourquoi aujourd’hui, on ne peut pas certifier un micro pour une salle Teams sans l'avoir. Quelle que soit la configuration de la salle, ce traitement numérique de signal sauvera toujours la mise du DSI qui, grâce à lui, sera en mesure de gérer toujours plus de diversité dans l’environnement.

Les collaborateurs ont imposé le fait qu’ils avaient besoin d’un système de visioconférence qui fonctionne aussi simplement qu’à la maison. Encore faut-il que les DSI soient prêts. Avec la migration des services multimédias vers le département IT, ces derniers doivent réussir à faire cohabiter les deux réseaux – audiovisuel et informatique – au sein de l’entreprise, en tenant compte d’une expérience utilisateur qui évolue vers plus de fluidité. Un challenge à relever qui pourrait bien se transformer en Saint Graal.