Chaque année, les 5 000 sapeurs-pompiers professionnels et volontaires du Service Départemental d'Incendie et de Secours des Bouches-du-Rhône (SDIS13) portent secours à plus de 110 000 personnes. Le SDIS13 possède 1512 véhicules, répartis sur 62 centres d'incendie et de secours. Après chaque intervention, il faut pratiquement à chaque fois reconditionner des éléments : matériel biomédical, appareils respiratoires isolants (ARI), équipements de protection individuels utilisés sur les feux de forêt, y compris le matériel de support aux interventions (informatique, moyens de transmission). Pour cette raison, le SDIS13 doit disposer d'une vision précise de ses stocks, afin d'opérer des réapprovisionnements rapides.

Coordonner les différentes entités gérant les équipements

Pendant longtemps, le corps départemental ne disposait pas d'un outil centralisé pour regrouper les demandes de nouveaux équipements ou de réparation. Afin d'harmoniser les processus, d'optimiser la gestion des commandes et de pouvoir retracer l'ensemble des actions engagées, la direction du SDIS13 a décidé de mettre en place un nouveau système de gestion. « La nouvelle solution devait être capable de coordonner nos différents groupements : le technique et la logistique, les systèmes d'information et communication, la gestion du patrimoine et le biomédical », explique Nathalie Abbes, chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du Pôle de la programmation et du soutien technique du SDIS13. Pour construire ce système d'information unifié, l'établissement a choisi la solution IWS éditée par Isilog, à la fois pour son ergonomie et pour la connaissance par l'éditeur des problématiques propres aux SDIS.

Les pompiers peuvent consulter les catalogues depuis le portail

Une phase de test a débuté en juin 2019, avec le déploiement de l'outil auprès de 22 stations pilotes. La nouvelle plateforme, rebaptisée Logiciel de Gestion des Moyens et Équipements (LGME), permet de gérer à la fois les demandes, les incidents, les achats, la maintenance et la transmission des informations aux différents services concernés. « Dès que les pompiers retournent d'intervention, ils peuvent directement faire la demande de réparation ou réapprovisionnement grâce aux catalogues accessibles sur le portail. Des fiches-produits complètes sont disponibles et leur permettent de sélectionner le matériel dont ils ont besoin. Chaque demande est ensuite transmise aux équipes compétentes pour être prise en charge », décrit Nathalie Abbes.

Un traitement plus efficace des demandes

Les premiers retours se sont révélés très positifs. L'un des principaux bénéfices est la capacité de la plateforme à suivre les demandes de bout en bout, chose impossible avec l'ancien système. « L'automatisation des circuits d'approbation permet à chacun, utilisateur et encadrement, d'avoir une traçabilité complète des demandes et du suivi de leur avancement. Les demandes sont traitées plus efficacement et plus rapidement grâce au système de validation et d'approbation mis en place. A terme, la solution permettra d'avoir une gestion des stocks et une traduction budgétaire plus élaborée, le portail étant connecté avec notre logiciel financier », conclut Nathalie Abbes.