« L'arrêté préfectoral du 14 septembre interdisant les événements de plus de mille personnes est un impératif à respecter, raison pour laquelle la Convention annuelle de l'USF ne pourra pas avoir lieu à Bordeaux comme prévu les 7 et 8 octobre 2020 » regrette Gianmaria Perancin, Président de l'USF (association des Utilisateurs SAP Francophones). Au delà du strict respect des règles sanitaires liées à la crise du Covid-19, jouer sur les mots ou en biaisant (par exemple en coupant l'événement en espaces plus ou moins séparés) a été écarté par l'association. Gianmaria Perancin le justifie : « nous devons le respect à nos adhérents, nos participants et nos partenaires. Nous voulons en effet rester un partenaire de confiance dans l'écosystème SAP ». Pourtant, tout avait été adapté : gel hydroalcoolique partout, flux de circulation, dîner assis avec une place vide entre deux dîneurs, plus de buffets en libre-service...

En tant qu'association, l'USF n'a pas vocation à poursuivre coûte que coûte la génération d'un chiffre d'affaires. Mais le coût d'un tel renoncement est cependant avant tout financier. « Il n'y a pas de menace sur la pérennité de l'association même si, bien sûr, cela va laisser des traces dans la trésorerie » rassure Gianmaria Perancin. Depuis la crise du SRAS, les pandémies sont en effet exclues des contrats d'assurances, du moins en France. Il souligne de plus : « jusqu'au 14 septembre, la Convention de l'USF était le dernier événement physique de l'écosystème SAP à se dérouler dans le monde. »

Sauver ce qui peut l'être

L'USF a annoncé que les partenaires seront en grande partie remboursés de leurs frais. « Ils ont d'ailleurs souvent été surpris car les salons ne le font pas » souligne Gianmaria Perancin. De plus, l'association est déjà engagée pour 2021, les lieux accueillant des manifestations de plus de 1500 personnes simultanées se réservant plusieurs années à l'avance. Gianmaria Perancin insiste : « notre objectif est de revenir en 2021 en présentiel. » Les partenaires qui ont accompagné l'USF jusqu'au bout voient leurs packages réservés à l'identique pour 2021, ce qui est bien utile quand on sait que les 90 places disponibles s'arrachent en quelques heures chaque année.

Les partenaires comme les adhérents ont cependant investi largement de leur temps pour préparer les contenus. « Nous ne voulons pas perdre le travail qui a été fait » souhaite Gianmaria Perancin. Si l'équipe de permanents et d'administrateurs de l'USF a d'abord été mobilisée pour gérer la suppression de l'événement, elle travaille désormais sur un nouveau format pour tenter de sauver ce qui peut l'être, avec un objectif d'y parvenir d'ici la fin de l'année, sans doute de manière digitale, en une ou plusieurs fois. Plusieurs partenaires -dont SAP- ont d'ailleurs fait des propositions dans ce sens très rapidement, Frédéric Chauviré (directeur général de SAP France) et Gérald Karsenti (président de SAP France) ayant tenu dès le mercredi 16 à en discuter avec Gianmaria Perancin.