La numérisation documentaire (autrement dit le fait de scanner un document papier) est une pratique généralisée dans les entreprises. 96 % des répondants à une enquête menée par Kodak Alaris le pratiquent à un moment ou un autre, dont 40 % fréquemment. Mais l'insatisfaction règne : 76 % des répondants sont mécontents du processus. Pourtant, l'optimisation semble assez aisée à mettre en oeuvre tant les pratiques restent pour le moins artisanales par rapport aux possibilités offertes par la technologie.
Tout d'abord 23 % seulement des répondants disposent d'un scanner dédié uniquement à cette tâche : les autres recourent au classique multifonction. 23 % hésitent à numériser des documents fragiles ou présentant des difficultés (format non-standard, support rigide...). 14 % sont incapables de numériser automatiquement en recto-verso. Lenteur, mauvaise qualité du scan, absence d'OCR (reconnaissance optique des caractères)... sont autant d'irritants. Et, parmi les irritants, le traitement fortement manuel est en bonne place : 2 % des utilisateurs de multifonctions et 26 % des scanners dédiés seulement sont en mesure de récupérer directement le document dans une application, 64 % devant le faire passer par leur boîte mail avant de l'intégrer manuellement, le solde devant recourir à une clé USB ou un support du même genre.
L'OCR, l'arlésienne plébiscitée
Factures (54 % des répondants), contrats (53%) et courriers (48%) sont dans le trio de tête des documents scannés. Articles de presse, études, pièces d'identité... sont loin derrière. Parmi les fonctionnalités techniquement possibles mais rarement utilisées, 49 % souhaitent une indexation automatique (grâce à l'OCR associé aux métadonnées) et 41 % veulent intégrer les documents scannés dans un circuit de validation (workflow) pouvant aller jusqu'à la signature électronique. 18% seulement bénéficient de ce circuit complet. Toujours grâce à l'OCR, 19 % souhaitent un interfaçage automatique avec leur application métier.
22 % craignent une absence de valeur légale pour le document numérisé et seulement 7 % osent se séparer ou détruire l'original papier. 33 % connaissent le concept de processus de copie fiable mais 11 % seulement l'utilisent. 33 % des répondants voudraient également que le document, entré dans l'applicatif et décodé grâce à l'OCR, puisse être corroboré par comparaison avec des données disponibles en open-data.