La difficile réduction des coûts télécoms en entreprise

Lors d'une matinée du Crestel ce mardi, le cabinet Beijaflore  a posé quelques jalons méthodologiques sur le sujet des coûts télécoms. Pour lui, deux méthodes existent, la rapide avec des résultats rapides, et celle qui agit plus en profondeur. La 1èreméthode est celle des cost killers, ceux qui agissent en mode coup de poing, selon l'expression de Stéphane Kreib (en photo), manager dans ce cabinet. « Ils agissent sur l'OPEX en fast TEM. On leur donne les factures, ils vous les restituent avec toutes les erreurs annotées, on revoit le ou les opérateurs pour demander des explications et obtenir des réductions ». Simple, rapide, efficace. Et la « dg » voit le résultat.

Deuxième méthode, celle qui agit sur le Capex, autrement nommée Full TEM, là on se méfie de la première impulsion qui consiste à n'agir que sur les factures le plus vite possible, on regarde l'organisation, les process, les outils, il faut remonter la décision à la DSI voire plus haut, obtenir l'aval des métiers. Plus long et peut être plus efficace.

Examiner plusieurs processus

En fait, conseille Stéphane Kreib, il est bon de commencer par la 1ère méthode (l'analyse des factures) et d'enchaîner avec l'autre. Cette autre oblige à examiner plusieurs processus de gestion des télécoms : les appels d'offres des opérateurs, la gestion des commandes, l'aspect livraison et mise en service, la vérification que ce que proposent les opérateurs est bien justifié, l'optimisation de ces télécoms et de leurs usages, l'aspect reporting enfin.

Une énumération qui suffit à classer le TEM (Télécoms expense management) dans les entreprises françaises parmi les sujets épineux. La facture télécoms concerne beaucoup d'entités, de plus en plus, avec des pratiques différentes et des terminaux différents. Le TEM rejoint donc  le sujet du MDM (Mobile device management). Le mettre en place demande plusieurs mois, le recours à un cabinet externe spécialisé sur le TEM, voire à un cabinet associé à une SSII. Bref, c'est un projet informatique comme un autre.

L'arrivée des mobiles et de la data mobile, les fusions d'entreprises, les réorganisations des DSI,  rendent ce thème encore plus complexe.

Les anomalies de facturation 

A force de travailler le sujet, des cabinets comme Beijaflore on « remonté » des idées intéressantes. « Le plus gros levier pour la baisse des dépenses, c'est bien les anomalies de facturation » remarque Stéphane Kreib. Et non seulement  il faut les détecter et les faire cesser, mais veiller à ce que d'une année à l'autre elles ne réapparaissent pas !

Autre remarque, qui ne manque pas de sel, avant de penser à réduire la facture, il faut veiller tout simplement  à ne pas perdre d'argent avec les contrats en cours ! Exemple, cité par un représentant de la Poste, celui d'une remise accordée par l'opérateur et qui n'est pas appliquée dans une région, des DOM. Le contrat la stipule, mais elle ne se retrouve pas dans les comptes. Donc, il faut non seulement négocier pied à pied contrats et remises mais veiller à ce que les opérateurs appliquent bien ce qui a été négocié avec eux.