La DSAC (direction de la sécurité de l'aviation civile) est un service à compétence nationale de la DGAC (direction générale de l'aviation civile). Autorité française compétente en matière de surveillance et de certification pour la sécurité et la sûreté de l'aviation civile, elle est notamment en charge de la délivrance des certificats d'aptitude pour les personnels navigants. Cela implique un pilotage et un contrôle des examens théoriques et pratiques, la délivrance des licences, la certification et la surveillance des organismes de formation, l'agrément des centres aéro-médicaux et des médecins en charge de la délivrance des certificats, etc. Toutes ces procédures sont administrativement très lourdes et, depuis 2019, la DSAC s'est mise à chercher des moyens d'optimiser leur fonctionnement.

Dans son étude préalable de 2019, la DSAC a en effet jugé nécessaire, pour optimiser la procédure, de dématérialiser les formulaires de saisie d'informations (ainsi que la totalité du dossier pilote), de les rendre accessibles au travers d'un portail comportant toutes les informations nécessaires pour guider les candidats et d'automatiser autant que possible les traitements. Les demandes basiques des candidats devaient, en particulier, pouvoir être traités au travers d'un chatbot. Le processus de traitement des dossiers devait également être automatisé au maximum au travers d'une solution de RPA (Robotic Process Automation). En tout, près de 250 formulaires devaient ainsi être dématérialisés et les procédures associées automatisées.

Pour commencer, un premier projet a visé à optimiser et à moderniser le traitement des dossiers relatifs aux personnels navigants demandant des licences européennes de pilote non-professionnel. La DSAC a alors examiné les solutions présentes sur le marché et a choisi, juste avant l'été 2021, de se doter de 6TZen d'Efalia. Une fois cette solution de dématérialisation avec parapheur électronique et outils connexes choisie, des ateliers de définition ont été été organisées dans la foulée entre l'éditeur et la DSAC. Chaque étape nécessitant une validation humaine déclenche une notification à la personne concernée qui peut signer électroniquement et déclencher la suite de la procédure. La dématérialisation s'est accompagnée d'une rationalisation, le nombre de formulaires nécessaires aux candidats pilotes est ainsi passé de 40 à 8.