Avec la fusion des chambres régionales d'Auvergne et de Rhône-Alpes en une seule Chambre Régionale des Métiers et de l'Artisanat Auvergne Rhône-Alpes (CRMA-ARA), celle-ci a dû harmoniser ses pratiques. En particulier, le parc d'imprimantes et de matériels associés (fax, multifonctions...) était hétérogène et vieillissant. La CRMA-ARA a donc décidé d'optimiser ce parc en harmonisant les matériels et en améliorant leur gestion.
Un contrat a été conclu avec Toshiba pour atteindre l'objectif avec un interlocuteur unique pour traiter l'ensemble de la démarche. De 280 matériels hétérogènes (avec maintenance et consommables divers), la CRMA-ARA est passée à 192 multifonctions d'un seul constructeur.
La numérisation pour diminuer la circulation du papier
Une solution de contrôle et de pilotage, Gespage, a été mise en oeuvre avec pour effet direct une diminution de 60% des impressions en Noir et Blanc et 50 % des impressions couleur, soit une économie de 115 200 euros/an. Cette solution permet d'une part d'imposer une politique d'impression (type d'impression couleur/noir et blanc sur tel matériel avec telle qualité, interdiction d'impressions de tel type...), d'autre part d'obliger à l'identification sur l'imprimante pour lancer l'impression, évitant ainsi les impressions orphelines.
Pour 90 000 euros d'économie par an, la numérisation des documents administratifs avec e-Bridge Capture & Store a également considérablement fait baisser le nombre d'impressions. Enfin, les fax ont également été numérisés à l'entrée, sans impression, grâce à FaxBox, solution qui évite également d'avoir à imprimer un document avant de le faxer.
L'économie totale est donc de 228 200 euros par an. Les chiffres ont été fournis par Toshiba et validés par Raymond Novieto, DSI et responsable des Grands Marchés de la CRMA-ARA.