Depuis 2020, l'Andra (Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs) a entrepris une démarche de transformation numérique. Pour directement accompagner les métiers dans cette démarche, elle a remodelé son service informatique, jusque-là concentré sur l'infrastructure et le support technique, en département du SI et du numérique (DSIN), directement au contact et au service de ses équipes. Le DSIN s'est ainsi doté d'une nouvelle organisation et d'une solution de pilotage des projets.

Émanation du CEA, l'Andra est indépendante depuis 1991. Elle compte 5 sites en France avec un peu plus de 700 salariés au total. Elle est structurée autour de 3 activités principales dans la gestion des déchets radioactifs : la R&D, la conception, l'exploitation et la surveillance qui se déclinent en 6 missions (stockage et surveillance des centres de stockage, conception de nouveaux centres, inventaire national des déchets radioactifs, analyse des sites pollués, information et dialogue avec la société civile et, enfin, diffusion du savoir-faire dans d'autres pays en particulier).

Des projets métier étalés sur plusieurs centaines d'années

L'activité de l'Andra est en soi une activité spécifique, avec des projets métier aux dimensions hors normes. Il suffit pour s'en convaincre d'évoquer Cigeo, le dernier programme en date de l'agence. Ce site de stockage laboratoire, situé entre la Meuse et la Haute-Marne, doit accueillir des déchets hautement actifs provenant des combustibles des centrales. Les déchets sont en effet classés suivant leur durée de vie (durée d'émission de radioactivité) et l'activité dont ils sont issus. Niché à 500 mètres de profondeur, Cigeo disposera de 15 km2 de zone de stockage avec 250 km de galeries et alvéoles, une capacité d'accueil de 83 000 m3 de déchets, pour un budget de 25 Md€ et une durée d'exploitation prévue de 120 ans.

« Sans oublier que la demande d'autorisation de construction a été émise en 2023 pour une validation attendue en 2027, ajoute Stéphane Delysse-Hofman, le chef du DSIN. Les premiers déchets ne devraient ainsi pas être enfouis avant la période 2030-2040 pour une fermeture du site vers 2150 ». Le ton est donné... « Nous raisonnons à 120 ans, 150 ans, parfois plusieurs millénaires », complète Virginia Ribeiro, project management officer (PMO) au sein du DSIN. « Cela se traduit par des décisions IT aussi étonnantes que l'impression de certaines bases de données ! Sur des durées aussi longues, c'est le support de sauvegarde le plus sûr. »

Le jumeau numérique d'un site de stockage géant

Mais, sans surprise, un des projets informatiques phares de l'Andra soutient justement le développement de Cigeo. Il s'agit d'un jumeau numérique qui s'appuie sur une maquette numérique et un BIM (Building Information Modeling). « 15 000 capteurs fonctionnent déjà sur le site et alimentent ce jumeau, précise le chef de la DSIN. Par ailleurs, nous avons un autre projet important autour de la gestion de ces données scientifiques ».


« Dès la note de cadrage, nous prenons une photo du planning cible », explique Stéphane Delysse-Hofman, chef du DSIN. « Cela permet un suivi précis et permanent de l'avancement. L'idée, c'est aussi de réguler sans drame, car nous avons besoin des informations sur les dépassements de délais pour nous adapter. » (Photo : Andra)

C'est ce contexte très particulier et ces enjeux qui ont conduit l'agence à transformer son IT. Le DSIN répond désormais directement aux besoins IT ou numériques exprimés par les métiers. Et il les accompagne à la fois dans la définition de la réponse, la rédaction du cahier des charges et le suivi et le pilotage de leur projet. Toujours en collaboration avec eux. « Pour ce faire, nous faisons passer nos effectifs de 15 à 20 personnes en 2022 à bientôt 35 », précise Stéphane Delysse-Hofman, chef du DSIN. Avec un duo à la manoeuvre. Lui-même, ancien architecte d'entreprise, et la PMO Virginia Ribeiro.

Le DSIN a par ailleurs mis en place une gouvernance qui s'appuie sur la solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) de l'éditeur Virage. Un outil de suivi de planning et de pilotage, mais aussi de collaboration entre l'IT, les chargés de projet, les directions métier, les directions transverses ainsi que la direction générale. Outre le PPM, le modèle de gouvernance de la transformation numérique de l'Andra s'appuie sur des méthodes et outils de conduite du changement, de cybersécurité, de gestion des données et de collaboration.

Une gouvernance IT collaborative

La gestion de portefeuille de projets s'appuie sur trois piliers : la gouvernance, les processus et l'outillage. « Nous voulions améliorer la transparence, la collaboration et le reporting sur l'ensemble du portfolio », explique Virginia Ribeiro. Alors que les métiers pilotaient jusque-là leurs propres projets numériques, le DSIN leur vient aujourd'hui en appui. Et pour cela, le département cherche à être impliqué le plus tôt possible, dès l'expression du besoin. Il s'agit de faire en sorte que les métiers transmettent ce besoin au DSIN dès qu'ils l'expriment. Celui-ci est alors instruit le plus tôt possible dans le processus par un « préqualificateur ». Sur un portefeuille de 201 projets, 19 sont actuellement en instruction.


« Nous raisonnons à 120 ans, 150 ans, parfois plusieurs millénaires », rappelle Virginia Ribeiro, project management officer (PMO) au sein du DSIN. « Cela se traduit par des décisions IT aussi étonnantes que l'impression de certaines bases de données ! » (Photo :  Andra)

Le DSIN avait, ensuite, identifié trois types de points d'étape. La revue d'arbitrage, la revue intermédiaire par domaine et la revue de gouvernance. La première n'a finalement pas été activée à ce jour, faute de litige ! Les revues intermédiaires sont au contraire arrivées plus tard dans la réflexion, mais connaissent un fort succès, selon le DSIN. Lors de ces points qui réunissent les préqualificateurs, les représentants des métiers concernés, le chef du DSIN et la PMO, sont déroulés « tous les projets en phases d'instruction, de lancement, de réalisation », précise Virginia Ribeiro. « Le logiciel de PPM réalise automatiquement un compte-rendu en fin de réunion qui sert lors de la revue de gouvernance. »

Une vision globale de l'état d'avancement

L'objet de ces réunions est donc de réaliser une revue de gouvernance avec des indicateurs opérationnels, les points de vigilance identifiés, un focus sur certains projets prioritaires (cybersécurité, plus de 50k€, par exemple) et les actions identifiées lors des revues intermédiaires. L'IT a calé son cycle de gouvernance du portefeuille de projets des domaines sur un rythme de 6 semaines, celui des comités de direction « point d'actualité ».

L'application de PPM intègre un planning des projets servant tant au suivi et au reporting qu'à la conception des éléments entrant dans les revues intermédiaires et de gouvernance. Mais le logiciel donne aussi une vision globale de l'état d'avancement des projets, voire des dépassements de délai. « Dès la réalisation de la note de cadrage, nous prenons une photo du planning cible, explique le chef du DSIN. Cela permet un suivi précis et permanent de l'avancement par rapport à cet objectif. Et derrière cela, l'idée, c'est aussi de réguler sans drame. Nous ne cherchons pas à blâmer qui que ce soit pour ces dépassements éventuels. En revanche, nous avons besoin de cette information pour nous adapter. » Aujourd'hui, 35% des projets sont en dépassement de délai.

Identifier les projets dès l'expression du besoin

Stéphane Delysse-Hofman évoque un cas exemplaire, selon lui, de l'efficacité de la nouvelle organisation. « En fin de Covid, nous avons reçu une dizaine de demandes d'applications de e-learning de la part des métiers, raconte-t-il. Et nous avons répondu avec un projet unique. Nous avons identifié la bonne personne pour piloter - en l'occurrence la responsable formation - et nous sommes intervenus en appui pour fournir la plate-forme adéquate ». Dans cette logique, un des indicateurs centraux fourni par le PPM est le nombre de projets découverts par le DSIN alors qu'ils étaient déjà en cours. L'objectif de la nouvelle organisation étant d'identifier au maximum les projets numériques dès l'expression du besoin. Sous son ancienne forme, l'IT découvrait près d'un tiers des projets alors qu'ils avaient déjà démarré. Le DSIN a fait descendre ce taux à 17,6%. Un vrai progrès, même s'il est encore loin du 0% souhaité.