Comme chaque année, l'AUFO (Association des Utilisateurs Francophones d'Oracle) avec les clubs d'utilisateurs JDEdwards et Peoplesoft ont organisé le 26 mars 2019 la Journée des Utilisateurs Oracle, cette année au Pavillon Gabriel à Paris. Outre les assemblées générales des associations l'après-midi, celle-ci a comme point fort la remise des Trophées de l'AUFO durant la plénière du matin. Ceux-ci récompensent les meilleurs projets en technologies Oracle. Cette année, la Rédaction de CIO était représentée dans le jury. Le palmarès 2019 est surtout marqué par une forte présence du cloud dans les projets.

La première partie de la plénière a commencé par une table ronde réunissant Karine Picard (Vice-président EMEA Applications Strategy), Marc-François Brazier (DRH de Casino) et Philippe Burger (associé chez Deloitte). La transformation de la société par le numérique en général et l'IA en particulier amène son lot de peurs. Mais de nouveaux métiers, plus qualifiés et moins pénibles, peuvent aussi émerger. Si l'IA peut battre sur une tâche l'humain (depuis 20 ans, aux échecs, et désormais aussi au Go), elle ne peut pas le supplanter de manière globale. Cela dit, certains métiers peu qualifiés n'ont que quelques dizaines de tâches. Un exemple typique de montée en compétences associée au numérique est celui des guichetiers de banques dont le métier a changé avec l'arrivée des DAB. La table ronde a été suivie par une intervention du conférencier Erwan Deveze sur le cerveau et le traitement des données. A l'issue de cette première partie, les trophées ont été remis.

Trophée Cloud for Millenials : Afrasia Bank

Afrasia Bank est une jeune banque mauricienne également présente en Afrique du Sud, créée il y a onze ans. Ses valeurs semblent classiques : l'orientation client, le soutien à l'équipe, l'innovation et le développement durable. Mais derrière ces termes galvaudés, il y a une réalité liée à la situation locale : 50 % des collaborateurs sont des « millenials » tandis que les effectifs de la banque explosent. Les méthodes très manuelles (à base d'Excel) et insuffisamment pilotées n'étaient plus tenables. Pour accroître l'efficience et développer la marque employeur dans un contexte de recrutement tendu, la banque a choisi de déployer la solution HCM Cloud. L'adoption du cloud permettait de réduire le poids technique à supporter en interne tout en bénéficiant d'outils régulièrement mis à jour, très automatisés et surtout accessibles aisément sur tous terminaux et en mobilité pour le self-service HR. La mise en oeuvre s'est faite de manière agile.

Si tous les modules sont progressivement déployés, la paye reste encore externalisée et la gestion des absences demeure en attente pour cause de bugs. Le choix d'Oracle est aussi lié au fait que la fonction finances utilisait déjà les services de cet éditeur. « Nous sommes fiers d'avoir déployé 9 modules en 9 mois » s'est réjouie Maureen Treanor, DRH d'Afrasia Bank. Sandeep Chagger, chef de projets, attend, lui, un prochain usage de l'IA pour continuer le projet.

Trophée Anticipation et Conformité : Compagnie du Ponant

Avec une forte croissance de son activité, le croisiériste de luxe spécialisé dans les zones polaires Compagnie du Ponant (aujourd'hui sept navires de 200 passagers et 100 cabines) devait mettre à niveau son système d'information pour son siège marseillais et ses filiales dans le monde. Son Sage i7, dédié aux petites sociétés et installé dans chaque entité du groupe, n'était plus conforme aux besoins : pas d'API, sécurité insuffisamment blindée, pas de gestion de process formalisés, problèmes de consolidation... Fin 2016, la société a fait un appel aux marché auprès des principaux éditeurs : SAP, Sage (avec l'ERP X3), Oracle...

La Compagnie du Ponant a choisi le SaaS Oracle Netsuite pour garantir un projet rapide avec des technologies modernes permettant de disposer d'une interface aisée à utiliser. L'objectif était aussi de disposer d'une BI intégrée mais ce point n'a pas donné satisfaction. Le projet a début en janvier 2017 et a été mené avec deux personnes internes à temps plein (1 IT et 1 métier), des intervenants de Capgemini et des contributeurs internes ponctuels. L'outil a été mis en production avec une semaine de retard sur la prévision, le 8 janvier 2018, et est aujourd'hui utilisé par toute l'équipe administrative (150 personnes) pour l'ensemble de la gestion financière. Les API gérés sous Netsuite Bridge permettent une intégration fluide avec Cruise Partner (gestion des réservations), Kyriba (gestion de la trésorerie) et Readsoft (dématérialisation), le tout en full cloud.

Pour l'entreprise, le véritable ROI tient dans la sécurisation et la solidification des process, sans calcul d'un ROI sur les coûts administratifs. Des difficultés sont advenues à cause d'une gestion de projet insuffisante : il aurait fallu une équipe plus importante. Pour Yannick Broder, DAF du groupe, « l'enjeu était d'uniformiser les pratiques du groupe en cours de forte croissance. »

Trophée de l'Agilité : Ecovadis (et Trophée des Trophées)

Ecovadis est spécialisé dans l'évaluation des entreprises en matière de responsabilité sociale et environnementale (RSE). De 200 personnes dans 10 pays, la société est passée à 600 personnes dans 12 pays. Il devenait donc nécessaire d'adopter un ERP pour remplacer six logiciels comptables différents et un reporting sous Excel. C'était d'autant plus nécessaire que l'entrée d'un investisseur dans le capital obligeait à multiplier les rapports. Au départ, le back-office était, de plus, géré en Pologne. La directrice financière, Cécile du Colombier, et la responsable comptable, Sophie Walch, ont géré le déploiement en plus du travail quotidien.

De Mai 2017 à janvier 2019, l'ERP Netsuite a été déployé progressivement, module par module. Comme la DSI est dédiée au service du client, il était indispensable d'opter pour un ERP en mode SaaS. Non seulement les utilisateurs ont été satisfaits et les process fiabilisés mais le reporting est désormais à J+8. De 50, les utilisateurs sont passés à 393. La clé du succès du projet, selon ses responsables, a été l'appropriation : « adopter Netsuite, c'est adapter le process à Netsuite. » Il reste cependant des problèmes de localisation sur certains pays. Sophie Walch, responsable comptabilité et consolidation groupe, s'est félicité que « le projet ait été déployé en sept mois dans sept pays ».

Trophée de la Transformation sous Contraintes : My Money Bank (et Coup de coeur du public)

My Money Bank est né en 2017 lors du rachat de l'ancienne GE Money Bank par Cerberus. Cette banque est spécialisée dans l'épargne, le crédit à la consommation et le crédit automobile. Sa sortie du groupe GE a entraîné une absolue nécessité de migrer son SI en moins de douze mois : l'ERP et une cinquantaine d'applicatifs étaient donc à changer sur une infrastructure également perdue. Pour limiter les chantiers et les investissements, le choix du cloud s'est imposé. Lancé en mars 2017, le projet a abouti en novembre 2017. Les utilisateurs ont été impliqués le plus en amont possible sur chaque sous-projet avec une approche très itérative. Une des difficultés a été le retard technologique des représentations dans les régions ultramarines. Et un autre gros projet, métier celui-ci, s'est invité : la migration aux normes IFRS.

Le projet a donc permis d'épurer fortement les infrastructures propres en ayant recours au cloud. Le premier SaaS déployé a été SAP Concur et l'ERP choisi a donc été Oracle ERP Cloud. Le choix de celui-ci s'est imposé pour remplacer un ERP Oracle on premise, e-Business Suite, afin de conserver autant que possible la même logique. Surtout, le recours à une solution unique a permis d'harmoniser les outils entre métropole et collectivités d'outre-mer. Un regret dans la gestion du projet a été d'avoir fait deux lancements successifs pour deux séries de modules : il a fallu effectuer une double-saisie de factures entre l'ancien et le nouveau système. Laurence Cabilo, chef de projet, a relevé : « avec ma collègue Virginie Andres, ce n'est pas le premier projet Oracle que nous menons dans le groupe mais celui-ci a été particulièrement marquant par sa rapidité ».

Trophée des Pionniers : Quadran

Quadran a connu une histoire récente assez mouvementée. Producteur d'énergie renouvelable, il s'agit d'un groupe de 350 sociétés (chaque site de production est une société, parfois plusieurs) en forte progression (plus 50 sociétés chaque année). Le groupe a d'abord été racheté par Direct Energie qui, lui-même, a presque aussitôt été racheté par Total. Pour accompagner la croissance, le projet de refonte du SI a été initié en 2016 avec une volonté de full SaaS. Le premier produit choisi a été Kyriba (gestion de trésorerie) et celui-ci était nativement intégré à Oracle Netsuite qui, du coup, a été aussi choisi au côté de Anaplan (planification), Finance Activ (gestion de la dette)... Le démarrage a été laborieux car le produit arrivait en France, sans intégrateur formé. Le premier intégrateur choisi a provoqué un échec et a été remplacé par un intégrateur québécois.

Le produit permet un usage simple et le mode SaaS simplifie grandement le déploiement, notamment dans l'outre-mer. La clôture comptable des sociétés prenait six mois, ce qui était exclu avec l'entrée dans des groupes côtés. Désormais la clôture mensuelle se fait à J+5 et l'annuelle en un mois. Quadran a été le premier client français de Netsuite, première société à connecter Kyriba et Netsuite en France... et a essuyé les plâtres d'un produit qui n'était pas encore localisé et auquel manquait encore la brique d'analytique. Ainsi, Xavier Borrel, chef de projet, a observé : « aujourd'hui, nous gagnons beaucoup de temps, mais cela n'a pas toujours été simple d'être early adopter voire béta-testeur de la localisation en France de Netsuite. »