Le laboratoire pharmaceutique GSK (GlaxoSmithKline) produit des médicaments sur prescription, des vaccins ainsi que différents produits de santé et d'hygiène destinés au grand public. En France, le groupe emploie 3 500 salariés. En tant qu'employeur du secteur privé, l'entreprise doit se conformer à un certain nombre d'obligations, notamment la production de la DSN (Déclaration Sociale Nominative), transmise tous les mois aux administrations. Au sein de la direction des ressources humaines, une équipe est chargée de ce reporting social, ainsi que du paramétrage de la paie et du contrôle de masse salariale. « Grâce à cette vision globale, nous pouvons plus facilement détecter les axes d'amélioration de nos processus », souligne Aline Brunet, Coordinatrice Paie et Reporting Social chez GSK.

Pendant longtemps, son équipe s'est appuyée sur Excel pour analyser les bandes DSN et effectuer le reporting associé. « Nous avions construit plusieurs matrices Excel, mises ensuite à disposition des gestionnaires. Celles-ci étaient le fruit d'années de travail et de réflexion. Elles faisaient ce que nous en attendions, mais les délais de chargement des données et des analyses étaient extrêmement longs », se souvient Aline Brunet. « Cela faisait perdre un temps fou aux équipes chargées de la paie », déplore-t-elle. Avec ses collègues, celle-ci devait par ailleurs assurer la maintenance des fichiers, une tâche rapidement devenue complexe. « Nous étions régulièrement obligés de renouveler les matrices pour intégrer des contrôles supplémentaires », pointe Aline Brunet. Par ailleurs, ce dispositif ne permettait pas d'avoir une vision claire des risques encourus, qu'ils soient réglementaires ou financiers.

Une solution auto-apprenante

Pour améliorer ces processus et renforcer la conformité, la direction RH s'est alors mise en quête d'une solution automatisée, permettant de répondre de façon aisée aussi bien aux exigences internes qu'externes. L'entreprise réalise alors un benchmark des différents logiciels spécialisés, en testant le chargement d'une bande DSN. De cette façon, un retour sur investissement a pu être calculé pour chaque solution, en se basant sur le temps que celles-ci pouvaient faire gagner aux équipes RH. À l'issue de cette étape, le choix de GSK s'oriente vers la plateforme cloud d'intelligence artificielle (IA) de Dhatim, Conciliator.

Aujourd'hui, la solution contrôle la cohérence de la paie avec la DSN ainsi que toutes les constantes légales comme le PMSS, les taux versement transport, les taux d'accidents du travail, automatiquement. Elle intègre les règles de conventions collectives et les évolutions de la norme, ce qui nous évite ainsi des redressements URSSAF ou des rappels intempestifs. Par ailleurs, la plateforme intègre des fonctionnalités de deep learning et de machine learning qui lui permettent d'apprendre par elle-même, une capacité appréciée : « Lorsque l'on détecte une anomalie manuellement ou que l'on intègre les règles spécifiques à l'entreprise, le logiciel apprend et la repère tout seul la fois suivante. De quoi réduire encore les délais de traitement », observe Aline Brunet.

Une fois le choix effectué, l'entreprise a décidé de faire appel à Newext RH, partenaire de l'éditeur Dhatim, afin de les accompagner dans la mise en place. « La solution Conciliator propose un ensemble de contrôles standardisés, mais pour profiter de tout le potentiel de la solution et réellement optimiser nos processus, nous souhaitions aller plus loin », explique Aline Brunet. Newext RH a aidé l'équipe à rédiger des contrôles adaptés à l'environnement et aux spécificités de l'entreprise, ce qui a permis de gagner encore en précision et de détecter davantage d'anomalies. « Sans eux, nous n'aurions pas pu aller si loin. Ce sont aussi eux qui ont assuré toute la formation à l'outil, dans mon équipe et auprès des gestionnaires », témoigne Aline Brunet.

La mise en place de Conciliator, combinée à l'accompagnement de Newext RH, affiche d'ores et déjà un premier bilan positif : « les gestionnaires sont très enthousiastes, ils peuvent maintenant se concentrer sur la résolution des anomalies et plus uniquement sur les contrôles. Nous avons divisé par deux le temps nécessaire aux contrôles, alors que nous avons même ajouté de nombreux éléments à vérifier », conclut la coordinatrice Paie et Reporting Social.