Pour adapter un peu plus ses apps de collaboration aux usages de l’entreprise, Google vient de leur ajouter une fonction permettant aux administrateurs de gérer plus finement le partage de fichiers. Lorsque les utilisateurs envoient un lien vers un document, une feuille de calcul ou une présentation qu’ils ont sauvegardés dans Drive à des personnes qui ne disposent pas d’accès pour les consulter, Google demande automatiquement aux expéditeurs d’autoriser ces destinataires à accéder aux fichiers. Avec la mise à jour présentée hier, les administrateurs des apps peuvent restreindre les possibilités de partage. La boîte de dialogue proposant le plus d’options permettra aux utilisateurs de partager les fichiers avec les destinataires de leur mail, de le faire au sein d’un domaine partagé (par exemple avec tous les collaborateurs d’une entreprise) ou avec toute personne ayant accès au lien.
Mais il est aussi possible de réduire les options en autorisant le partage seulement avec les autres utilisateurs du domaine ou uniquement les destinataires du message. Les administrateurs peuvent contrôler les permissions en fonction de ce que le système suggère comme options de partage. Cela permettra de limiter la diffusion de fichiers. Dans les entreprises qui empêchent déjà la diffusion publique, cette mise à jour ne changera rien pour les utilisateurs. Par défaut, ils pourront seulement partager avec les utilisateurs de leur domaine ou les destinataires de leur mail.
Par défaut, la politique la moins permissive est retenue
Dans un billet de blog, Google détaille les possibilités apportées. Tout n’est pas si simple. « Il est important de noter que les options de partage offertes aux utilisateurs dépendront du paramétrage du domaine du propriétaire du document, qui ne sera peut-être pas le même que le paramétrage du domaine de la personne qui partage le fichier », souligne par exemple Google. Ainsi, si quelqu’un essaie de partager plusieurs fichiers et que des politiques différentes leur sont appliquées (parce que les propriétaires de documents se trouvent dans des domaines différents), ce sera la politique la moins permissive qui sera conservée lorsque les options de partage seront proposées aux utilisateurs.