Jusqu'à présent, Google apportait, de manière transparente et continue, des améliorations à sa suite d'Apps dès qu'elles avaient été testées et jugées bonne pour le service, à la façon dont l'entreprise le fait pour ses applications grand public et ses sites. Cependant, certains administrateurs d'Apps, en particulier ceux des grandes entreprises, ont souhaité obtenir à la fois, plus de contrôle sur les changements, mais aussi bénéficier d'un temps d'adaptation avant de rendre les mises à jour opérationnelles dans leurs espaces de travail. Ainsi, les administrateurs d'Apps pourront désormais opter pour des mises à jours programmées dites « Scheduled Release », afin d'appliquer les améliorations selon un calendrier hebdomadaire ou bi-hebdomadaire, en bénéficiant d'un délai d'une ou deux semaines avant une mise en ligne. 

« Ce processus de mise à jour des Google Apps répond aux besoins de nos clients professionnels, » a déclaré Rajen Sheth, Group Product Manager, Google Enterprise. En même temps que le lancement de l'option de mise à jour programmée, Google inaugure un portail consacré aux updates des Apps et à leurs améliorations, qui contribuera aussi à mieux informer les administrateurs. Ceux-ci pourront y trouver des informations sur les Apps, des ressources, et  en particulier du matériel de formation à l'intention de leurs utilisateurs finaux.

Une demande forte des administrateurs

Les Apps, cet ensemble d'outils de collaboration et de communication entièrement hébergé sur le web, comprend des fonctions de messagerie, d'agenda, des applications de productivité bureautique, une messagerie instantanée, des fonctions intranet et d'autres applications professionnelles. En tant que tel, les administrateurs d'Apps ont peu ou pas de contrôle sur le logiciel, en particulier en ce qui concerne sa maintenance et ses améliorations, un processus entièrement géré par Google. En 2010 par exemple, l'éditeur a effectué 130 mises à jour sur les Google Apps. Certes, l'un des avantages du cloud computing et de ces suites hébergées comme les Apps est de laisser aux fournisseurs la responsabilité de la maintenance, du déploiement des correctifs et des mises à jour. Mais il a aussi pour inconvénient de retirer aux services informatiques le contrôle sur les cycles de mise à jour des logiciels.

« Certains administrateurs d'Apps, en particulier ceux des grandes et moyennes entreprises dont le service informatique est chargé d'apporter un support technique à ses utilisateurs finaux, ont demandé à Google plus de visibilité sur les sorties. Car des changements, même minimes, peuvent avoir des conséquences dramatiques au moment de l'utilisation, » a déclaré le Group Manager. Par exemple, un changement d'interface peut perturber grandement les utilisateurs finaux et provoquer une série d'appels à l'assistance technique.

[[page]]
Si le personnel chargé du support n'a pas pu tester lui-même les nouvelles fonctionnalités, il peut se trouver très embarrassé pour répondre immédiatement aux questions qu'on lui pose. « Ils veulent être informés de la date à laquelle auront lieu les mises à jour, ce qui change, disposer de plus d'informations sur les nouveautés, pour être mieux préparés et savoir répondre à leurs utilisateurs », a déclaré Rajen Sheth. « C'est pourquoi nous voulons offrir plus de visibilité à ce processus, » a t-il ajouté.

Des programmations sur les éléments visibles

Pour Rebecca Wettemann, analyste dans le domaine de l'industrie, cette nouvelle manière d'opérer est une bonne chose. « Cela montre que Google travaille à rendre ses applications plus adaptées au fonctionnement des grandes entreprises, » a-t-elle déclaré. « De plus, les entreprises souhaitent souvent accompagner les mises à jour de sessions de formation, les entourer d'autres initiatives ou faire tester les nouvelles fonctionnalités par un groupe pilote avant de déployer l'application à l'ensemble de ses salariés, » ajoute-t-elle. « Cela devrait aider les responsables informatiques à tirer profit des innovations de Google selon un calendrier propre, pour limiter les perturbations et faire en sorte que les utilisateurs en tire de meilleurs bénéfices,» a encore déclaré l'analyste. « Pour ce qui est de la mise en oeuvre, nous serons attentifs aux retours faits par les administrateurs. Nous pensons aussi que Google va poursuivre ses efforts pour montrer que l'entreprise investit dans des applications de classe entreprise. »

Par défaut, les clients des Apps seront abonnés à l'option de « Scheduled Release », sauf pour ceux qui avaient déjà choisi de disposer des fonctionnalités en « pre-release. » Ces clients resteront dans le système des mises à jour rapides, c'est à dire que les changements leurs seront appliqués dès qu'ils seront prêts, et cela sans préavis. Même s'ils n'étaient pas abonnés au système de pre-release, les administrateurs d'Apps pourront passer de l'option « mise à jour programmée » à l'option « mise à jour rapide »  s'ils le souhaitent. L'option de mise à jour à date différée ne concernent cependant que des éléments visibles des utilisateurs finaux, comme la personnalisation de l'interface ou d'autres fonctionnalités, mais pas celles faites en arrière-plan, notamment les correctifs de sécurité ou de bogues et autres, lesquelles seront toujours déployées à l'ensemble du service d'applications hébergées de Google.