Google offre plus de contrôle aux administrateurs systèmes sur les documents des Apps. Le géant du Net veut rassurer les entreprises sur la sécurité des données de la messagerie et de sa suite bureautique dans le cloud. « Plus précisément, les administrateurs pourront appliquer des politiques plus granulaires pour le partage de fichiers à l'intérieur et à l'extérieur de leur entreprise. Il pourront aussi ajouter des alertes personnalisées pour signaler certains événements ou certaines actions », a déclaré Google ce mardi. « La sécurité est la première préoccupation des entreprises qui migrent leurs applications dans le cloud », a écrit dans un blog Scott Johnston, directeur de la gestion produit de Google Drive. En premier lieu, ils pourront désormais affecter des droits d'accès différents aux fichiers selon les départements. Par exemple, les équipes marketing pourront partager leurs documents avec des tiers comme une agence de publicité, mais pour les ingénieurs, le partage de fichiers ne pourra se faire qu’en interne.
Les administrateurs pourront également désactiver le téléchargement, l'impression et la copie de tout fichier stocké sur la plate-forme Apps Drive. De la même manière, ils pourront permettre à des personnes extérieures à l’entreprise d'accéder aux fichiers à partir de liens transmis par courrier électronique, sans qu’elles aient besoin de se connecter avec un compte Google. La firme de Mountain View permettra également aux administrateurs de définir des alertes personnalisées qui les avertiront automatiquement de certains évènements, par exemple la suppression d'un calendrier partagé ou le partage d'un fichier comportant certains termes spécifiques, comme « confidentiel ». Enfin, les administrateurs pourront laisser les salariés réinitialiser eux-mêmes leur mot de passe Apps sans avoir à passer par le service informatique.
Toutes ces fonctionnalités seront disponibles dans les prochaines semaines auprès de toutes les entreprises utilisant Drive for Work. Cette version des Apps, qui coûte 8 euros HT par utilisateur et par mois, comprend un stockage illimité dans Drive, plus d'autres fonctions de gestion avancées comme Vault pour l'e-Discovery portant sur les e-mails, les chats, les documents et les fichiers. Les alertes personnalisées et les fonctions de réinitialisation de mot passe par l'utilisateur seront également accessibles aux entreprises abonnées à Apps for Work. Cette version de la suite coûte 4 euros HT par utilisateur et par mois. Tous les utilisateurs de Drive pourront désactiver l'impression, le téléchargement et la copie de fichiers spécifiques. Tous pourront aussi envoyer des liens par courriel vers des fichiers Apps à des personnes externes sans qu’elles soient connectées à un compte Google. Une fonction, toujours en préparation, permettra aussi un accès temporaire aux fichiers, en limitant le partage dans le temps avec les autres utilisateurs.