Dans la constellation des entités du géant Lagardère, il en existe une dont le métier est de mettre en œuvre des opérations marketing et gérer les événements dans les domaines du sport et du divertissement. Lagardère Sports and Entertainment dispose d'un bataillon de 60 agences, réparties dans 25 pays et employant 1 700 personnes dans le monde. Pour mener à bien leurs missions, les collaborateurs de cette division du géant français des médias et de la communication utilisaient jusqu'en 2013 différentes solutions d'échanges de données hétérogènes, allant de comptes Dropbox publics à des serveurs de fichiers accessibles uniquement en interne, ne correspondant plus aux nouveaux objectifs fixés par le groupe en termes de contrôle interne. 

« Nous avons voulu remettre de la gouvernance IT pour s'assurer de mettre en œuvre une infrastructure globale permettant à tous les utilisateurs de collaborer de manière transverse et de travailler plus facilement », nous a expliqué Gildas Bouteiller, directeur des systèmes d'information de Lagardère Sports and Entertainment. Poursuivant aussi l'objectif d'unifier ses infrastructures de sauvegarde et de partage des données -et  pour mettre un terme à leur gestion décentralisée et indépendante -, cette entité se met alors en quête d'une solution susceptible de répondre à ses multiples problématiques. Non sans s'être au préalable interrogé sur la bonne stratégie à adopter. « Reconstruire des datacenters partout n'était pas viable et la collaboration via des serveurs de fichiers sécurisés par VPN ne permettait pas de partager des informations avec les agences pas encore intégrées sur notre backbone », raconte Gildas Bouteiller. « Notre crainte était d'avoir une dispersion des données de l'entreprise car les utilisateurs ayant des besoins de partager des informations avec des partenaires, des agences et des clubs utilisaient des outils non contrôlés comme We transfer et iCloud ». 

OneDrive et Dropbox étudiés mais WeTransfer écarté

Ecran de gestion des fichiers Box chez Lagardère Sports and Entertainement.

Lagardère Sports and Entertainment tenait là son objectif : déployer une solution de communication, de sauvegarde et de partage de fichiers faisant le compromis entre une approche économique viable et le respect de ses contraintes réglementaires et de sécurité. Trois solutions sont alors benchmarkées : OneDrive de Microsoft ainsi que Dropbox Pro et Box. « Le dernier problème était lié à la croissance continue du volume de stockage nécessaire au niveau de l'infrastructure des contenus multimedias qui sont de plus en plus gros », se rappelle Gildas Bouteiller. « Les collaborateurs perdent l'habitude d'archiver ou de nettoyer les données. » Alors que pour des raisons de sécurité des offres comme WeTransfer ont été d'office écartées, la décision a été prise de se tourner vers Box. « La gestion des accès et l'héritage des droits paraissaient encore légers pour OneDrive qui manquait alors encore de maturité. Dropbox faisait le job mais il y avait un problème d'environnement pro et perso avec la peur d'un conflit d'usage et d'intégration », indique le DSI de Lagardère Sports and Entertainement. « Nous avons apprécié le fait de sortir avec Box des problèmes de capacité avec son offre illimitée qui permettait de s'affranchir des problèmes de gestion du stockage. »

En 2014, des tests sont effectués et Box est alors mis en place au niveau de différentes équipes partagées d'abord en Asie et aux Etats-Unis avec un retour des plus concluants. « Cela a été l'une des rares solutions où nous avons rapidement eu des retours positifs de la part des utilisateurs. L'adoption a été très bonne et nous avons alors déployé les licences Box de façon progressive », fait savoir Gildas Bouteiller. Aujourd'hui, 1 100 collaborateurs utilisent Box pour leurs besoins en collaboration et partage de fichiers, ce qui a d'ailleurs permis à l'entité de Lagardère de s'affranchir de ses serveurs NAS en local.

Intégration de Box dans Office 365 chez Lagardère Sports and Entertainement.

Des données bientôt rapatriées en Allemagne ?

Au quotidien, l'usage de Box apparaît aussi satisfaisant. « On colle à l'organisation métier, sachant que par rapport à avant, l'utilisateur peut demander l'ouverture de droits mais c'est toujours le responsable ou chef de projet qui donne les autorisations. » Recyclage de fichiers, versionning, intégration à Office 365 ou encore remontées d'anciennes versions au besoin sont utilisées, mais pas encore les annotations. En revanche, l'échange de documents en mobilité, notamment pour les commerciaux, se développe grandement sachant qu'à l'avenir il est question que la division ajoute ses propres certificats de sécurité sur les fichiers. « C'est une possibilité offerte et nous pourrons la mettre en place pour répondre à nos objectifs réglementaires », précise Gildas Bouteiller.

A l'heure actuelle, 17 To de données sont stockées dans les serveurs de Box aux Etats-Unis. Mais depuis l'annonce de l'éditeur d'ouvrir deux datacenters en Allemagne et Irlande, il se pourrait bien que Lagardère Sports and Entertainement demande à rapatrier ses données en Europe. « Nous sommes en discussion avec l'Allemagne mais nous n'avons pas encore abordé la question budgétaire », raconte Gildas Bouteiller. « Dans une logique de gouvernance il serait intéressant d'avoir une localisation de nos données à un seul endroit. »