A l’heure de la sécurité globale, Google améliore la gestion des contrôles d’accès dans Drive. Les utilisateurs peuvent désormais définir l'expiration de l'accès lorsqu’ils partagent des fichiers dans Drive. Cette mise à jour augmente les capacités d'expiration d'accès existantes en permettant d'ajouter une expiration lors du partage, plutôt qu'après qu'une personne ait déjà accès au fichier. En outre, l’utilisateur peut ajouter un accès expiré pour les éditeurs, et non plus seulement pour les spectateurs et les commentateurs.
Cette mise à jour s’inscrit dans une vision plus large de Google qui souhaite faire de Workspace un espace de partage plus sûr. Ainsi, chacun peut spécifier plus facilement à quel moment un collaborateur donné doit perdre l'accès à un fichier spécifique. Une fonction qui s’avère particulièrement utile dans les cas où un créateur ou un éditeur de fichiers sait que sa collaboration avec une autre personne est limitée dans le temps. On pense notamment à des personnes en stage ou en alternance au sein de l’entreprise qui sont amenées à rester dans l’entreprise pour une durée déterminée. Cette fonction de sécurité évite par ailleurs d’avoir à nettoyer la liste de contrôle d'accès d'un fichier après la fin de la collaboration.
En quelques clics, il est possible d'ajouter une date d'expiration d'accès aux fichiers. (Crédit : Google)
Qui peut en bénéficier et quand ?
Cette fonctionnalité sera activée par défaut et ne pourra pas être désactivée. Côté rythme de déploiement, Google indique que cela sera fait progressivement (jusqu'à 15 jours pour la visibilité de la fonctionnalité) à partir du 31 octobre 2022. Côté disponibilité, seuls les clients Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Education Standard et Nonprofits auront accès à cet outil. Notons donc que les clients Essentials, Business Starter, Education Fundamentals, Teaching and Learning Upgrade, Frontline, ainsi que les anciens clients de G Suite Basic et Business ne profiteront pas de cette mise à jour. Elle ne sera pas non plus disponible pour les utilisateurs disposant d'un compte Google personnel.
A noter qu’il sera également possible de définir un accès expiré aux fichiers lors du partage de fichiers dans Drive sur Android d'ici la fin novembre.