Face à l'obsolescence de son SI finance, le loueur de véhicules Europcar Mobility Group a décidé de chercher une nouvelle solution unique et homogène pour l'ensemble du groupe et de ses filiales dans le monde. Historiquement doté de plusieurs ERP on premise, il s'est mis en quête d'un outil cloud aux fonctions et à l'interface utilisateurs plus adaptées à ses besoins actuels et en a profité pour remettre à plat ses processus finance à partir d'une page blanche. « Nous avions une dizaine d'ERP différents, uniquement on premise, dont principalement SAP ECC et Oracle », précise Valérie Leffray, responsable product and technology, directrice de programme sur la transformation finance, en charge du projet d'un point de vue IT avec un binôme côté métier. Attachée à ses processus d'achat rigoureux, l'entreprise a finalement préféré SAP qui les a respectés à la lettre et a opté pour SAP S/4Hana dans le cloud (Rise with SAP), qui répondait aussi bien à ses besoins technologiques que métier.

La complexité de l'interfaçage et de la migration data

Europcar Mobility Group voulait « un logiciel reconnu, avec une expérience utilisateur moderne, dans le cloud, configurable facilement et suffisamment agile dans sa mise en oeuvre, complète Valérie Leffray. Avec un core model pour l'ensemble du groupe sur lequel toutes les filiales pourraient se connecter, afin de standardiser, d'harmoniser, de simplifier les processus et de passer dans le cloud. » Après avoir signé avec l'éditeur allemand fin 2021, Europcar Mobility a démarré son projet en janvier 2022 et lancé un premier pilote dans sa filiale portugaise pour ses marques Goldcar et Europcar en juin et juillet 2023. « C'est une filiale de taille intermédiaire, qui n'exploite pas tous les use cases complexes du groupe, mais est suffisamment représentative des processus supportés par SAP S4/Hana, justifie Valérie Leffray. Qui plus est, c'est un pays qui est toujours supporter des nouveaux projets. Enfin, c'est là que se trouve notre centre de services partagés. » En 2024, ce sera au tour de l'Espagne, puis de la France et de l'Italie. 240 employés utilisent d'ores et déjà la soluton. Ils devraient être au moins 500 d'ici à la fin du déploiement.

Valérie Leffray ne cache, en effet, pas la complexité de la démarche, d'un point de vue technique autant qu'organisationnel, complexité qui a allongé le temps de préparation. Un déploiement de cet ordre est rarement un long fleuve tranquille, et le loueur automobile a fait face à deux défis principaux : l'intégration de S4/Hana et la migration de données. « La configuration des modules finances de SAP - FI-CO pour le contrôle financier et FI-CA pour le recouvrement, entre autres - ont demandé beaucoup d'attention, détaille la responsable product et technology. Et nous avons aussi mis du temps à transformer nos data de façon appropriée et à valider certains des "open items". »

Le transfert d'un système à l'autre des bases clients ou fournisseurs ne nécessite qu'un changement de format et l'application de règles de gestion, certes assez strictes, de SAP (format des numéros de téléphone ou adresses, par exemple). En revanche, le passage des "open items", c'est-à-dire d'écritures comptables vers le bilan par exemple, requiert une validation plus complexe et longue. « Cette étape exige des compétences métier fortes, poursuit Valérie Leffray. Sur ce type de projet, il faut vérifier que les résultats d'un processus financier sont les mêmes d'un système à l'autre. Et la disponibilité et les compétences des ressources dans les métiers sont des sujets centraux. »

Se réapproprier la chaîne d'intégration

Du côté IT, Europcar Mobility a choisi de se faire accompagner par SAP Services pour déployer son core model commun à toute l'entreprise, puis par l'ESN Neosight en particulier pour l'interfaçage avec ses applications métier comme Sidetrade, pour le recouvrement, ou Kiriba, pour la trésorerie. « Nous avons une équipe IT centrale, mais nous n'avions pas du tout d'expérience SAP, rappelle la responsable product and technology. Le suivi par SAP Services nous a été très utile pour disposer de points de contact privilégiés avec l'éditeur. »

Valérie Leffray, responsable product and technology, directrice de programme sur la transformation finance, en charge d'un point de vue IT du projet SAP S/4Hana. (photo Europcar Mobility)

« En ce qui concerne l'opérationnel, nous n'avons pas pu répliquer toutes nos pratiques dans S4/Hana, ajoute Valérie Leffray. Nous monitorons des centaines d'interfaces applicatives chaque jour. C'est essentiel pour pouvoir rectifier et recharger l'interface, si besoin. Et comme dans tout projet d'intégration, il y a des rejets et il est essentiel de piloter l'ensemble. » Après des années de bon fonctionnement, tout changement est difficile et les équipes d'Europcar Mobility ont dû se réapproprier la chaîne d'intégration.

Un outil de fidélisation des employés

La préparation du projet a finalement duré 18 mois. Un délai plus long que prévu. Europcar Mobility voulait rester le plus proche possible de la solution standard. « « Nous sommes repartis d'une page blanche avec une redéfinition des processus finances et du plan de comptes. Cela exige aussi de définir des processus cibles opérationnels, standards, simplifiés, précise Valérie Leffray. Il faut prendre le temps nécessaire pour que le core model couvre la plus grande partie des fonctions de base avec sérieux et qualité. » L'objectif étant ensuite de minimiser la personnalisation, la localisation et l'adaptation au métier, néanmoins indispensables, pour déployer le plus vite possible. Tout est ici question de compromis.

Enfin, pas de ROI en tant que tel pour ce type de projet. « Les licences SAP coûtent extrêmement cher, et tout ajout est payant, mais nous avons désormais une solution et un processus financier homogènes dans le groupe, notre Shared service center dispose de data cohérentes, nos utilisateurs font beaucoup plus de choses », résume Valérie Leffray. Et cerise sur le gâteau, cette solution récente et moderne motive les équipes de la finance et joue un rôle dans la rétention des équipes, et même dans le recrutement, au sein des services DAF et IT.