Elior Services comprend plusieurs activités : hôtellerie de santé dans les cliniques & hôpitaux et établissements spécialisés, propreté et hygiène pour le nettoyage des bureaux et locaux, et facility management pour des prestations d'accueil, d'entretien d'espaces verts et de gestion de courrier. Le groupe comprend 250 000 collaborateurs et 2 500 clients. Les questions de RH ne sont donc pas anodines. Au coeur de ces processus, il y a le centre de services partagés (CSP) qui fait le lien entre les directions opérationnelles et les salariés sur le terrain.

Le CSP souhaitait intégrer plus de digitalisation dans ses processus. Lionel Granger, responsable du centre de services partagés, explique, « avec mon équipe d'une cinquantaine de personnes, nous produisons environ 22 000 bulletins de paie chaque mois. Clairement la digitalisation est pour nous une composante essentielle ». Dans ce cadre, une première initiative a eu lieu avec « la dématérialisation des bulletins de paie et la création d'un coffre-fort électronique ». Le CSP voulait donc accélérer la digitalisation au sein des activités RH du groupe.

Imprimantes mobiles pour le recrutement et au-delà

Avec l'aide de Newext RH, spécialisé dans l'accompagnement des développements technologiques RH, le CSP a innové avec la mise à disposition d'imprimante mobile pour les conducteurs de travaux. Ces derniers (environ 200) « gèrent les équipes en poste chez nos 2500 clients sur le territoire français. Ils ont en charge une région spécifique et sont amenés à naviguer très régulièrement entre les différents sites pour effectuer des tâches purement administratives », relate le responsable. Il ajoute, « dans le cas, très fréquent, de l'embauche d'un nouveau collaborateur, les procédures doivent aller très vite. Nous avons un outil de paie, de gestion des temps ainsi qu'un outil de ticketing pour recevoir et traiter les demandes des conducteurs de travaux, mais la gestion des dossiers salariés est toujours assez complexe ». Pour remédier à cette complexité, « les conducteurs de travaux sont équipés de smartphones professionnels et d'imprimantes portables. Ils peuvent ainsi scanner les documents du futur collaborateur (carte d'identité, RIB,...) et les stocker directement dans son dossier numérique. Notre application génère automatiquement le contrat de travail. Les conducteurs de travaux peuvent ensuite imprimer directement sur le terrain et nous les renvoyer signés par scan en quelques clics ».

Les bénéfices d'une telle solution sont multiples. « C'est un gain de temps énorme et l'assurance d'un respect optimal des conformités réglementaires », reconnaît Lionel Granger. Par ailleurs, le projet a permis « d'améliorer la relation client. En effet, les conducteurs de travaux sont au contact permanent de leurs clients et doivent leurs fournir différents types de documents : contrats, plaquettes, plannings,...Avant ils devaient rentrer au bureau, transférer les documents, le client devait ensuite les imprimer. Maintenant avec l'imprimante mobile, tout cela peut-être édité et remis en direct ». Le responsable du CSP regarde maintenant l'avenir avec « un projet de digitalisation des documents RH.»