Pas de clôture des comptes 2022-2023. Pas même le moindre reporting financier. Rien ne sort aujourd'hui de la solution Oracle Fusion déployée par Birmingham. Le cabinet Grant Northon mandaté pour auditer la ville est formel : le projet entamé en 2019 est un échec. Les auditeurs ont rendu leur rapport le 2 octobre, avec une série de recommandations à destination de la municipalité. Cette fois, elle est dos au mur et doit faire en sorte que son système fonctionne d'ici au 30 novembre, afin de clôturer ses comptes, payer ses fournisseurs et gérer les finances de ses écoles.

Cet échec a en effet contribué à hauteur de 100M£ (115 M€) à la dette totale de la ville, qui se monte à 760 M£ (885 M€). Celle-là même qui a conduit la ville à se placer sous procédure de sauvegarde. En cause, davantage que l'ERP proprement dit, une gestion particulièrement déconcertante du projet par le service IT interne et ses prestataires. D'après le site britannique The Register, la municipalité avait choisi l'intégrateur indien Evosys, aujourd'hui fusionné avec Mastek, puis s'est tournée vers EY.

Par ailleurs, l'équipe projet a à la fois négligé le gonflement permanent de l'enveloppe budgétaire du projet et décidé tardivement de personnaliser une solution vouée initialement à être déployée en l'état - ajoutant encore à l'augmentation des coûts. Pour un résultat... inexistant, quatre ans après le démarrage. Depuis début 2023, PwC et KPMG ont été désignés pour tenter de rectifier le tir.

Reprendre complètement l'implémentation

La flambée des coûts du projet aurait dû alerter la municipalité. D'autant que le rapport d'audit indique que la transition vers Oracle Fusion avait été classée « rouge » avant même sa mise en production, avec une liste significative de points à corriger. « Le système ne répond pas pleinement aux besoins de reporting financier du conseil municipal, ce qui inclut la finance, les ressources et les écoles », indique le rapport. Selon le document, seuls quelques éléments du système financier, coeur du projet, ont été intégrés progressivement entre 2022 et 2023 - en avril 2022, rien n'était encore en fonctionnement. Durant les étapes de transition depuis l'existant SAP par exemple, toute la data financière a été maintenue dans un fichier intermédiaire de journalisation. Grant Northon précise ne pas avoir pu vérifier que ces données avaient été transférées de manière appropriée. Et ce, même si le Conseil municipal, lui, a affirmé avoir mis en place tous les contrôles nécessaires.

Les équipes IT de Birmingham ont entrepris « un processus de réingénierie avec une phase de mise en sécurité et en conformité », qui conduira à une nouvelle implémentation complète d'Oracle Fusion. Les auditeurs identifient différents points d'attention pour que ce projet aboutisse enfin, comme le passage d'une gouvernance de crise à une gouvernance du quotidien. Ils restent pourtant insuffisamment rassurés par les dispositifs et la démarche mis en place. « Nous cherchons également à savoir si les propositions émergentes pour la nouvelle implémentation d'Oracle ont correctement pris en compte toutes les options, s'inquiètent-ils dans leur rapport, et si elles traduisent une compréhension suffisante des coûts et autres implications. »

Vers un retour à la version de base de l'ERP

Cités par The Register, le président du conseil municipal John Cotton et son adjointe Sharon Thompson ont déclaré : « la direction politique et administrative du conseil accepte les recommandations de l'auditeur externe, qui exposent de manière exhaustive les défis auxquels le conseil est confronté. Elles soulignent également la nécessité pour nous d'examiner comment travailler plus efficacement et en collaboration pour construire un meilleur Birmingham. » Selon le site britannique, la municipalité envisage de revenir à sa stratégie initiale de déploiement de la version de base du progiciel. Une option qui serait d'ores et déjà critiquée en interne, toujours d'après The Register.