On présente souvent Box et Dropbox comme des ennemis jurés, mais historiquement, les deux géants du stockage dans le cloud ont servi des clients très différents, Box se concentrant plus sur l'entreprise et Dropbox sur les consommateurs. Ces dernières années cependant, Dropbox a poussé son produit commercial, en particulier depuis 2015, année où le fournisseur a annoncé une version entreprise pour concurrencer le service déjà bien établi de gestion de contenu dans le cloud de Box. Depuis que les deux fournisseurs ciblent le lucratif marché des entreprises, la question se pose de savoir quelle est la meilleure option de stockage dans le cloud pour l’entreprise.
Caractéristiques
Dès l’entrée de Dropbox dans l'espace de l'entreprise, le fournisseur s’est retrouvé en concurrence directe avec Box. Les deux rivaux proposent en standard du stockage de fichiers illimité, un accès sécurisé aux fichiers sur tous les périphériques et des outils de collaboration. La version Dropbox pour l’entreprise comprend des outils de gestion de domaine, des contrôles d'administration plus poussés pour les services IT, une vision granulaire de la collaboration pour les managers, des options d'intégrations personnalisées et un support au déploiement, plus la possibilité de s’appuyer sur une équipe de « Customer Success Managers ».
Box a également fait en sorte d’améliorer son produit d'entreprise. Lors de la conférence BoxWorks 2018, le fournisseur avait dévoilé les versions bêta publiques de l'intégration de Box for G Suite et de Feed. Cette nouvelle fonctionnalité qui donne accès à des mises à jour personnalisées en temps réel, des commentaires et des recommandations sur les fichiers et les dossiers sur lesquels travaille un utilisateur, en fonction de ses contacts dans l’entreprise et des contenus partagés. Le fournisseur a également lancé une série d'outils d'automatisation du workflow, réunis désormais sous la dénomination Relay. En mai 2019, le fournisseur a annoncé que cet ensemble de fonctionnalités avait été « reconstruit à partir de zéro » afin d’améliorer la visibilité des processus automatisés, des notifications push mobiles. Il a aussi ajouté un ensemble de déclencheurs pour les situations IFTTT (If This Then That) et le chargement d’un nouveau contenu. « La nouvelle mouture de Box Relay apporte une capacité d’automatisation puissante pour améliorer des processus d'affaires critiques, aussi bien pour créer des propositions de vente et des actifs marketing, que pour piloter l'approbation des budgets et le renouvellement des contrats, et plus encore. Les entreprises disposent désormais d'une plate-forme unique de gestion de contenu, de workflow et de collaboration sécurisée, adaptée à leur mode de travail actuel », avait déclaré alors Jeetu Patel, chief product officer chez Box, dans un communiqué de presse.
L'IA en renfort chez Box
Box propose également des capacités d'apprentissage machine dénommées Skills. Celles-ci permettent aux utilisateurs de structurer automatiquement leur contenu grâce à des fonctions intelligentes d'étiquetage, de classification, de transcription et autres. Les trois premières compétences concernaient l'audio, la vidéo et la reconnaissance d’image. Ensemble, elles facilitent la catégorisation et la recherche de contenu multimédia dans Box. Les développeurs peuvent également utiliser le kit Box Skills pour développer leurs propres compétences personnalisées, combiner par exemple les services Speech to Text et Natural Language Understanding d'IBM Watson pour traiter les enregistrements du service client et les problèmes de priorité. Le fournisseur propose également un outil de workflow appelé Shuttle, qui sert à résoudre le très fastidieux problème de déplacement de volumes de fichiers d'entreprise depuis un système existant complexe vers le cloud. Box propose aussi un autre outil appelé Relay, qui permet aux utilisateurs de créer des workflows personnalisés pour des tâches routinières comme le traitement des factures ou l'intégration des nouveaux employés.
Gérer les documents cloud en local
Les géants Google et Microsoft proposent des produits de hub de contenu similaires, mais qui présentent certains inconvénients. L'avantage de produits comme Google Drive et Microsoft OneNote, c’est que les employés travaillent déjà avec ces systèmes et ces applications, ce qui leur permet de continuer à travailler dans le même environnement. Par contre, l'inconvénient, c’est que ces applications peuvent manquer de réactivité quand il s'agit de stocker et de collaborer sur des fichiers non natifs, ce qui signifie que les fichiers vidéo ou les documents texte, qui ne sont pas des documents Google ou Microsoft, peuvent être difficiles à utiliser. Dropbox a essayé de résoudre ces problèmes en livrant Smart Sync (anciennement Project Infinite) et Paper. Dropbox affirme que Smart Sync permet d'accéder à tous les fichiers, qu'ils soient stockés localement ou dans le cloud de Dropbox, à partir de Windows File Explorer (rétrocompatible Windows 7) ou le Finder de Mac OS X, sans les ralentissements d’un disque de réseau.
En pratique, cela signifie que les fichiers enregistrés localement s'afficheront avec la coche verte familière et que les fichiers stockés dans la boîte de dépôt apparaîtront à côté, mais avec un symbole de nuage gris. L’ordinateur téléchargera ces fichiers uniquement quand l’utilisateur aura besoin d'y accéder, occupant ainsi moins d'espace sur son disque dur. Quant à Paper, c’est essentiellement la réponse de Dropbox à Google Docs. Cette application autonome permet aux équipes de créer et de collaborer sur des documents en temps réel, soit dans le navigateur, soit dans les applications mobiles.
Intégrations poussées
Les deux fournisseurs se définissent comme des « hubs de contenu » pour leurs clients, ce qui signifie qu'une profonde intégration avec d'autres logiciels de bureautique est impérative. Dropbox l'a formalisé en novembre 2018 avec le lancement de Dropbox Extensions. Cet ensemble d'intégrations avec des fournisseurs comme Adobe, DocuSign et Vimeo, permet aux utilisateurs de lancer de manière transparente des actions comme l'édition d'un fichier ou l'envoi d'une eSignature, directement depuis Dropbox. Dans son billet de blog sur le sujet, Quentin Clark, vice-président senior Ingénierie, Produit et Design chez Dropbox, donne pour exemple la signature d'un contrat. « Vous devez envoyer le contrat à quelqu'un, le télécharger, le signer virtuellement, probablement l'enregistrer quelque part, puis le renvoyer, avant de finalement enregistrer la version signée dans Dropbox », a-t-il écrit.
Quelques mois plus tôt, le responsable produit de Box, Jeetu Patel, avait écrit quelque chose de très similaire, montrant encore une fois la course à l'alignement que mènent entre eux les deux fournisseurs. Ce dernier avait déclaré à nos confrères de Computerworld UK que Box cherchait à combiner des intégrations de fournisseurs avec une couche d'automatisation pour permettre des basculements transparents. Par exemple, « cet article que vous écrivez, vous pouvez le partager avec quelques collègues et l'envoyer à votre rédacteur en chef, mais tout cela est fait manuellement par email. Nous voulions simplifier et alléger ce type de workload », avait-il déclaré. Dropbox s’intègre à Microsoft Office depuis novembre 2014 et Box lui a emboîté le pas, en s'associant avec Microsoft en juin 2015. En tant que membres du programme de partenariat de stockage dans le cloud de Microsoft, Box et Dropbox ont annoncé une nouvelle série d'intégrations en janvier 2016.