Dropbox étend son offre de partage de contenus dans le cloud et au-delà du cloud pour répondre aux besoins de collaboration et d’organisation des équipes professionnelles. Avec Dropbox Spaces, tout juste annoncé, l'éditeur californien propose une expérience desktop pour créer des espaces de travail réunissant dans un même dossier partagé les contenus stockés dans le cloud, les fichiers stockés localement, les documents Paper et les raccourcis web. Face à son grand concurrent Box (cf une comparaison des deux offres) et aux solutions de collaboration poussées par Slack, Google ou Microsoft, l’éditeur californien entend lui aussi conforter sa présence dans les grandes entreprises en aidant les équipes à s’organiser et à coordonner leurs contenus, notamment dans les secteurs du BTP, des médias et dans le manufacturing où il a une carte à jouer. Spaces permet d'ailleurs de continuer à utiliser ses outils habituels, Slack pour la messagerie instantanée ou Zoom pour la vidéoconférence. En juin dernier, Dropbox avait déjà fait évoluer son application en direction des utilisateurs professionnels.
Spaces organise l’espace de travail en mettant en avant les fichiers les plus fréquemment utilisés - ou taggés comme importants - pour permettre d’y accéder rapidement. Ces suggestions de contenus sont personnalisées en fonction de l’activité de l’utilisateur. Pour retrouver facilement des images, il est maintenant possible de faire une recherche sur les éléments et objets apparaissant sur les fichiers jpg, png et gif plutôt que de passer par le nom du fichier. Cette fonction est disponible pour les utilisateurs de Dropbox Professional sur desktop et sur le web. Elle arrivera plus tard pour les utilisateurs de la version Business. Une fonction de prévisualisation des fichiers, incluant les fichiers Autocad, permet de les afficher de façon fidèle, même quand l’utilisateur ne dispose pas de l’application.
Intégration avec l'agenda pour préparer les réunions
L’intégration de l’agenda servira à préparer les réunions, Spaces suggérant des contenus appropriés et des modèles de prise de notes. De façon générale, Dropbox cherche à mettre ainsi en avant les activités les plus pertinentes pour l’équipe. Un système de notification permettra d’être averti lorsque des mises à jour sont faites dans les descriptions et les listes de tâches de l’espace collaboratif afin de rester en phase avec les autres utilisateurs. Autre ajout, la capacité à créer des commentaires et à y répondre en parallèle des fichiers sur le desktop. Cette fonctionnalité permet de recueillir plus facilement des feedbacks sur les contenus.
Spaces notifie les utilisateurs lorsqu'une mise à jour a été faite sur l'espace partagé (à gauche) et permet d'associer des commentaires aux fichiers (à droite). Crédit : Dropbox
La capacité à créer des documents Paper (au sein desquels plusieurs personnes peuvent collaborer) est intégrée dans le système de fichiers Dropbox. Pour les nouveaux utilisateurs de Paper, Spaces est accessible dès maintenant, il le sera plus tard pour les utilisateurs existants. Parmi les fonctionnalités à venir figure par ailleurs la possibilité de réunir dans un même classeur un ensemble de fichiers, images, pdf pour partager avec l’équipe les versions publiées. A venir également, la recherche de phrases clés dans les textes des fichiers pour, là aussi, retrouver des documents lorsque l’on ne sait plus où ils se trouvent.
Une fonction Transfer pour l'envoi de fichiers volumineux
Dropbox annonce aussi le prochain ajout des contenus Dropbox aux cartes Trello avec prévisualisation de fichiers pour une connexion plus étroite. Dans le cours du mois prochain, l’éditeur ajoutera d’autres fonctionnalités dont Transfer pour envoyer de façon sécurisée des fichiers de grande taille avec accusé de réception et mot de passe limité dans le temps. Dropbox a également intégré l’application avec HelloSign pour les besoins de signature électronique. Enfin, des fonctionnalités d’administration permettent un suivi centralisé des équipes, les paramètres et contrôles pouvant être configurés au niveau de chaque instance.