Basé dans le Gers à L'Isle-Jourdain, le groupe Crusta C commercialise des crevettes cuites et réfrigérées et d'autres produits de la mer, principalement destinés au secteur de la grande distribution. Pour harmoniser et industrialiser ses processus d'élaboration budgétaire, l'entreprise a choisi de rebâtir son système de business intelligence autour de deux solutions d'IBM, Cognos Analytics et Planning Analytics, accompagnée par l'intégrateur et ESN Belharra numérique. Ces outils, permettront aux différents métiers et aux responsables des quatre sites de production du groupe de disposer de données et de rapports fiables, qui facilitent le pilotage.
Quand Lucia Tournier a rejoint Crusta C en 2020, en tant que responsable administrative et financière, trois outils de BI différents coexistaient, rattachés aux applications métiers du groupe. « La BI était assez cloisonnée et demandait beaucoup de retraitements, de sorties Excel. C'était très contraignant, d'autant que les flux industriels et le processus budgétaire qui les accompagne sont assez complexes, avec quatre sites à consolider », se souvient-elle. Pour gagner en efficacité, mais aussi pour accompagner la mise en place d'une fonction de contrôle de gestion, confiée à Lucia Tournier, l'entreprise se met alors en quête d'une solution de reporting et d'élaboration budgétaire capable de prendre en charge la collecte et le traitement des données.
Le choix d'outils entièrement configurables
L'outil devait notamment aller chercher des données dans les différentes applications métiers du groupe, dont l'ERP Oracle, Sage Comptabilité et Sage Paie, afin d'accélérer la production des rapports. « Il nous fallait un outil pouvant requêter n'importe quelle base, Oracle, PostgreSQL, Excel, SQL Server... Comme nous étions en pleine refonte de notre SI, il fallait quelque chose d'adaptable, afin de ne pas avoir à tout casser pour tout refaire », souligne Lucia Tournier. La solution devait non seulement être flexible, mais aussi puissante, car le processus d'élaboration budgétaire nécessitait de grandes quantités de données et des flux transversaux. « Nous avions d'abord un besoin de simulation, puis un besoin de reporting pur », indique la responsable administrative et financière.
Après analyse du marché, Crusta C a décidé de comparer les offres d'IBM et Microsoft Power BI, choisissant finalement IBM Cognos Analytics et Planning Analytics début 2021. « Je connaissais ces dernières d'une précédente expérience. J'ai été recrutée pour ce bagage et la direction m'a fait confiance pour le choix », explique Lucia Tournier, qui souligne que Cognos Analytics et Planning Analytics ne sont pas destinés uniquement à de grandes entreprises. « Dans les faits, on peut dimensionner ces solutions comme on le souhaite », affirme la responsable, pour qui le fait de pouvoir entièrement configurer ces outils et y mettre ce que l'on veut est ce qui fait leur puissance.
Consultants spécialisés et co-construction
Une fois le choix effectué, l'entreprise a lancé un projet articulé autour de plusieurs volets : d'abord, la construction d'un datawarehouse pour centraliser l'ensemble des données, puis la mise en place de différents flux métiers autour de celui-ci. Le datawarehouse tient une place conséquente dans le projet, car il couvre toutes les applications métiers : la comptabilité, la gestion des temps, la supply chain, etc. « Le but est de ne plus aller piocher les données dans Oracle et d'avoir davantage d'autonomie sur leur distribution, en construisant de grands indicateurs, fiables, validés et multidimensionnels, au lieu d'états reconstruits à chaque fois », souligne Lucia Tournier.
Pour le déploiement, Crusta C a fait appel à la société de services Belharra numérique, un intégrateur basé dans le Sud-Ouest et possédant une expertise sur les solutions décisionnelles d'IBM. Le projet a été mené dans une approche de co-construction. « Trois jours par mois, Lucia Tournier venait dans nos locaux pour travailler sur différents sujets avec des consultants spécialisés », explique Georges Rouy, responsable du développement commercial chez Belharra numérique. L'ESN a notamment mis à disposition de celle-ci un consultant technique sur le datawarehouse, un consultant métier pour développer le cube et l'architecture et plus récemment un consultant spécialisé sur le reporting et Cognos Analytics afin de bâtir les tableaux de bord. Ces ateliers ont permis de définir les besoins. Ensuite, dès qu'un processus était en place, il était testé, validé puis basculé en production. « Cela a permis de présenter assez vite des résultats concrets », pointe Lucia Tournier. « Le fait d'être réunis à trois ou quatre en même temps permet l'échange, nous pouvions immédiatement changer quelque chose si besoin, plutôt que de tout revoir. C'était quasi-instantané. » L'un des consultants avait par ailleurs une expérience en contrôle de gestion, un appui apprécié par la responsable administrative et financière, qui lui a permis de ne pas être seule sur la modélisation de son domaine. Ce fonctionnement s'est révélé gratifiant également pour les consultants, selon Georges Rouy, car ceux-ci pouvaient ainsi savoir immédiatement ce que pensait leur client.
Toujours revenir aux besoins des utilisateurs
La construction de l'entrepôt de données et les premiers développements métiers associés ont pris environ dix mois, recette incluse. « Nous avons avancé module par module, en commençant par la finance, car nous étions en train de refondre le reporting financier », relate Lucia Tournier. « Pendant que je développais les nouveaux flux de données, je pouvais visualiser en temps réel le rendu sur le reporting. Cela a permis de valider autant les flux que l'usage de Planning Analytics », poursuit-elle. Aujourd'hui, la plate-forme est déployée en production et le reporting opérationnel et comptable est en place, avec des données validées et qualifiées. « Nous savons d'où vient la donnée, nous avons une vision claire de tous les inputs », souligne la responsable administrative et financière. Selon celle-ci, le projet était attendu, notamment par les responsables des différents sites de production de Crusta C, demandeurs de chiffres cohérents pour piloter leurs activités. Grâce au reporting interactif, ceux-ci vont désormais pouvoir explorer les données à leur guise, de façon autonome.
Après ces premières étapes, Crusta C s'est attaqué à la modélisation des coûts de production. En 2023, l'entreprise a prévu ensuite de travailler sur la gestion commerciale, également en refonte, et de se pencher sur son processus budgétaire. « Nous avons toute l'architecture en place pour mettre une couche budgétaire sur toutes les parties. Avec l'équipe projet, nous avons une vision de la plate-forme à deux à trois ans, je peux dire précisément si et quand nous pourrons faire telle nouvelle fonctionnalité », souligne Lucia Tournier. Progressivement, l'entreprise migre également les anciens rapports sur Planning Analytics. « Nous devons les répertorier, voir quelles données doivent sortir. Cela n'a pas de sens par exemple de sortir une liste sur Planning Analytics », indique Lucia Tournier, ajoutant que le projet fournit également l'occasion de rationaliser tout le reporting.
De ce projet, la responsable a tiré plusieurs enseignements. « Partir sur un projet IBM demande du temps, de l'anticipation et une vision claire et globale, pas uniquement à court terme, car l'outil est puissant. Cela demande beaucoup d'investissement. Il faut avoir une méthode et s'assurer que celle-ci débouche sur ce dont on a besoin », observe Lucia Tournier, pour qui l'une des clefs du succès a été l'expertise des consultants fonctionnels et le choix d'un intégrateur capable de l'accompagner dans ce mode de travail agile. En termes de déploiement, celle-ci a constaté que si la comptabilité a été mise en oeuvre rapidement, le contrôle de gestion a pris davantage de temps, car elle était mobilisée sur les autres sujets. Enfin, la responsable rappelle que c'est le besoin de l'utilisateur qui doit guider le choix de la solution. « Examiner le 'pour quoi faire ?' donne énormément d'indications. Si un besoin ne concerne qu'un site, il faut voir par exemple si c'est quelque chose de généralisable aux quatre », illustre-t-elle.