Collaboration et sécurité au menu de la plateforme Asana

La suite de fonctionnalités Enterprise Work Graph annoncée par la plateforme de gestion des tâches pour les équipes doit donner plus de clarté et de flexibilité aux flux de travail des entreprises, en termes d’alignement des équipes sur les objectifs, de coordination des flux de travail entre les équipes et les fuseaux horaires, et de visibilité sur l'état d'avancement du travail en temps réel. En plus d’un autre modèle de données Work Graph, Asana a ajouté à sa plateforme de la sécurité et des contrôles de niveau entreprise. Alex Hood, chef de produit chez Asana, a expliqué que les sociétés, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité, perdaient un nombre incalculable d'heures en travail non productif. « Elles perdent du temps à chercher des informations, à passer d'une application à une autre ou à organiser des réunions d'étape », a déclaré M. Hood. Ce dernier, qui qualifie cette tâche non productive de « travail sur le travail », a fait remarquer que plus les entreprises se développaient, plus ce travail inutile augmentait, au point que, selon lui, les entreprises de 5 000 employés ou plus perdaient chaque semaine 63 % en temps de travail.

D’après les recherches menées par l’éditeur, les salariés passent d'un outil à l'autre en moyenne 10 fois par jour, et ce chiffre passe à une moyenne de 40 outils, environ 30 fois par jour, pour les cadres de direction. « Avec la pandémie, les DSI ont constaté qu'ils devaient investir dans la collaboration et la sécurité, deux domaines de dépenses jugés prioritaires par les très grandes entreprises pour leur pile technologique. « Il était important pour nous de créer une offre d'entreprise adaptable pour nos grosses entreprises clientes », a encore déclaré M. Hood. Selon Wayne Kurtzman, analyste chez IDC, même si les dernières capacités offertes par Asana sont axées sur l’entreprise, les PME pourraient aussi tirer profit de ce genre de fonctionnalités. « Le défi d'Asana est de prouver à ceux qui ne croient pas que le travail puisse être considéré comme un workflow, que la société apporte quand même des avantages significatifs en termes de gain de temps et de productivité », a déclaré M. Kurtzman.

Alignement sur les entreprises

L’éditeur fait également évoluer son offre Goals, avec l’ajout d’une API Goals qui connecte les objectifs avec les données provenant d'outils critiques pour surveiller l'impact et permettre aux dirigeants de prendre des décisions en connaissance de cause. Avec l'API Goals, les entreprises qui veulent disposer d’une vue globale sur leurs objectifs en un seul endroit, bénéficier de mises à jour automatiques sur la progression et être en mesure d’apporter des modifications aux objectifs dans les outils de leur choix peuvent désormais le faire de manière programmatique en créant des intégrations personnalisées. « Dans Asana, les utilisateurs peuvent définir des objectifs à l'échelle de l'entreprise et s'assurer que tout le travail est lié à ces objectifs afin de voir comment ils progressent au fil du temps », a encore déclaré le chef de produit d’Asana. Par exemple, en liant un objectif Asana à un rapport d'outil CRM, l'objectif sera automatiquement mis à jour dans Asana, ce qui permettra de tenir informées toutes les parties prenantes de l’entreprise.

Visualisation des objectifs dans Asana. La plateforme proposera bientôt des mises à jour automatiques de l'avancement des objectifs qui fourniront un aperçu en temps réel de la réalisation des objectifs de l'entreprise, sans aucune intervention manuelle. (Crédit : Asana)

Coordination inter-équipes et visibilité améliorée

Le dernier Workflow Builder donne à tout un chacun de créer des workflows à l’aide d’outils de type pointer-cliquer qui construisent et automatisent toutes les étapes, sans avoir à coder quoi que ce soit. Selon M. Hood, il arrive que la coordination entre les équipes soit chaotique, le travail étant souvent conservé dans des silos et des feuilles de calcul propres à chaque équipe. « L'incapacité à collaborer efficacement est l'un des plus grands défis mis en évidence par l'enquête « Anatomy of Work » (Anatomie du travail) d'Asana », a-t-il déclaré. « Avec les Workflow Builders, les utilisateurs disposent d’un outil entièrement graphique pour configurer les modalités de collaboration entre les équipes et définir les possibilités d’interventions de chacune », a-t-il déclaré. « Cela revient presque à proposer une radiographie des processus et des projets et d’Asana, avec la possibilité de les configurer sans avoir les compétences d’un expert », a-t-il ajouté. Avec les futures outils Workflow Buikder et la Library, les équipes pourront créer leurs propres workflows ou d'exploiter les meilleures tâches préétablies de leur catégorie pour alimenter les projets et améliorer l'efficacité. En aidant les équipes à étendre les processus à toute l’entreprise, Asana s’affranchit d'outils coûteux et de validations IT complexes.

La mise à jour de l'outil Universal Reporting apportera aux entreprises la visibilité nécessaire pour suivre les objectifs métiers, faire des ajustements et guider les équipes vers le succès, et cela sans avoir besoin de multiplier les réunions. Avec cet update, les équipes peuvent suivre les dépenses budgétaires entre les projets sur plusieurs jours, plusieurs mois et plusieurs années et analyser le temps que les équipes perdent parce que les processus sont inefficaces, ce qui contribue à libérer des informations vitales et aide les équipes à améliorer continuellement leur efficacité. « Le reporting universel, Universal Reporting, donne aux entreprises les capacités d'établir des rapports sur différents types d'équipes, habituées ou non à travailler naturellement ensemble », a encore expliqué M. Hood. « Nous avons débloqué les données historiques pour qu'elles soient également intégrées dans ce reporting, de sorte que l’on peut désormais générer des rapports de séries temporelles, et les rapports d'état sont plus holistiques parce qu'ils prennent en compte les informations des périodes précédentes ».

Rapports de séries chronologiques avec un graphique à lignes empilées dans Asana. (Crédit : Asana)

 Hood précise également que toutes les informations des rapports d'état sont regroupées dans Goals, pour que les grandes entreprises puissent voir plus facilement comment progressent les projets.

Une sécurité évolutive

Asana s'est engagée à assurer une disponibilité de 99,9 % de sa plateforme avec ces dernières fonctionnalités conçues pour supporter les entreprises de 100 000 utilisateurs et plus. Les équipes IT peuvent ainsi se concentrer sur les résultats commerciaux à mesure qu’ils évoluent et de garantir que la plate-forme maintiendra leurs données sécurisées et disponibles. Par ailleurs, le service IT peut s’appuyer sur la fonctionnalité Admin Announcements pour maintenir toute l’entreprise à jour directement dans Asana afin de transmettre les bonnes informations aux bonnes équipes au bon moment. Les administrateurs d'entreprise peuvent avoir un aperçu de ce qui se passe dans Asana grâce à l'API Audit Log et aux notifications sur les activités inhabituelles.

Selon M. Hood, « quand il existe une source unique de vérité », celle-ci doit être mise à l'abri. Avec le lancement de SCIM, un outil qui automatise la configuration des groupes et pousse les mises à jour des profils, Asana évite aux administrateurs IT beaucoup de tâches fastidieuses. « Nous avons également lancé Enterprise Key Management, pour les entreprises qui souhaitent disposer de leurs propres clés de chiffrement, et de les conserver dans leur propre service IT et non chez Asana », a déclaré M. Hood.

Selon l’analyste d’IDC Wayne Kurtzman, Asana s'attaque à des thèmes clés qui intéressent les entreprises, notamment la possibilité de travailler en toute sécurité depuis n'importe où. « Le point fort d'Asana réside dans sa capacité à activer d'autres logiciels d'entreprise par le biais d'intégrations, et à fournir des informations aux utilisateurs par le biais de sa base de données graphique Asana Work Graph », a déclaré l’analyste. « Le recentrage progressif d'Asana sur le Work Graph a trouvé un écho favorable auprès de nombreux utilisateurs, comme en témoignent les communautés Asana ».